So manches Mal sind Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten länger unterwegs und müssen sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (genannt: erste Tätigkeitsstätte) über diesen Zeitraum verpflegen, z. B. wenn es auf eine Dienstreise geht. Weil dies mitunter sehr teuer sein kann – allein die Übernachtung im Hotel will bezahlt werden -, werden anfallende Mehrkosten häufig vom Arbeitgeber erstattet. Eine solche Vergütung wird als Spesen bezeichnet.
Kurz & knapp: Spesen
- Im Grund bezeichnen Spesen einen Verpflegungsmehraufwand. Wenn sich ein Dienstreisender fernab seiner Wohnung oder seines gewohnten Arbeitsplatzes verpflegen muss, werden die dadurch entstehenden Mehrkosten vom Arbeitgeber übernommen.
- Die Auszahlung der Spesen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit. Unterschieden wird hier zwischen der kleinen Pauschale für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden und der großen Pauschale für eine Dauer von mehr als 24 Stunden. Die Pauschalen werden vom Finanzministerium herausgegeben und sind allgemeingültig.
- Übernimmt der Arbeitgeber trotz Spesen weitere Unkosten wie eine Mahlzeit, muss er nicht mehr die volle Spesenpauschale an den Angestellten auszahlen.
Spesen haben die Bedeutung von Verpflegungsmehraufwand. Das Wort erklärt sich mehr oder weniger selbst. Dabei sollte beachtet werden, dass damit nicht generell die Erstattung der Kosten für Verpflegung gemeint ist, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht. Die Kosten für die Übernachtung werden zwar ebenfalls Spesen genannt. Reisekosten bezeichnet es jedoch genauer.
Nun haben wir für Spesen eine erste Definition gefunden. Es stellt sich weiterhin die Frage, ob es eine Spesenregelung gibt und wie diese festgesetzt wird. Ab wann gibt es Spesen? Wie lassen sich Spesen berechnen? Gibt es gesetzliche Spesen?
Spesen in Deutschland – Wie werden die Tagesspesen berechnet?
Spesen werden nicht – wie der Lohn – vom Arbeitgeber bestimmt. Jedes Jahr gibt das Finanzministerium die neuen Spesenpauschalen raus, welche allgemeingültig sind. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden:
- Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 12 Euro.
- Bei mehrtätigigen Reisen wird von der großen Pauschale gesprochen. Für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit gibt es bei den Spesen einen Tagessatz von 24 Euro. Die Reisekosten exklusive Spesen (also Kosten für die Übernachtung) werden mit 20 Euro abgedeckt.
Wann werden Spesen gekürzt?
Darüber hinaus kann es bzgl. der Spesen bei einer Geschäftsreise zu Kürzungen kommen, wenn der Arbeitnehmer dabei nicht sich selbst verpflegt, sondern dies vom Arbeitgeber übernommen wird. Damit ist gemeint, wenn dieser bspw. das Mittagessen bezahlt. Das Spesengeld, auf das der Mitarbeiter pro Tag Anspruch hat, reduziert sich dann um einige Euro.
Spesenliste für Spesen in Deutschland
Somit lässt sich eine erste Spesentabelle für jene Tagesspesen erstellen, die dem Dienstreisenden zustehen, wenn er in Deutschland unterwegs ist:
| Voraussetzung | Betrag in Euro |
|---|---|
| für jede Abwesenheit ab 8 bis 24 h | 12 |
| für jede volle 24-stündige Abwesenheit | 24 |
| für jede Übernachtung | 20 |
| Kürzungen fürs Frühstück | 4,80 |
| Kürzungen für Mittag- und Abendessen | jeweils 9,60 |
Spesen im Ausland
- Für das Frühstück werden 20 Prozent vom jeweiligen Tagessatz an Spesen abgezogen, den das Finanzministerium für das jeweilige Land festgelegt hat.
- Für die Übernahme von Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der Spesen pro Übernachtung bzw. pro Kalendertag abgezogen.
Reist der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt), richten sich die Spesen nach dem Ort, den er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte.
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Andreas says
Hallo,
ich war auf einer dienstlich veranlassten Reise (2 Tage). Hier wurde mit Mittagessen gewährt. Da die Reise an beiden Tagen kürzer als 8h war, wurde mir keine Verpflegungsmehraufwendung gewährt (Was rechtlich richtig ist) Jedoch wurden mir für beide Tage für das gewährte Mittagessen als geldwerter Vorteil vom Netto abgezogen. Ich muss quasi für die unternommene Dienstreise auch noch Geld drauf legen. Ist das richtig?
MfG
Arbeitsrechte.de says
Hallo Andreas,
einzelfallbezogene Fragen können wir nicht beantworten, da dies in den Bereich der Rechtsberatung fällt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, sich hierzu von einem Anwalt oder Steuerberater beraten zu lassen.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Oliver says
Hallo Andreas,
bist du an einem Tag angereist und am zweiten wieder abgreist? Oder bist du jeweils an dem Tag hin und zurück gefahren?
Solltest du an dem einem Tag angereist sein, und am zweiten dann abgereist, zählt das für die Spesen mit. Die Abwesenheit für den ersten Tag ergibt sich quasi Abreiseuhrzeit bis 24.00 Uhr = Abwesenheitszeit aus der sich die Spese errechnet. Das gleiche gilt für den zweiten Tag. Also 0.00 Uhr bis Ankunftszeit = Abwesenheitszeit für die Spese. Wenn das über den 8 Stunden ist, dann bekommst du für den Tag spesen.
Wenn nicht, dann sind das Eintagesreise, für die du keine Spesen bekommen kannst. Aber es ist schon sehr schräg, dass dein Arbeitgeber dir dafür was abzieht.
Gruß
bernd w. says
hallo
ich bin im fernvehrkehr von montag bis freitag bekomme 12 bzw 24 euro kann ich da auch noch die 20 euro für übernachtungen bekommen
mfg bernd
Arbeitsrechte.de says
Hallo Bernd,
welche Spesen Ihnen zustehen, können wir aus den gegebenen Informationen nicht beantworten. Lassen Sie sich ggf. von einem Anwalt beraten.
Ihr Team von arbeitsrechte.de
Thomas says
Hallo Bernd,
um es Kurz zu machen, nein die 20€ kannst du nicht bekommen, die sind als Pauschale in deinen 24€ schon enthalten. Das einzigste was du steuerlich zusätzlich geltend machen kannst , ist 5€ je Abwesenheit von mehr als 24 Std als Mehraufwendung geltend machen. sind im jahr ca 1050€ Steuerminderung.
Siehe dazu, Urteil des Finanzgerichts Nürnberg vom Mai 2016( Az.4K 1536/15)
Gerhardt says
Hallo,
ich habe eine Frage:
Wenn ich reine Anreise am Samstag ab 16 Uhr habe, am Sonntag arbeite UND zurückfahre und komme Punkt 24 Uhr Sonntags (oder sagen wir 0:01 Uhr Montag) nach Hause, was bekomme ich für den Sonntag?
Meine Rechnung wäre Samstag 12€ und Sonntag 24€ minus Frühstück.
Danke
Thomas says
Hallo Gerhard,
entscheidend für die Spesen ist immer das gleiche, Zeit.
alsowenn du um 16h beispielweise in München bist, aber in Hamburg wohnst, beginnt deine “Arbeitszeit” in Hamburg ,mit Auto oder Zug brauchst ca 10 Std und ggf musst noch flughafen um Leihwagen oder Flug zu nehmen. Um das Kurz zu machen, wenn zu Hause Tür zu machst, beginnt deine Arbeitszeit. Spesen können oft weniger sein, Rede mit deinem Arbeitgeber, was der Freiwillig geben möchte. sonst wäre deine Rechnung korrekt. ab 14 std gib es 12€ ab 24 Std 24€
Peter says
Guten Tag,
was genau ändert sich denn nach 3 Monaten, wenn ich diese Grenze überschreite, werde ich trotzdem die gleichen Ausgaben am Standort haben! Gibt es hier eine gesetzliche Idee, wie ich in meiner Situation dann weiter leben soll mit den Mehrkosten wegen Reisetätigkeit?
Arbeitsrechte.de says
Hallo Peter,
wir würden Ihnen empfehlen, diesbezüglich mit Ihrem Arbeitgeber zu sprechen und abzuklären, wie das Ganze ablaufen soll, nachdem die drei Monate vorüber sind.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Ceti says
Guten Tag,
Ich wurde von meinem Arbeitgeber nach Tschechien geschickt, wo ich seit 4 Wochen bin jedoch zahlt er nur 8€ Spesen pro Tag und dies ist weder in der Lohnabrechnung weder im Vertrag zusehen im. Vertrag steht lediglich Sonderzahlung 8 € pro Tag. Da die Spesen vom Bundesfinanzministerium geregelt sind müsste ich doch rechtlich 24 € am an und Abreisetag und 35 € jeden Tag bekommen. Mir wird eine Pension gezahlt in der es keine Küche gibt ich bin also auch gezwungen jeden Tag alles draußen zu essen. Ich denke ich werde hier dreist ‘verarscht’.
Thomas says
Hallo cety,
Dein arbeitgeber zahlt das Hotel, damit hast du nur anrecht auf Spesen lt. Tabelle. plus Mehrbelastung 5€ am tag.
Karin says
Hallo. Ich arbeite als Handwerkerin 150km entfernt von der Zentrale in meinem Wohnort. Hier habe ich ein Werkstattlager, keine Sanitäranlagen oder Heizung, Fenster auch nicht, einen Firmenwagen habe ich und das wars. Ich arbeite zwar weit weg von der Zentrale , aber in meinem Wohnort. Habe jedoch keinen Pausenraum oder ähnliches, kann man dann auch Spesen verlangen??
Und kann der Arbeitgeber die Spesen nicht selber wieder geltend bei seiner Steuererklärung machen und hat dadurch gar keine Nachteile???
Danke.
Thomas says
Hallo Karin,
so weit mir rechtlich bekannt ist, bekommst du nix extra, da du mehr oder weniger an deinem wohnort arbeitest. zu deinem Unglück hast auch noch einen Firmenwagen, deren Geldwerten vorteil du noch zu versteuern hast. Ich rate dir in der Sache echt einen Anwalt aufzusuchen. Nicht das am ende noch , je nach dem wie das Finanzamt das sieht, du noch ein paar hundert Euro bezahlen musst. MfG Thomas
Ulrike says
Sind die Tagesspesen für den Arbeitgeber bindend oder kann das von Unternehmen zu Umternehmen variieren?
Martina says
Hallo,
Habe dazu auch eine Frage!
Bisher hat mein Arbeitgeber die Spesen (Tätigkeit im Außendienst) bezahlt.
Nun wollen Sie das nicht mehr, wir sollen dies über das Finanzamt über den Ausgleich zurück holen.
1. ist das rechtlich möglich?
2. wenn ja, gäbe wohl der Steuerberater gesagt, das das Finanzamt wohl nur noch die Hälfte bezahlt! Stimmt das??
Danke. 😁
Jan says
Ich habe 370 km von meinem Wohnort entfernt gearbeitet. Ich wohnte in den Quartieren, die ich mit meinem eigenen Geld bezahlen musste. Der Arbeitgeber hat mir nur von Montag bis Donnerstag eine Diät bezahlt. Ich habe 10 und 12 Euro für Freitag erhalten. Zweimal musste ich nach Wochenende nach Hause fahren, den Rest der Zeit war ich in einer Delegation. Sind diese Kosten in Ordnung? Der Zugang von der Arbeit zu einem privaten Auto beträgt 18 km.
Bitte um Antwort per E-Mail auch.
Arbeitsrechte.de says
Hallo Jan,
mit dieser Frage sollten Sie sich an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden. Wir dürfen leider keine kostenlose Rechtsberatung anbieten.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
denis says
Ich habe eine Frage: in England gibt es 2 spesensätze: London und restlondon. Ich habe am Tag zuvor in London übernachtet und war dann den ganzen Mittwoch in London, nur abends dann in einer anderen Stadt und habe dort übernachtet. Welchen spesensatz rechne ich ab?
Arbeitsrechte.de says
Hallo denis,
wir würden Ihnen empfehlen, dies direkt mit Ihrem Arbeitgeber zu klären.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Roland says
Hallo mein Name ist Roland, arbeite als Dachdecker fahre jeden Morgen in die Firma Arbeitszeit 6,30h Material laden, fahre gegen 7h aus dem Lager mit einem Firmenwargen ca,1/2std Fahrzeit bis Arbeitsstädte. Beginn auf der Baustelle 7,30h bis 16,00h halbe Std Pause, dann Rückfahrt in Lager gegen 16.30h in lager/ Firma meine Frage wird die1std Fahrzeit von Lager bis Baustelle u. Zurück mitberechnet, oder nur die Zeiten auf der Baustelle. Danke für eine Antwort
JIimpanse says
Mein Arbeitgeber zahlt ab dem 01.01.2019 Spesen erst ab einer Abwesenheit von 8 1/2h. Ist das so richtig?
Nadine says
Ist es korrekt, dass Einladungen durch Kunden zum Mittagessen vom Arbeitgeber mit 9,60 € vom mir zustehenden Spesensatz abgezogen werden, jedoch in der Steuererklärung dennoch wieder geltend gemacht werden können? Und habe ich es richtig verstanden, dass bei einer Abreise am Montag um 18:00 und Ankunft zu Hause am Dienstag um 19:15 für jeden Tag 12,- € Spesen berücksichtigt werden plus 5,- € für den Mehraufwand, da die Abwesenheit länger als 24 h ist?
Vorab, vielen Dank für Ihre Antwort!
Ronin says
Guten Tag,
Ich bin in einem Montagebetrieb tätig.
Allerdings stellt sich mir Grad die Frage:
Ist es für die Firma zulässig, Spesen nach dem Satz von 1995 zu zahlen, oder MUSS der Aktuelle Satz gezahlt werden ?
Johanna says
Hallo,
ich hätte gerne gewusst wie “AB 8 Stunden ” definiert wird.
Mein Arbeitgeber meint ich müsste als Außendienstmitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz mindestens
8 Stunden und 15 Minuten arbeiten um 6 Euro Spesen aufschreiben zu können.
Bei vollen 8 Stunden im Außendienst stehen mir keine Spesen zu.
Ist das so richtig?
Sandra says
Hallo,
ist ein Mitarbeiter geschäftlich unterwegs und es wird im Rahmen eines Sitzungskreises ein kostenloses Mittagessen gestellt (von einem Dritten), muss hier auch das Spesengeld um 40% reduziert werden, wenn das Mittagessen nicht vom Arbeitgeber gezahlt wird? (Mittagsimbiss ist auf Tagesordnung angegeben)
Und muss bei einem kleinen Imbiss auf einem 1 Stündigen Flug auch schon eine Reduzierung um 40% vorgenommen werden? (Imbiss wird auf Flugrechnung aufgeführt)
Kay B. says
Guten Tag
Zählen 24 std. Tageweise, also z.b. Montag 0 Uhr bis 24 Uhr oder tatsächliche 24 std. wie z.b. Montag 4 Uhr bis Dienstag 4 Uhr usw.
Arbeitsrechte.de says
Hallo Kay,
bei der Beurteilung geht es um die tatsächliche Stundenzahl nicht nur um vollständige Tage.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Roy says
00:00 Uhr -24:00 Uhr
Maria says
Guten Abend,
ist ein Arbeitgeber verpflichtet, den Verpflegungsmehraufwand (VMA) zu bezahlen? Oder muss er gesetzlich gar nicht?
Ist der VMA steuer- und sozialversicherungsfrei?
Wenn ein Projekteinsatz länger als 3 Monate dauert, verfällt auch der Anspruch auf die ersten 3 Monate? Oder erst ab dem 4. Monat?
Arbeitsrechte.de says
Hallo Maria,
in der Regel ist ein AG zur Zahlung des VMA verpflichtet. Inwiefern dieser Betrag steuerlich relevant ist, kann Ihnen ein Steuerberater sicher sagen. Wenn ein Arbeitseinsatz länger als 3 Monate dauert, entsteht kein Anspruch auf den VMA.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Frank Kühl says
Hallo, ich bin im Vertriebsaußendienst tätig.
Unser Unternehmen weigert sich, Spesen zu zahlen.
Wenn wir Übernachtungstouren haben, zahlt der Arbeitsgeber das Hotel mit Frühstück,
aber das Abendessen müssen wir alleine bezahlen.
Den Betrag sollen wir beim Finanzamt einreichen.
Ist das rechtlich in Ordnung ?
Andreas says
Hallo,
vielleicht kann mir hier einer einen Rat geben. Ich bin Fahrlehrer von Beruf. Ich habe 2015 Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung geltend gemacht. Habe Sie auch bekommen, knapp 700 Euro. Anschließend habe ich auch die Steuer für 2016 und 2017 gemacht. da wurde der aufwand abgelehnt.
meine Frage: geht das überhaupt? In dem einen Jahr Ja und in dem nächsten Jahr Nein. Gleicher Beruf, gleicher Arbeitgeber.
Titiana says
Hallo,
mein freund arbeitet 250 km entfern von Wohnort.
Hat er Anspruch auf Spesen für Samstag und Sonntag auch?
Arbeitsrechte.de says
Hallo Titiana,
für welche Situationen Spesen gezahlt werden, wird in der Regel mit dem Arbeitgeber vereinbart.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Norf says
Hallo,
Ich bin im Fernverkehr tätig und
mein Arbeitgeber weigert sich ein Schriftstück zu unterschreiben für die Lohnsteuererklärung wo meine Aufenthalte über 24 Stunden in Belgien drauf verzeichnet sind. Meine vorigen Arbeitgeber haben dies immer getan. Ist dies rechtens ? Gruß Norf
Arbeitsrechte.de says
Hallo Norf,
dies sollten Sie von einem Anwalt abklären lassen.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Henry says
Hallo
Frage , ich arbeite vollzeit seid 2002 und ich bekomme 12€ Spesen pro tag und ab dem 01.01.2019 wurde es abgekürzt auf 9€ wegen Mindestlohn erhöhung darf mein arbeitsgeber so etwas machen ?
Arbeitsrechte.de says
Hallo Henry,
für eine juristische Beurteilung wenden Sie sich bitte an einen Anwalt.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Stefanie says
Hallo, ich wollte gerne wissen wie das mit Spesen ist wenn ich jeden Tag auf eine andere Baustelle bin. Der Auftraggeber ist so groß wie eine kleine Stadt aber die Baustellen sind immer wieder an anderen stellen. Zählt da auch die 3 monatspauschale oder nicht.
BR Heino says
Hallo,ich bin Betriebsratsvorsitzender und unsere Kraftfahrer in der Firma bekommen überhaupt keine Spesen vom Chef. Gibt es ein Gesetz § oder ne Verordnung vom Finanzamt die wir vorlegen können ?
Der GF stellt da auf Stur
Jürgen says
Ich bin als Sales Manager täglich im Aussendienst und regelmässig mehr als 8 Stunden unterwegs. Rein Rechtlich stehen mir Verpflegungsmehraufwand in dieser Zeit in Höhe von 12€ zu. Der Arbeitgeber beruft sich aber auf Nichtzahlung deren, wenn die Kundenbesuche im Bereich unter 150km einfache Wegstrecke liegen. Ich kann in den Gesetzen aber keinerlei Angaben zur Km Sondern lediglich zur Abwesenheit über 8 Std und über 24 Std finden. Handelt der Arbeitgeber durch seine Spesenklausel rechtsgültig?