Kurz & knapp: Die Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung dokumentiert und schlüsselt auf, woraus sich das Gehalt, das Arbeitnehmende monatlich erhalten, zusammensetzt. Die Lohnabrechnung enthält die entsprechenden Angaben zum Lohn, den ein Angestellter für seine tatsächlich geleistete Arbeit erhält. Der Oberbegriff für beide Abrechnungsarten ist die Entgeltabrechnung.
Die Gehaltsabrechnung (sowie die Lohnabrechnung auch) enthält zum Beispiel Namen und Anschrift des Angestellten sowie Steuer- und Sozialversicherungsdaten. Außerdem werden ebenfalls Daten wie das Bruttogehalt, der Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge oder Steuerfreibeträge und vermögenswirksame Leistungen in der Gehaltsabrechnung aufgeführt. Außerdem können Arbeitnehmende mittels Gehalts- und Lohnabrechnung nachvollziehen, wann das Entgelt ausgezahlt wurde. Wie der Aufbau einer Gehaltsabrechnung sich gestaltet und welche weiteren Daten sie enthalten muss, können Sie hier nachlesen.
Arbeitnehmer können die Abrechnung über ihre Vergütung in Papierform auf dem Postweg zugesandt bekommen; alternativ bieten einige Firmen eine digitale bzw. elektronische Gehaltsabrechnung an, die die Angestellten online über das IT-Systems des Unternehmens abrufen können. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber für ihre Angestellten eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung für die Entgeltzahlung erstellen und ihren Angestellten bis spätestens zwei Wochen nach Ende des Monats ausstellen.
Inhalt
Die Erstellung von Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung: Wer ist zuständig?
Die Erstellung der Lohn- oder Gehaltsabrechnung erfolgt entweder betriebsintern oder wird extern von einer Lohnabrechnungsstelle unternommen. Erstellt ein Unternehmen die Abrechnung selbst, also intern, ist eine dafür beauftrage Abteilung zuständig. In der Regel handelt es sich hierbei um die Personalabteilung. Externe Lohnabrechnungsstellen sind beispielsweise Steuerkanzleien oder Lohnbüros. Auch Steuerberater können Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen.
Gemäß § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) müssen gewerblichen Arbeitgeber, ihren Angestellten für die Entgeltzahlung eine nachvollziehbare Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Textform auszustellen; entweder handschriftlich, als Ausdruck oder in digitaler Form, damit die Lohn- und Gehaltsabrechnung online abrufbar ist. Die Abrechnung muss den Angestellten innerhalb von zwei Wochen nach Monatsende ausstellt werden.
Gut zu wissen: Der Arbeitgeber ist laut § 108 GewO allerdings nur dann dazu verpflichtet, eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung auszustellen, wenn sich seit der letzten Abrechnung Änderung in den zahlungsrelevanten Daten bzw. in den Zahlen ergeben haben.
Gehaltsabrechnung: Aufbau und aufgeführte Angaben
Die Entgeltabrechnung ermöglicht es Arbeitnehmenden, die erhaltene Zahlung zu überprüfen und dient dementsprechend dazu, das ausgezahlte Entgelt transparent darzustellen. Deshalb muss der Aufbau der Gehaltsabrechnung sowie die Daten, die sie aufführt, den Vorgaben in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO folgen. Demnach besteht jede Gehaltsabrechnung aus einem Kopf-, Haupt– und Schlussteil.
Die einzelnen Bestandteile müssen folgenden Angaben enthalten und aufschlüsseln:
Kopfteil
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Bezugsdatum und Erstellungsdatum der Abrechnung
- Steuerdaten (Steuer-ID und Steuerklasse) und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers
- persönliche Daten/Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des/der Arbeitnehmenden
Hauptteil
- Bruttoentgelt in Euro
- Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
- vermögenswirksame Leistungen
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- Zusatzbeiträge zur Krankenkasse
- persönliche Abzüge
- ggf. Kinderfreibetrag
- Aufwandsentschädigungen
- Überstunden (mit Stundenlohnangabe)
- Auszahlungsbetrag in Euro
Schlussteil
- Kontodaten des Arbeitnehmers
- Gesamtsumme des Arbeitgebers
- Verdienstbescheinigung
- ggf. der Hinweis, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde
Gut zu wissen: Die oben aufgelisteten Angaben sind für die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung verpflichtend.
Was müssen Sie unternehmen, wenn die Lohn- oder Gehaltsabrechnung falsch ist?
Sollten Sie Fehler in Lohnabrechnung oder Ihrer Gehaltsabrechnung entdecken, sollten Sie unverzüglich Widerspruch bei Ihrem Arbeitgeber einlegen. Der Widerspruch ist grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Er sollte aber in Schriftform erfolgen, darlegen, an welchen Stellen die Lohn- oder Gehaltsabrechnung fehlerhaft ist, und den Arbeitgeber in diesem Zusammenhang unter einer Fristsetzung dazu auffordern, das richtige Gehalt bzw. den richtigen Lohn auszuzahlen und eine korrigierte Entgeltabrechnung auszustellen.
Gut zu wissen: Der Einspruch gegen die Lohn- oder Gehaltsabrechnung unterliegt gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) einer Verjährungsfrist von drei Jahren, insofern sich keine anderen Ausschlussfristen aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung ergeben.
Welche Fehler kann eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung aufweisen?
Die Fehler der Lohn- oder Gehaltsabrechnung können unterschiedlicher Art sein und neben der Höhe des Entgelts folgende Daten betreffen:
- die Urlaubstage
- die Steuerklasse
- Zuschüsse
- Sozialversicherungsabgaben
- geldwertende Vorteile bzw. Sachbezüge
- Fehler bei den persönlichen Angaben zum Arbeitnehmer
Gut zu wissen: Sollten Ihnen wegen einer fehlerhaften Lohn- oder Gehaltsabrechnung Geldschäden entstehen (bspw. Zinsen für ein überzogenes Konto oder sonstige Mahnkosten), können Sie den Arbeitgeber dazu auffordern, diese zu begleichen.
Gibt es Sonderregeln für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung?
Die Erstellung der Gehaltsabrechnung oder der Lohnabrechnung für Minijobber bzw. geringfügig Beschäftigte unterliegt gesonderten gesetzlichen Vorgaben. Bei der Abrechnung werden bestimmte Pauschalen verwendet, um die Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer abzugelten. Der Grund hierfür besteht darin, dass geringfügigen Beschäftigte für gewöhnlich das Bruttoentgelt ausgezahlt wird, da ihr Entgelt gemäß § 8 Abs. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) „die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt.“
Dementsprechend müssen Arbeitgeber folgende pauschale Abzüge abführen:
- 2 % Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag)
- 13 % Krankenversicherung
- 15 % Rentenversicherung
Gut zu wissen: Wollen geringfügig Beschäftige eine Aufstockung zum vollen Rentenanspruch wahrnehmen, müsse Sie diese selbst tragen. Alternativ haben sie auch die Möglichkeit, auf die Rentenversicherungspflicht zu verzichten.
Gibt es bei der Gehaltsabrechnung eine Aufbewahrungspflichten?
Da es sich bei einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung um steuer- und sozialversicherungsrechtliche Dokumente handelt, gelten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Arbeitgeber. Diese Fristen gelten auch nach einer vollzogenen Kündigung.
Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung an sich sowie Belege für den Lohnsteuerabzug sind steuerrechtliche Dokumente. Sie müssen gemäß § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich auf zehn Jahre, falls die betreffenden Dokumente für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind.
Für sozialversicherungsrechtliche Unterlagen wie die Beitragsabrechnung für die Sozialversicherungsträger besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Diesbezügliche Dokumente, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge aufführen, müssen laut § 18a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) sogar 30 Jahre lang vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.
Beachten Sie! Arbeitnehmer müssen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung berücksichtigen. Dennoch sollten Sie alle Entgeltunterlagen Entgeltunterlagen bis zum Renteneintritt gut aufbewahren, da diese Nachweise für Ihre Rentenansprüche sind.
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