So manches Mal sind Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten länger unterwegs und müssen sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (genannt: erste Tätigkeitsstätte) über diesen Zeitraum verpflegen, z. B. wenn es auf eine Dienstreise geht. Weil dies mitunter sehr teuer sein kann – allein die Übernachtung im Hotel will bezahlt werden -, werden anfallende Mehrkosten häufig vom Arbeitgeber erstattet. Eine solche Vergütung wird als Spesen bezeichnet.
Kurz & knapp: Spesen
Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise sind, entstehen ihnen meistens Mehrkosten für die Verpflegung. Diesen in der Regel auch als Spesen bezeichneten Verpflegungsmehraufwand übernimmt meistens der Arbeitgeber. Gelegentlich werden auch alle Reisekosten (z. B. Fahrkosten und Hotelkosten) als Spesen bezeichnet.
Die kleine Pauschale für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt seit 2020 14 Euro. Für volle 24 Stunden Abwesenheit gibt es die große Pauschale in Höhe von 28 Euro.
In diesem Fall wird die jeweilige Spesenpauschale gekürzt – für Frühstück 5,60 Euro und für Mittag und Abendessen je 11,20 Euro.
Spesen haben die Bedeutung von Verpflegungsmehraufwand. Das Wort erklärt sich mehr oder weniger selbst. Dabei sollte beachtet werden, dass damit nicht generell die Erstattung der Kosten für Verpflegung gemeint ist, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht. Die Kosten für die Übernachtung werden zwar ebenfalls Spesen genannt. Reisekosten bezeichnet es jedoch genauer.
Nun haben wir für Spesen eine erste Definition gefunden. Es stellt sich weiterhin die Frage, ob es eine Spesenregelung gibt und wie diese festgesetzt wird. Ab wann gibt es Spesen? Wie lassen sich Spesen berechnen? Gibt es gesetzliche Spesen?
Spesen in Deutschland – Wie werden die Tagesspesen berechnet?
Spesen werden nicht – wie der Lohn – vom Arbeitgeber bestimmt. Jedes Jahr gibt das Finanzministerium die neuen Spesenpauschalen raus, welche allgemeingültig sind. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden:
- Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 14 Euro.
- Bei mehrtätigigen Reisen wird von der großen Pauschale gesprochen. Für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit gibt es bei den Spesen einen Tagessatz von 28 Euro. Die Reisekosten exklusive Spesen (also Kosten für die Übernachtung) werden mit 20 Euro abgedeckt.
Wann werden Spesen gekürzt?
Die geschilderten gesetzlichen Spesensätze werden jedoch nur für einen befristeten Zeitraum gezahlt. Der Anspruch auf diese Reisespesen verfällt, wenn der Angestellte mehr als drei Monate wegen beruflicher Tätigkeiten am gleichen Ort verweilt. Diese Drei-Monatsfrist gilt auch erst als unterbrochen, wenn der Mitarbeiter für vier Wochen diesen Ort nicht mehr bereist.
Darüber hinaus kann es bzgl. der Spesen bei einer Geschäftsreise zu Kürzungen kommen, wenn der Arbeitnehmer dabei nicht sich selbst verpflegt, sondern dies vom Arbeitgeber übernommen wird. Damit ist gemeint, wenn dieser bspw. das Mittagessen bezahlt. Das Spesengeld, auf das der Mitarbeiter pro Tag Anspruch hat, reduziert sich dann um einige Euro.
Spesenliste für Spesen in Deutschland
Somit lässt sich eine erste Spesentabelle für jene Tagesspesen erstellen, die dem Dienstreisenden zustehen, wenn er in Deutschland unterwegs ist:
| Voraussetzung | Betrag in Euro |
|---|---|
| für jede Abwesenheit ab 8 bis 24 h | 14 |
| für jede volle 24-stündige Abwesenheit | 28 |
| für jede Übernachtung | 20 |
| Kürzungen fürs Frühstück | 5,60 |
| Kürzungen für Mittag- und Abendessen | jeweils 11,20 |
Spesen im Ausland
Auch im Ausland wird abhängig von der jeweilig erforderlichen Arbeitszeit auf der Reise zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale unterschieden. Dabei sind die Spesen pro Tag abhängig von dem jeweiligen Land, in dem sich der Dienstreisende gerade aufhält – auch hier werden die Spesenpauschalen vom Finanzministerium festgesetzt. Darüber hinaus wird auch hier etwas von den Spesenkosten abgezogen, wenn der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten übernimmt.
- Für das Frühstück werden 20 Prozent vom jeweiligen Tagessatz an Spesen abgezogen, den das Finanzministerium für das jeweilige Land festgelegt hat.
- Für die Übernahme von Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der Spesen pro Übernachtung bzw. pro Kalendertag abgezogen.
Reist der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt), richten sich die Spesen nach dem Ort, den er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte.
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Jan E. meint
Ich war letzten Monat 3 Wochen beim Arbeitgeber in der Hauptzentrale ( Einsatzort ist normalerweise eine Niederlassung) und habe für die ersten 2 Wochen einen Verpflegungsmehraufwand und eine Km- Pauschale (0,30 € pro KM) erhalten.
In der 3 Woche sagt mein Arbeitgeber habe ich eine Business Wohnung erhalten und zahlt keinen Verpflegungsmehraufwand mehr mit der Begründung ich habe eine Kochmöglichkeit- darf er das ?
Marcel T. meint
Laut meines Wissens muss er den Verpflegungsaufwand voll bezahlen. Er entfällt nur, wenn du es statt dem Verpflegungsaufwandes – von deinem Arbeitgeber in zu sich nehmender Nahrung (fertig Zubereitet) bekommst. Übernachtung in einer Unterkunft entfällt ebenfalls durch die Firmenwohnung.
Sollte er es nicht bezahlen, kannst du diese Verpflegungsmehraufwändung von 28€, am Jahresende mit deiner Steuererklärung geltend machen.
Johannes K. meint
Hallo,
ich bin mehrmals im Jahr einen oder mehrere Tage von meiner Arbeitsstelle aus unterwegs, um berufliche Aufgaben im Feld (a8usserorts) zu erledigen.
Dabei wirde mir seit Jahren ein Spesensatz von 12€ für die kleine Auslöse und 24€ für die große Auslöse (Abwesenheit länger als 24 Std. von der Firma) gezahlt.
Jetzt habe ich hier gelesen, das die kleine Auslöse 14€ und die große Auslöse 28€ beträgt.
Meine Frage dazu: Ist das verbindlich für den Arbeitgeber bzw. gesetzlich geregelt?
Kann ich die zu wenig gezahlte Auslöse nachfordern?
Vielen Dank für eine Antwort
Hannes
S. meint
Nein, ist er nicht zu Verpflichtet.
Du kannst diese aber bei deiner Steuererklärung nachfordern
bAUER meint
Hallo,
werde jetzt eine neue Arbeitsstelle antreten und die Firma möchte mir 11Euro Steuerfreie Spesen ab der 8 Std bezahlen, oben steht aber etwas von 14€, muß der AG mir 14 oder nur 11 bezahlen?
Mfg
Dieter meint
Ich bekam bis jetzt im Außendienst im Großhandel immer 14,-€ bei täglich über 8 Stunden Arbeitsleistung.
Diese bekam ich immer 1:1 monatlich ausbezahlt.
Jetzt soll ich selber beim Lohnsteuerjahresausgleich diese Beträge anfordern?
Das heißt ich soll 12 Monate selber in Vorleistung treten, aber ich bekomme doch nicht die 14,-€ pro Tag heraus, sondern nur einen bestimmten Steuersatz??
Lieg ich da richtig? Wenn ja ist das aber ein großer finanzieller Rückschlag für mich, oder?
Dorin meint
Ich habe eine Frage wen ich Verpflegung mehr Aufwand bekomme und 1tag frei habe aber nicht nach Hause kann darf der Tag trotzdem abgezogen werden
Gomaik meint
Für den einen Tag bekommen sie den Verpflegungszuschus nicht ausgezahlt.
Arnd meint
Hallo,
zum 1.1.2021 wird das Prozedere bezgl. Spesen/Verpflegungsmehraufwand in unserer Firma dahingehend geändert, daß rückwirkend zum 15.d.M. für tatsächlich angefallene Auslandsreisen der entsprechende Betrag auf das Gehaltskonto überwiesen werden soll; aus privaten Gründen d.h. Scheidung, Kindesunterhalt etc. möchte ich aber vermeiden, daß ds. Betrag auch auf der Gehaltsabrechnung auftaucht (schließlich sind Spesen per definitionem ja auch kein fester Gehaltsbestandteil): kann ich vom Arbeitgeber verlangen, daß aus o.e. Gründen die Spesen zwar überwiesen, aber nicht explizit ausgewiesen werden?
Danke für Ihre Hilfe,
LG ✈️
Matthias meint
Hallo,
ich fange demnächst im Außendienst an und bekomme zusätzlich zum Festgehalt, ohne eine Provision, 14 € Spesen pro Tag.
Bekomme ich diese komplett ausgezahlt oder wird hier ebenfalls ein Teil versteuert?
Zusätzlich möchte ich gerne Ihre Antwort auf die folgende Frage, welche zu diesem Thema bereits, am 05.11.20, gestellt wurde:
„Ich bekam bis jetzt im Außendienst im Großhandel immer 14,-€ bei täglich über 8 Stunden Arbeitsleistung.
Diese bekam ich immer 1:1 monatlich ausbezahlt.
Jetzt soll ich selber beim Lohnsteuerjahresausgleich diese Beträge anfordern?
Das heißt ich soll 12 Monate selber in Vorleistung treten, aber ich bekomme doch nicht die 14,-€ pro Tag heraus, sondern nur einen bestimmten Steuersatz??
Lieg ich da richtig? Wenn ja ist das aber ein großer finanzieller Rückschlag für mich, oder?“
Vielen Dank im voraus.
Fluh meint
Ich bekomme 12 € Spesen.
Meine Buchhalterin meint, das die Spesen vom Arbeitgeber freiwillig gezahlt werden.
Das die Mindestspesen gesetzlich 14 € betragen ist der Firma bekannt, doch es werden trotzdem nur 12 € bezahlt und die restlichen 2 € soll ich in Jaresabsteuerung von Finanzamt geltend machen.
Ist es wirklich so, oder werde ich abgezockt?
Roland meint
Sehr geehrte Damen und Herren,
eine kurze Frage zum Thema Verpflegungsmehraufwand:
Meine Mitarbeiter fahren typisch mit einem Firmenwagen von Zuhause zum Einsatzort, ohne den Firmensitz anzufahren.
Dabei ist der Kundensitz häufig genauso weitentfernt wie der Firmensitz, oder unwesnetlich weiter. Die Mitarbeiter stellen mir jedoch regelmäßig Mehrkosten in Rechnung. Ist das rechtens?
Bastian meint
Hallo ich bin immer wider Deutschlandweit auf Montage
Wie jetzt auch vier Wochen am Stück im März
Und mein Arbeitgeber bezahlt die auslöse/Spesen erst zum Gehalt Ende April. Ist das rechtlich? Weil ich bin ja im März auf Montage und nicht im Mai und ich wahr den kompletten Februar nicht auf Montage was bedeutet ich habe den ganzen März Montage jetzt von meinem Gehalt vorfinanziern müssen und bin jetzt immer noch auf Montage was bedeutet bis Ende April bis meine Auslöse von März kommt gehe ich immer noch in Vorkasse. Ist das so rechtlich? Ich kann es mir nicht vorstellen würde mich über eine Antwort freuen mit freundlichen Grüßen Bastian
Friedrich meint
Moin,
mein Arbeitgeber will mir nach sieben Jahren in der Firma plötzlich keine Spesen mehr zahlen .Es gibt nur eine Mündliche Vereinbarung und im Vertrag ist nichts festgehalten . Dafür möchte er mir eine Monatliche Ersatz Zahlung leisten die ein Viertel der Spesen ausmacht .
Darf der Arbeitgeber das nach sieben Jahren ohne mein Einverständnis .Ist das Rechtens .
Dasler meint
Frage… als Berufskaftfahrer fahre ich morgens los zum Kunden, liefer dort aus. Fahre dann zur Betriebsstätte zurück um neu zu laden und gehe dann wieder auf Tour ohne Heimkehr. Wie werden da Spesen berechnet???
Ute meint
Ute fragt an:
In 2020 war ich trotz Corona mehrere Wochen im Außendienst für Firma in anderen Bundesländern arbeiten. Manchmal 2 Wochen und manchmal 4-8 Wochen am Stück.
Dabei wurde mir seit Jahren ein Spesensatz von 12€ für die kleine Auslöse und 24€ für die große Auslöse (Abwesenheit länger als 24 Std. von der Firma) gezahlt.
Die Firma hat dies uns auch nicht mitgeteilt und auch nicht korrigiert. Die letzte Korrektur der Belege war im 12/2020, noch mit den alten Sätzen.
Jetzt habe ich aber durch Zufall von der Erhöhung der Beträge erfahren, das die kleine jetzt Auslöse 14€ und die große Auslöse 28€ beträgt.
Daher meine Frage dazu: Ist das gesetzlich verbindlich für den Arbeitgeber und muss der Arbeitgeber das von sich aus ändern ? Kann ich die zu wenig gezahlte Auslöse für 2020 nachfordern?
Ich plane bereits die nächste Dienstreise im Oktober, wo ich auch jeweils 10 Tage am Stück für die Firma unterwegs bin.
Unserer Firma geht es finanziell durch Corona momentan nicht gut. Was kann ich machen und ist die Auslöse mein gesetzliches Recht ?
Für eine Antwort wäre ich Ihnen dankbar.
Anita meint
Hallo,
wie verhält es sich eigentlich, wenn ein Mitarbeiter bei einem 9h Tag 2 Stunden Homeoffice bei der Spesenabrechnung angibt. Hat dieser dann dennoch das Recht auf 14€? Der Mitarbeiter selbst hat die Pauschale nicht gekürzt. Ist dies aber zulässig?
MFG
Christian meint
Ich frage mich immernoch, wer die Hotelpauschale auf nur 20€ gesetzt hat.
Es soll mir mal einer zeigen, wo man für 20€ eine vernünftige Unterkunft bekommt.
Ich bin Monteur im Stahlbau und mind 35-40 Wochen im Jahr unterwegs.
Alexander meint
Hallo zusammen
Mein Frage ist ab wann ist der Arbeitgeber Verpflichte die 14€ zu bezahlen für LKW Fahrer im Nahverkehr der überwiegend über 8 Stunden arbeitet und Zwischendurch zurückkommt zum Neuer Laden und fährt wieder raus zum Auslieferung
Jasmin meint
Gilt dies auch bei einer Entsendung? Und falls ja: Wie spreche ich meinen AG am besten darauf an?
LG und danke
Schneider meint
Hallo, ich habe eine kurze Frage zu Spesen während der Dienstreise. Bin ich als Arbeitnehmer dazu verpflichtet im gebuchten Hotel zu frühstücken so wie es mein Arbeitgeber mir vorgibt? Gibt es dazu eine rechtliche Grundlage? Mfg
Jennifer meint
Hallo,
ist die „kleine“ Spesen-Zahlung an eine Mindestentfernung gebunden?
Ich arbeite manchmal, über 8 Stunden, 5km von meinem Hauptarbeitsplatz entfernt. Ich habe dort weder Küche noch einen Auenthaltsraum. Kann ich Spesen beantragen oder muss ich einen Mindestabstand haben?
Vielen Dank.