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Was genau sind Spesen? – Definition, Spesensätze und Kürzungen

Von Arbeitsrechte.de, letzte Aktualisierung am: 13. August 2023

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So manches Mal sind Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten länger unterwegs und müssen sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (genannt: erste Tätigkeitsstätte) über diesen Zeitraum verpflegen, z. B. wenn es auf eine Dienstreise geht. Weil dies mitunter sehr teuer sein kann – allein die Übernachtung im Hotel will bezahlt werden -, werden anfallende Mehrkosten häufig vom Arbeitgeber erstattet. Eine solche Vergütung wird als Spesen bezeichnet.

Kurz & knapp: Spesen

Was sind Spesen?

Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise sind, entstehen ihnen meistens Mehrkosten für die Verpflegung. Diesen in der Regel auch als Spesen bezeichneten Verpflegungsmehraufwand übernimmt meistens der Arbeitgeber. Gelegentlich werden auch alle Reisekosten (z. B. Fahrkosten und Hotelkosten) als Spesen bezeichnet.

Wie hoch ist die Spesenpauschale für den Verpflegungsmehraufwand?

Die kleine Pauschale für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt seit 2020 14 Euro. Für volle 24 Stunden Abwesenheit gibt es die große Pauschale in Höhe von 28 Euro.

Wie wirkt es sich aus, wenn der Arbeitgeber trotz Spesen Frühstück oder Mittag nimmt?

In diesem Fall wird die jeweilige Spesenpauschale gekürzt – für Frühstück 5,60 Euro und für Mittag und Abendessen je 11,20 Euro.

Spesen haben die Bedeutung von Verpflegungsmehraufwand. Das Wort erklärt sich mehr oder weniger selbst. Dabei sollte beachtet werden, dass damit nicht generell die Erstattung der Kosten für Verpflegung gemeint ist, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht. Die Kosten für die Übernachtung werden zwar ebenfalls Spesen genannt. Reisekosten bezeichnet es jedoch genauer.

Spesen sollen Ausgaben für die Verpflegung auf einer Dienstreise decken - bspw. für das Hotelessen.
Spesen sollen Ausgaben für die Verpflegung auf einer Dienstreise decken – bspw. für das Hotelessen.

Nun haben wir für Spesen eine erste Definition gefunden. Es stellt sich weiterhin die Frage, ob es eine Spesenregelung gibt und wie diese festgesetzt wird. Ab wann gibt es Spesen? Wie lassen sich Spesen berechnen? Gibt es gesetzliche Spesen?

Spesen in Deutschland – Wie werden die Tagesspesen berechnet?

Spesen werden nicht – wie der Lohn – vom Arbeitgeber bestimmt. Jedes Jahr gibt das Finanzministerium die neuen Spesenpauschalen raus, welche allgemeingültig sind. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden:

  • Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 14 Euro.
  • Bei mehrtätigigen Reisen wird von der großen Pauschale gesprochen. Für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit gibt es bei den Spesen einen Tagessatz von 28 Euro. Die Reisekosten exklusive Spesen (also Kosten für die Übernachtung) werden mit 20 Euro abgedeckt.

Wann werden Spesen gekürzt?

Gesetzliche Spesensätze können auch gekürzt werden.
Gesetzliche Spesensätze können auch gekürzt werden.

Die geschilderten gesetzlichen Spesensätze werden jedoch nur für einen befristeten Zeitraum gezahlt. Der Anspruch auf diese Reisespesen verfällt, wenn der Angestellte mehr als drei Monate wegen beruflicher Tätigkeiten am gleichen Ort verweilt. Diese Drei-Monatsfrist gilt auch erst als unterbrochen, wenn der Mitarbeiter für vier Wochen diesen Ort nicht mehr bereist.

Darüber hinaus kann es bzgl. der Spesen bei einer Geschäftsreise zu Kürzungen kommen, wenn der Arbeitnehmer dabei nicht sich selbst verpflegt, sondern dies vom Arbeitgeber übernommen wird. Damit ist gemeint, wenn dieser bspw. das Mittagessen bezahlt. Das Spesengeld, auf das der Mitarbeiter pro Tag Anspruch hat, reduziert sich dann um einige Euro.

Spesenliste für Spesen in Deutschland

Somit lässt sich eine erste Spesentabelle für jene Tagesspesen erstellen, die dem Dienstreisenden zustehen, wenn er in Deutschland unterwegs ist:

VoraussetzungBetrag in Euro
für jede Abwesenheit ab 8 bis 24 h14
für jede volle 24-stündige Abwesenheit28
für jede Übernachtung20
Kürzungen fürs Frühstück5,60
Kürzungen für Mittag- und Abendessenjeweils 11,20

Spesen im Ausland

Spesen: Ab wann gibt es Sie für eine Dienstreise im Ausland?
Spesen: Ab wann gibt es Sie für eine Dienstreise im Ausland?

Auch im Ausland wird abhängig von der jeweilig erforderlichen Arbeitszeit auf der Reise zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale unterschieden. Dabei sind die Spesen pro Tag abhängig von dem jeweiligen Land, in dem sich der Dienstreisende gerade aufhält – auch hier werden die Spesenpauschalen vom Finanzministerium festgesetzt. Darüber hinaus wird auch hier etwas von den Spesenkosten abgezogen, wenn der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten übernimmt.

  • Für das Frühstück werden 20 Prozent vom jeweiligen Tagessatz an Spesen abgezogen, den das Finanzministerium für das jeweilige Land festgelegt hat.
  • Für die Übernahme von Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der Spesen pro Übernachtung bzw. pro Kalendertag abgezogen.

Reist der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt), richten sich die Spesen nach dem Ort, den er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte.

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Was genau sind Spesen? – Definition, Spesensätze und Kürzungen
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Über den Autor

Autor
Elyas K.

Elyas ist ein erfahrener Online-Redakteur mit einem abgeschlossenen Studium im Bereich Rechtswissenschaften. Seine Expertise auf diesem Gebiet ermöglicht es ihm, fundierte und präzise Artikel zu unterschiedlichsten Fragen im Bereich Arbeitsrecht zu produzieren, die Lesern das Erfassen der komplexen Inhalte ermöglichen sollen.

Kommentare

  1. Astrid sagt:
    25. September 2023 um 13:47 Uhr

    Gilt die Kürzung von 5,60 Euro fürs Frühstück auch dann, wenn der Mitarbeiter am gleichen Tag abreist, also für diesen Tag sowieso nicht mehr den vollen Spesensatz bekommt oder fällt die Kürzung dann geringer aus?

    Antworten
  2. Lars B. sagt:
    29. August 2023 um 10:39 Uhr

    Hallo Zusammen,

    ein Mitarbeiter hat in einem Hotel mit Frühstück im Ausland übernachtet und der Arbeitgeber ruft ihn auf Grund eines brieblichen Zwischenfalls zur Arbeit bevor der Mitarbeiter das Frühstück einnehmen kann.
    Der Mitarbeiter muss natürlich die Hotelrechnung mit Frühstück bezahlen, aber muss dem Mitarbeiter dann die Verpflegungspauschale um 20% gekürzt werden.

    Auf Grund der angeordneten Arbeitszeiten war es in dem Fall für den Mitarbeiter nicht möglich, im Hotel das Frühstück einzunehmen. Stellt damit der Arbeitgeber dem Mitarbeiter kein Frühstück zur Verfügung?

    Gibt es dazu ein Urteil oder was schriftliches?

    Ich frage für einen Freund

    Antworten
  3. Jennifer sagt:
    7. März 2023 um 9:26 Uhr

    Hallo,
    ist die „kleine“ Spesen-Zahlung an eine Mindestentfernung gebunden?
    Ich arbeite manchmal, über 8 Stunden, 5km von meinem Hauptarbeitsplatz entfernt. Ich habe dort weder Küche noch einen Auenthaltsraum. Kann ich Spesen beantragen oder muss ich einen Mindestabstand haben?
    Vielen Dank.

    Antworten
  4. Schneider sagt:
    8. Februar 2023 um 14:53 Uhr

    Hallo, ich habe eine kurze Frage zu Spesen während der Dienstreise. Bin ich als Arbeitnehmer dazu verpflichtet im gebuchten Hotel zu frühstücken so wie es mein Arbeitgeber mir vorgibt? Gibt es dazu eine rechtliche Grundlage? Mfg

    Antworten
  5. Jasmin sagt:
    1. Februar 2023 um 8:28 Uhr

    Gilt dies auch bei einer Entsendung? Und falls ja: Wie spreche ich meinen AG am besten darauf an?
    LG und danke

    Antworten
  6. Jutta sagt:
    10. Januar 2023 um 15:34 Uhr

    Hallo,
    unser Unternehmen zahlt bereits seit vielen Jahren freiwillig (ohne vertragliche Vereinbarung) einen doppelten Spesensatz. Nun soll diese Zahlung des doppelten Spesensatzes wegfallen.
    Darf das der Arbeitgeber einfach so oder fällt das unter das Gewohnheitsrecht?

    Antworten
  7. Jenny sagt:
    23. Oktober 2022 um 13:24 Uhr

    Unsere Firma wurde verkauft und durch eine jüngste Verschmelzung bekommen wir jetzt nur noch 6€ Spesen pro Tag und 24€ für volle Tage.
    vorher waren es 14€ und 5 Tage ab 8 Stunden und für volle Tage sogar 44€.
    Ist es rechtens von 14€ auf 6€
    (6€ 4 Tage) uns so extrem runter zu Stufen?

    Antworten
  8. Alexander sagt:
    9. August 2022 um 16:17 Uhr

    Hallo zusammen
    Mein Frage ist ab wann ist der Arbeitgeber Verpflichte die 14€ zu bezahlen für LKW Fahrer im Nahverkehr der überwiegend über 8 Stunden arbeitet und Zwischendurch zurückkommt zum Neuer Laden und fährt wieder raus zum Auslieferung

    Antworten
  9. Christian sagt:
    20. April 2022 um 13:02 Uhr

    Ich frage mich immernoch, wer die Hotelpauschale auf nur 20€ gesetzt hat.
    Es soll mir mal einer zeigen, wo man für 20€ eine vernünftige Unterkunft bekommt.
    Ich bin Monteur im Stahlbau und mind 35-40 Wochen im Jahr unterwegs.

    Antworten
  10. Anita sagt:
    7. Februar 2022 um 12:23 Uhr

    Hallo,

    wie verhält es sich eigentlich, wenn ein Mitarbeiter bei einem 9h Tag 2 Stunden Homeoffice bei der Spesenabrechnung angibt. Hat dieser dann dennoch das Recht auf 14€? Der Mitarbeiter selbst hat die Pauschale nicht gekürzt. Ist dies aber zulässig?

    MFG

    Antworten
  11. Ute sagt:
    28. September 2021 um 8:58 Uhr

    Ute fragt an:

    In 2020 war ich trotz Corona mehrere Wochen im Außendienst für Firma in anderen Bundesländern arbeiten. Manchmal 2 Wochen und manchmal 4-8 Wochen am Stück.
    Dabei wurde mir seit Jahren ein Spesensatz von 12€ für die kleine Auslöse und 24€ für die große Auslöse (Abwesenheit länger als 24 Std. von der Firma) gezahlt.
    Die Firma hat dies uns auch nicht mitgeteilt und auch nicht korrigiert. Die letzte Korrektur der Belege war im 12/2020, noch mit den alten Sätzen.
    Jetzt habe ich aber durch Zufall von der Erhöhung der Beträge erfahren, das die kleine jetzt Auslöse 14€ und die große Auslöse 28€ beträgt.

    Daher meine Frage dazu: Ist das gesetzlich verbindlich für den Arbeitgeber und muss der Arbeitgeber das von sich aus ändern ? Kann ich die zu wenig gezahlte Auslöse für 2020 nachfordern?
    Ich plane bereits die nächste Dienstreise im Oktober, wo ich auch jeweils 10 Tage am Stück für die Firma unterwegs bin.
    Unserer Firma geht es finanziell durch Corona momentan nicht gut. Was kann ich machen und ist die Auslöse mein gesetzliches Recht ?

    Für eine Antwort wäre ich Ihnen dankbar.

    Antworten
  12. Dasler sagt:
    20. August 2021 um 17:29 Uhr

    Frage… als Berufskaftfahrer fahre ich morgens los zum Kunden, liefer dort aus. Fahre dann zur Betriebsstätte zurück um neu zu laden und gehe dann wieder auf Tour ohne Heimkehr. Wie werden da Spesen berechnet???

    Antworten
  13. Friedrich sagt:
    30. Mai 2021 um 21:38 Uhr

    Moin,
    mein Arbeitgeber will mir nach sieben Jahren in der Firma plötzlich keine Spesen mehr zahlen .Es gibt nur eine Mündliche Vereinbarung und im Vertrag ist nichts festgehalten . Dafür möchte er mir eine Monatliche Ersatz Zahlung leisten die ein Viertel der Spesen ausmacht .
    Darf der Arbeitgeber das nach sieben Jahren ohne mein Einverständnis .Ist das Rechtens .

    Antworten
  14. Bastian sagt:
    19. April 2021 um 12:00 Uhr

    Hallo ich bin immer wider Deutschlandweit auf Montage
    Wie jetzt auch vier Wochen am Stück im März
    Und mein Arbeitgeber bezahlt die auslöse/Spesen erst zum Gehalt Ende April. Ist das rechtlich? Weil ich bin ja im März auf Montage und nicht im Mai und ich wahr den kompletten Februar nicht auf Montage was bedeutet ich habe den ganzen März Montage jetzt von meinem Gehalt vorfinanziern müssen und bin jetzt immer noch auf Montage was bedeutet bis Ende April bis meine Auslöse von März kommt gehe ich immer noch in Vorkasse. Ist das so rechtlich? Ich kann es mir nicht vorstellen würde mich über eine Antwort freuen mit freundlichen Grüßen Bastian

    Antworten
  15. Roland sagt:
    31. März 2021 um 7:16 Uhr

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    eine kurze Frage zum Thema Verpflegungsmehraufwand:
    Meine Mitarbeiter fahren typisch mit einem Firmenwagen von Zuhause zum Einsatzort, ohne den Firmensitz anzufahren.
    Dabei ist der Kundensitz häufig genauso weitentfernt wie der Firmensitz, oder unwesnetlich weiter. Die Mitarbeiter stellen mir jedoch regelmäßig Mehrkosten in Rechnung. Ist das rechtens?

    Antworten
  16. Fluh sagt:
    27. Januar 2021 um 19:27 Uhr

    Ich bekomme 12 € Spesen.
    Meine Buchhalterin meint, das die Spesen vom Arbeitgeber freiwillig gezahlt werden.
    Das die Mindestspesen gesetzlich 14 € betragen ist der Firma bekannt, doch es werden trotzdem nur 12 € bezahlt und die restlichen 2 € soll ich in Jaresabsteuerung von Finanzamt geltend machen.
    Ist es wirklich so, oder werde ich abgezockt?

    Antworten
  17. Matthias sagt:
    12. Januar 2021 um 22:11 Uhr

    Hallo,

    ich fange demnächst im Außendienst an und bekomme zusätzlich zum Festgehalt, ohne eine Provision, 14 € Spesen pro Tag.
    Bekomme ich diese komplett ausgezahlt oder wird hier ebenfalls ein Teil versteuert?

    Zusätzlich möchte ich gerne Ihre Antwort auf die folgende Frage, welche zu diesem Thema bereits, am 05.11.20, gestellt wurde:
    „Ich bekam bis jetzt im Außendienst im Großhandel immer 14,-€ bei täglich über 8 Stunden Arbeitsleistung.
    Diese bekam ich immer 1:1 monatlich ausbezahlt.
    Jetzt soll ich selber beim Lohnsteuerjahresausgleich diese Beträge anfordern?
    Das heißt ich soll 12 Monate selber in Vorleistung treten, aber ich bekomme doch nicht die 14,-€ pro Tag heraus, sondern nur einen bestimmten Steuersatz??
    Lieg ich da richtig? Wenn ja ist das aber ein großer finanzieller Rückschlag für mich, oder?“

    Vielen Dank im voraus.

    Antworten
  18. Arnd sagt:
    29. Dezember 2020 um 12:03 Uhr

    Hallo,

    zum 1.1.2021 wird das Prozedere bezgl. Spesen/Verpflegungsmehraufwand in unserer Firma dahingehend geändert, daß rückwirkend zum 15.d.M. für tatsächlich angefallene Auslandsreisen der entsprechende Betrag auf das Gehaltskonto überwiesen werden soll; aus privaten Gründen d.h. Scheidung, Kindesunterhalt etc. möchte ich aber vermeiden, daß ds. Betrag auch auf der Gehaltsabrechnung auftaucht (schließlich sind Spesen per definitionem ja auch kein fester Gehaltsbestandteil): kann ich vom Arbeitgeber verlangen, daß aus o.e. Gründen die Spesen zwar überwiesen, aber nicht explizit ausgewiesen werden?

    Danke für Ihre Hilfe,

    LG ✈️

    Antworten
  19. Dorin sagt:
    30. November 2020 um 23:50 Uhr

    Ich habe eine Frage wen ich Verpflegung mehr Aufwand bekomme und 1tag frei habe aber nicht nach Hause kann darf der Tag trotzdem abgezogen werden

    Antworten
    • Gomaik sagt:
      30. Juli 2021 um 18:52 Uhr

      Für den einen Tag bekommen sie den Verpflegungszuschus nicht ausgezahlt.

      Antworten
  20. Dieter sagt:
    5. November 2020 um 15:08 Uhr

    Ich bekam bis jetzt im Außendienst im Großhandel immer 14,-€ bei täglich über 8 Stunden Arbeitsleistung.
    Diese bekam ich immer 1:1 monatlich ausbezahlt.
    Jetzt soll ich selber beim Lohnsteuerjahresausgleich diese Beträge anfordern?
    Das heißt ich soll 12 Monate selber in Vorleistung treten, aber ich bekomme doch nicht die 14,-€ pro Tag heraus, sondern nur einen bestimmten Steuersatz??
    Lieg ich da richtig? Wenn ja ist das aber ein großer finanzieller Rückschlag für mich, oder?

    Antworten
  21. bAUER sagt:
    27. Oktober 2020 um 23:00 Uhr

    Hallo,
    werde jetzt eine neue Arbeitsstelle antreten und die Firma möchte mir 11Euro Steuerfreie Spesen ab der 8 Std bezahlen, oben steht aber etwas von 14€, muß der AG mir 14 oder nur 11 bezahlen?
    Mfg

    Antworten
  22. Johannes K. sagt:
    24. Oktober 2020 um 8:56 Uhr

    Hallo,

    ich bin mehrmals im Jahr einen oder mehrere Tage von meiner Arbeitsstelle aus unterwegs, um berufliche Aufgaben im Feld (a8usserorts) zu erledigen.
    Dabei wirde mir seit Jahren ein Spesensatz von 12€ für die kleine Auslöse und 24€ für die große Auslöse (Abwesenheit länger als 24 Std. von der Firma) gezahlt.
    Jetzt habe ich hier gelesen, das die kleine Auslöse 14€ und die große Auslöse 28€ beträgt.

    Meine Frage dazu: Ist das verbindlich für den Arbeitgeber bzw. gesetzlich geregelt?

    Kann ich die zu wenig gezahlte Auslöse nachfordern?

    Vielen Dank für eine Antwort

    Hannes

    Antworten
    • S. sagt:
      13. Juni 2022 um 17:10 Uhr

      Nein, ist er nicht zu Verpflichtet.
      Du kannst diese aber bei deiner Steuererklärung nachfordern

      Antworten
  23. Jan E. sagt:
    16. Oktober 2020 um 11:12 Uhr

    Ich war letzten Monat 3 Wochen beim Arbeitgeber in der Hauptzentrale ( Einsatzort ist normalerweise eine Niederlassung) und habe für die ersten 2 Wochen einen Verpflegungsmehraufwand und eine Km- Pauschale (0,30 € pro KM) erhalten.

    In der 3 Woche sagt mein Arbeitgeber habe ich eine Business Wohnung erhalten und zahlt keinen Verpflegungsmehraufwand mehr mit der Begründung ich habe eine Kochmöglichkeit- darf er das ?

    Antworten
    • Marcel T. sagt:
      30. Dezember 2021 um 0:29 Uhr

      Laut meines Wissens muss er den Verpflegungsaufwand voll bezahlen. Er entfällt nur, wenn du es statt dem Verpflegungsaufwandes – von deinem Arbeitgeber in zu sich nehmender Nahrung (fertig Zubereitet) bekommst. Übernachtung in einer Unterkunft entfällt ebenfalls durch die Firmenwohnung.

      Sollte er es nicht bezahlen, kannst du diese Verpflegungsmehraufwändung von 28€, am Jahresende mit deiner Steuererklärung geltend machen.

      Antworten
    • hullu sagt:
      18. Oktober 2022 um 23:42 Uhr

      nö. Wir buchen für unsere Mitarbeiter bei längeren Aufenthalten immer Apart-Hotels, damit sie kochen können und die ganzen Spesen nicht im Restaurant verbraten müssen.

      Antworten
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