Urlaubsrückstellung – Definition, Berechnung und mehr

Urlaubsrückstellung: Was ist das?

Während sich viele Arbeitnehmer über Ihren Urlaub freuen, kommen andere gar nicht dazu, all die Urlaubstage zu nehmen. Für den letzten Fall kann die Rückstellung für den Urlaub zum Einsatz kommen. Eigentlich müssen die Mitarbeiter ihren Resturlaub bis zum Ende des aktuellen Geschäftsjahres nehmen. Unter gewissen Umständen können Sie Urlaubstage mit ins Folgejahr nehmen. Dann müssen sie die Urlaubstage, die aus dem letzten Jahr übrig geblieben sind, bis zum 31. März des aktuellen Jahres in Anspruch nehmen. Ansonsten verfallen sie. 

Der Urlaub, den der Arbeitnehmer nicht im aktuellen Jahr nimmt, bringt den Arbeitgeber in den sogenannten Erfüllungsrückstand. Dann ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Urlaubsrückstellungen zu bilden. Gesetzlich normiert ist dies in § 7 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz).

§ 7 Abs. 3 BUrlG besagt:

“Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.[…]”

Danach ist es bei dringenden Gründen möglich, den Urlaub in das neue Jahr zu übertragen. Allerdings werden diese Gründe in Unternehmen recht locker gehandhabt. Restliche Urlaubstage aus dem alten Kalenderjahr dürfen Arbeitnehmer regelmäßig anstandslos in das nächste Jahr mitnehmen. Jedoch sollten sie diese dann bis zum 31. März des neuen Jahres nehmen.

Die Bedeutung der Urlaubsrückstellung

Eine Rückstellung ist allgemein dafür da, dass Unternehmen diese in der Bilanz berücksichtigen, um bestimmte Zahlungen im nächsten Geschäftsjahr zu berücksichtigen. Geregelt sind diese in § 249 HGB. Dieser Paragraph weist die Urlaubsrückstellung als eine Pflicht des Unternehmens aus, die es für offene Urlaubstage bilden muss.

Dafür sind Rückstellungen gut:

• Sie erfassen erwartete Verbindlichkeiten.
• Sie berücksichtigen Rückstellungen, die im abgelaufenen Geschäftsjahr entstanden sind.
• Sie umfassen sogar Verbindlichkeiten, die in Höhe und Fälligkeit noch ungewiss sind.

Das heißt, dass der Arbeitgeber eine Urlaubsrückstellung buchen kann und damit nicht in Anspruch genommene Urlaubstage vermerkt werden und erst einmal nicht verfallen. Grundsätzlich sollte und kann der Urlaub dann bis zum 31. März im Folgejahr genommen werden. 

In folgenden Ausnahmefällen wird der Urlaub auch ausgezahlt:

• bei einer Kündigung des Arbeitnehmers
• bei einer Insolvenz des Arbeitgebers

In diesen Fällen handelt es sich jedoch weniger um eine Rückstellung, als mehr um eine Urlaubsabgeltung in Form von Geld.

Wie berechnet man Urlaubsrückstellungen?

Die Urlaubsrückstellung können Arbeitgeber berechnen. Eine Formel kann dabei behilflich sein. Entweder benutzen sie die Methode der Individualberechnung oder die Durchschnittsberechnung. Wenn sie sich einmal für eine Methode entschieden haben, können sie diese nicht mehr ändern. Nur in Ausnahmefällen ist ein Wechsel der Berechnungstechnik möglich. Bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung sind der Stundenlohn und das Arbeitszeitmodell zu beachten.

Wenn die Bilanzbuchhaltung Urlaubsrückstellungen ermitteln will, muss sie die Urlaubstage, die nicht genommen wurden, in Arbeitsstunden umrechnen. Diese werden dann mit dem Brutto-Stundenlohn bewertet. Die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung werden hinzugerechnet. Während bei der Individualberechnung die Urlaubsrückstellung für jeden einzelnen Mitarbeiter berechnet wird, werden bei der Durchschnittsberechnung alle Mitarbeiter zusammen genommen und der Durchschnittswert der Stundenlöhne und Arbeitszeitmodelle gebildet.

Urlaubsrückstellung bei Langzeitkranken, Kurzarbeit und Co.

Auch bei Langzeitkranken kann so lange eine Rückstellung der Urlaubstage stattfinden, bis 15 Monate nach dem Kalenderjahr vergangen sind, in dem der Anspruch entstanden ist. Dann verfällt der Jahresurlaubsanspruch. Bei Mitarbeitern in der Elternzeit darf der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch um 1/12 kürzen. Die Urlaubsrückstellung in der Elternzeit gilt ebenfalls und wird nur dementsprechend gekürzt.

Bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung für Minijobber und Kurzarbeit wird diesen bei der Methode der Durchschnittsberechnung Genüge getan. Anhand der Gehaltsstrukturen werden solche Gruppen gebildet. Der Arbeits- und Rechenaufwand wird dadurch geringer.

Wann werden Urlaubsrückstellungen aufgelöst?

Eine Urlaubsrückstellung müssen Arbeitgeber auflösen, wenn sie die Verbindlichkeit nicht mehr absichert bzw. festhält, also wenn der Grund für ihre Bildung nicht mehr besteht. Das kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub nimmt oder er aus gesetzlichen Gründen verfällt.

Wenn die Rückstellung der Urlaubstage größer war, als die notwendige Auszahlung, muss der übersteigende Betrag als sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht werden. Reicht die Auszahlung dagegen nicht aus, muss in der Bilanz ein zusätzlicher betrieblicher Aufwand verbucht werden, um die Rückstellung aufzulösen.

Warum sind Urlaubsrückstellungen schlecht für den Arbeitgeber?

Durch diese Rückstellung in der Bilanz hat das Unternehmen einen genauen Überblick über Urlaubstage und die finanziellen Aufwendungen. Dadurch fällt die Personalplanung leichter und Belastungen können vorausgesagt werden. Arbeitgeber sind jedoch oft nicht begeistert von Urlaubsrückstellungen. Warum? Für das Unternehmen fallen Kosten an, da sich am Jahresende für die Urlaubsrückstellung hohe Beträge ansammeln.

Quellen und weiterführende Links

• § 7 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz)

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