Arbeitszeitkonto: Chancen, Risiken und rechtliche Grundlagen

Was bringt ein Arbeitszeitkonto?

Ein Arbeitszeitkonto dokumentiert die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters im Vergleich zur vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Dabei kann es vorkommen, dass sich über einen gewissen Zeitraum Plusstunden (Überstunden) oder Minusstunden ansammeln, die später durch Freizeit bzw. Mehrarbeit ausgeglichen werden. Mitunter besteht auch die Möglichkeit, dass sich Angestellte geleistete Überstunden beim Arbeitszeitkonto auszahlen lassen können.

Abhängig von der Laufzeit lassen sich beim Arbeitszeitkonto zwei Modelle unterscheiden. Beim Langzeitkonto bzw. Lebensarbeitszeitkonto sammeln Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten ihre geleisteten Stunden an. Muss das Arbeitszeitkonto hingegen innerhalb eines Jahres oder bis zum Jahresende ausgeglichen werden, liegt ein sogenanntes Kurzzeitkonto bzw. Jahresarbeitszeitkonto vor. Dabei besteht grundsätzlich die Möglichkeit, dass Arbeitgeber die Laufzeit auch auf einen kürzeren Zeitraum (3 oder 6 Monate) begrenzen.

Darüber hinaus lassen sich beim Kurzzeitkonto weitere Arten unterscheiden:

• Gleitzeitkonto: Hier gibt der Arbeitgeber eine Kernarbeitszeit vor, darüber hinaus kann der Arbeitnehmer entscheiden, wann er seine tägliche Arbeitszeit ableistet. Zum Monatsende müssen die Stunden üblicherweise ausgeglichen sein.
• Überstundenkonto: Bei diesem Arbeitszeitkonto ist ein Freizeitausgleich für angesammelte Plusstunden vorgesehen.
• Wertguthabenkonto/Zeitwertkonto: Hier erhalten Arbeitnehmer für Überstunden einen Geldbetrag gutgeschrieben, um diesen später für eine bezahlte Freistellung (Sabbatical, Vaterschaftsurlaub, früherer Renteneintritt) zu nutzen.

Eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit klingt grundsätzlich verlockend. Doch hat ein Arbeitszeitkonto auch Nachteile für Arbeitgeber? Nachfolgend finden Sie eine Übersicht mit Pro- und Contra-Argumenten:

Vorteile vom Arbeitszeitkonto	Nachteile vom Arbeitszeitkonto
Flexibilität: Möglichkeit, Überstunden aufzubauen und später in Freizeit umzuwandeln (z.B. für längere Urlaube, Pflege von Angehörigen, Sabbaticals).	Ungewissheit bei der Planung: Die Verfügbarkeit von angesammelter Freizeit kann vom Arbeitgeber abhängig sein und ist nicht immer frei wählbar.
Bessere Work-Life-Balance: Ermöglicht eine individuelle Anpassung der Arbeitszeit an persönliche Bedürfnisse und Lebensphasen.	Gefahr von Arbeitsverdichtung: Phasen mit hoher Arbeitsbelastung können zu Stress führen, wenn Überstunden aufgebaut werden müssen.
Ausgleich von Arbeitsspitzen: Überstunden können in ruhigeren Phasen abgebaut werden, was den Arbeitsdruck über das Jahr verteilt.	Abhängigkeit vom Kontostand: Bei einem negativen Saldo müssen Minusstunden nachgearbeitet werden, was die Freizeitplanung einschränken kann.
Geringere Notwendigkeit von Kündigungen: In wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann ein Arbeitszeitkonto zur Vermeidung von Kündigungen beitragen, da Arbeitszeiten reduziert werden können.	Komplexität: Das Verständnis der Regeln und die Überwachung des eigenen Kontos können aufwändig sein.
Geregelter Überstundenausgleich: Statt einer pauschalen Auszahlung kann der Ausgleich durch Freizeit oft attraktiver sein.	Möglicher Druck zum Überstundenaufbau: In einigen Unternehmen könnte indirekter Druck entstehen, Überstunden zu leisten, auch wenn sie nicht unbedingt notwendig wären.

Nicht selten wird die Arbeitszeit in größeren Unternehmen über eine Software für Personalmanagement erfasst. Es besteht alternativ dazu aber auch die Möglichkeit, ein Arbeitszeitkonto mit Excel zu führen. Mit den entsprechend hinterlegten Formeln lassen sich dann Plus- und Minusstunden ermitteln. Nachfolgend finden Sie eine Excel-Datei für ein Arbeitszeitkonto als Muster zum Download:

Vorlage für ein Arbeitszeitkonto (.xls)

Arbeitszeitkonto: Welche gesetzliche Regelung ist zu beachten?

Die Nutzung von Arbeitszeitkonten unterliegt in Deutschland zahlreichen Vorgaben. So müssen grundsätzlich die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zur maximalen Arbeitszeit, zu Mindestruhezeiten und zu Pausen eingehalten werden.

Ob und in welcher Art und Weise ein Arbeitszeitkonto im Unternehmen geführt wird, ergibt sich aus dem individuellen Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Bestehen entsprechende Vereinbarungen nicht, kann der Arbeitgeber ein Arbeitszeitkonto nur mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers einführen. Gleichzeitig besteht von Seiten der Angestellten kein gesetzlicher Anspruch auf ein Arbeitszeitkonto.

Beim Arbeitszeitkonto ist die Einsicht für Arbeitnehmer üblicherweise uneingeschränkt möglich. Allerdings nur auf die eigenen Daten, schließlich müssen sie ihre Zeiten häufig manuell eintragen. Die Informationen zu den Kollegen unterliegen hingegen dem Datenschutz. Der Arbeitgeber hat ebenso wie die Personalabteilung Zugriff auf das Konto.

Eine rückwirkende Korrektur im Arbeitszeitkonto ist grundsätzlich möglich. Allerdings müssen entsprechende Anpassungen sachlich gerechtfertigt sein. Gründe dafür können zum Beispiel Fehler bei der Zeiterfassung, nachträglich genehmigte Überstunden oder gesetzliche Änderungen sein. Liegt kein sachlicher Grund vor und der Arbeitgeber manipuliert das Arbeitszeitkonto, etwa um die Zahl der geleisteten Überstunden zu reduzieren, liegt ein Arbeitszeitbetrug vor. Dieser kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ist die Auftragslage allerdings zeitweise schlecht, können Arbeitgeber bei einem bestehenden Arbeitszeitkonto Minusstunden anordnen. Die dadurch eingeräumte Freizeit ist dann bei mehr Auftragsvolumen in Form von Überstunden auszugleichen. Ein entsprechendes Vorgehen ist allerdings nur zulässig, wenn der Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung dies vorsehen. Zudem ist die Anordnung von Minusstunden nur in Maßen erlaubt, damit diese unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit auch aufgeholt werden können.

Was passiert mit dem Arbeitszeitkonto bei einer Kündigung?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss das Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden. Besteht ein Zeitguthaben, kann dies entweder durch eine Freistellung oder eine Auszahlung erfolgen. Wurden im Vorfeld keine Regelungen zur einer beim Arbeitszeitkonto notwendigen Abgeltung aufgrund einer Kündigung getroffen, gilt in der Regel der Freizeitausgleich als vorrangig.

Reicht etwa die Zeit dafür nicht mehr aus, kommt alternativ die Auszahlung vom Arbeitszeitkonto bei einem Austritt aus dem Beschäftigungsverhältnis infrage. Dabei dient üblicherweise der reguläre Stundenlohn des Mitarbeiters als Grundlage. Beachten Sie zudem, dass ebenso wie der reguläre Arbeitslohn auch die Auszahlung aus dem Arbeitszeitkonto der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht unterliegen.

Umgekehrt dürfen Minusstunden nur dann vom letzten Lohn abgezogen werden, wenn sie rechtlich zulässig und eindeutig dokumentiert sind. Bei einem Aufhebungsvertrag sollte das Arbeitszeitkonto immer ausdrücklich geregelt sein, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

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