PC-Überwachung am Arbeitsplatz: Was darf der Arbeitgeber?

Schnell auf Facebook und Twitter vorbeischauen, das neueste Musik-Video auf YouTube ansehen und dann noch die eigenen E-Mails checken: Das Internet bietet eine Menge Ablenkungen vom Alltag.

Problematisch wird es, wenn Arbeitnehmer diesen Ablenkungen während ihrer Arbeitszeit am Büro-PC nachgehen. Schließlich soll der Computer dazu dienen, dass der Angestellte seinen Beruf ausüben kann, nicht dass er ihn für seine privaten Aktivitäten nutzt.

Aber rechtfertigt das eine PC-Überwachung am Arbeitsplatz? Wann darf der Arbeitgeber das Internet überwachen? Wann ist eine E-Mail-Kontrolle erlaubt? Und was sagt das Gesetz zum Datenschutz? Dies alles erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Private Aktivitäten am Arbeitsplatz verstoßen häufig gegen den Arbeitsvertrag

Generell gilt: Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit dazu nutzt, um private Dinge zu erledigen, anstatt seinen Job zu machen, verstößt er gegen die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, sofern dieser nicht ausdrücklich solche Privataktivitäten gestattet. Ein solcher Verstoß kann ein legitimer Grund für den Arbeitgeber sein, die fristlose Kündigung auszusprechen.

Um zu überprüfen, was seine Angestellten in ihrer Arbeitszeit tatsächlich treiben, greift so mancher Chef deshalb zur Mitarbeiterüberwachung: Der PC wird mittels Software ausspioniert, versteckte Tonbandgeräte schneiden die Gespräche zwischen Kollegen mit und krankgeschriebene Angestellte werden observiert, ob sie auch wirklich krank im Bett liegen.

Die wenigstens dieser Methoden sind legal, denn in den meisten Fällen müssen die Betroffenen der Mitarbeiterüberwachung vorher zustimmen. Einige Maßnahmen haben die Angestellten jedoch stillschweigend zu dulden. Wie verhält es sich also mit der PC-Überwachung am Arbeitsplatz?

Wann ist die Überwachung vom Internet am Arbeitsplatz erlaubt?

Häufig müssen Mitarbeiter eine Betriebsvereinbarung zur Internetnutzung am Arbeitsplatz unterschreiben, wenn sie eine neue Stelle antreten. Wird in dieser die private Internet- und PC-Nutzung während der Arbeitszeit ausdrücklich erlaubt, ist eine PC-Überwachung am Arbeitsplatz von vornherein ausgeschlossen. Andernfalls würde der Chef die Privatsphäre seiner Angestellten verletzen. Fehlt diese explizite Erlaubnis, sollte davon ausgegangen werden, dass eine Privatnutzung nicht gestattet ist – selbst wenn dies in dieser Form nirgendwo konkret gesagt wird.

Mit der Computerüberwachung am Arbeitsplatz wollen Arbeitgeber in erster Linie die Internetnutzung ihrer Angestellten überwachen, denn hier liegt das größte Potential für missbräuchliche Nutzung des Büro-Computers. Manche Arbeitnehmer lesen Zeitungsartikel im Netz, andere betreiben Online-Shopping, ein Mitarbeiter loggt sich während der Arbeit bei seinem Lieblings-Browser-Spiel ein und ein besonders dreister bearbeitet Aufträge von einem anderen Unternehmen.

Hat ein Arbeitgeber konkrete Anhaltspunkte dafür, dass ein Angestellter eine exzessive Privatnutzung des Büro-PCs während der Arbeitszeit betreibt, und kann dies dokumentiert werden, darf er den Mitarbeiter-PC überwachen und eine Kontrolle der Internetnutzung am Arbeitsplatz durchführen. Dies beschloss das Landesarbeitsgericht Hamm in einem Urteil von Juni 2016 unter Berufung auf § 32 Abs. 1 S. 2 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Privatnutzung wird nicht erlaubt, aber geduldet – Was heißt das?

Von einer Duldung wird gesprochen, wenn die Unternehmensleitung Kenntnis von der missbräuchlichen Computernutzung ihrer Angestellten hat, aber nichts dagegen unternimmt. Oft wird die Ansicht vertreten, dass nach einer gewissen Zeit aus dieser Duldung eine sog. „betriebliche Übung“ hervorgeht und diese den gleichen Stellenwert hat wie eine explizite Betriebsvereinbarung.

Mit anderen Worten: Die wissentliche Duldung einer eigentlich untersagten Privatnutzung ist genauso gut wie eine ausdrückliche Erlaubnis, nicht wahr?

Nein, ist sie nicht. Denn tatsächlich gibt es noch keine abschließende Entscheidung der Arbeitsgerichte zu dieser umstrittenen Rechtslage. Ob eine Duldung nach einem halben oder einem ganzen Jahr oder überhaupt nicht zur betrieblichen Übung führt, wird bislang für jeden Einzelfall individuell bewertet.

E-Mail-Überwachung: Wann darf der Arbeitgeber die E-Mails seiner Angestellten lesen?

Ein gesonderter Fall ist die E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz, denn diese fällt zusätzlich in den Bereich des Telekommunikationsgesetzes (TKG).

Sofern ein Arbeitgeber seinen Angestellten ausdrücklich die Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet, gilt er damit als Anbieter von Telekommunikationsdiensten und hat das Telekommunikationsgeheimnis gemäß § 88 des TKG zu wahren. In diesem Fall ist eine E-Mail-Kontrolle durch den Arbeitgeber nicht erlaubt und kann bei Verstoß zur Anzeige führen, da er sich unter Umständen nach § 206 des Strafgesetzbuchs (StGB) strafbar macht.

Aber selbst wenn die private Nutzung der Arbeits-E-Mail nicht erlaubt wurde, gibt das dem Chef nicht automatisch das Recht, eine PC-Überwachung am Arbeitsplatz durchzuführen, um die Korrespondenz des Angestellten auf einen Generalverdacht hin zu kontrollieren. Wer nur nach Lust und Laune und ohne Zustimmung fremde E-Mails liest, verstößt gegen das Datenschutzgesetz – und dann ist es egal, ob es sich um den Chef handelt oder nicht.

Um beim PC eine Mail-Überwachung am Arbeitsplatz zu rechtfertigen, muss auch hier ein konkreter und stichhaltiger Grund vorliegen, weshalb der Arbeitgeber eine Privatnutzung des E-Mail-Accounts vermutet. Dann ist eine punktuelle Kontrolle der E-Mail-Korrespondenz erlaubt.

Über diese Überwachung muss ein Protokoll angefertigt werden, aus dem der Zweck, die Art und der Umfang des Zugriffs auf den E-Mail-Account hervorgehen. Hinzu kommt, dass in jedem Fall der betreffende Arbeitnehmer über die Kontrolle unterrichtet werden muss.

Was muss bei der PC-Überwachung am Arbeitsplatz beachtet werden, um legal zu sein?

Auch wenn der Arbeitgeber eine Internet-Überwachung am Arbeitsplatz stichprobenartig bzw. aufgrund eines konkreten Verdachts prinzipiell durchführen darf, ist dies nur unter Einhaltung bestimmter Bedingungen erlaubt.

Denn wichtig ist, dass der Persönlichkeitsschutz der Arbeitnehmer gewahrt bleibt. Deshalb muss ein Arbeitgeber stets den Personal- oder Betriebsrat informieren, wenn eine PC-Überwachung am Arbeitsplatz eines Mitarbeiters durchgeführt werden soll – sofern diese über eine Stichprobe hinausgeht. In einer entsprechenden Betriebs- oder Dienstvereinbarung werden dann der Grund, die Art und Weise und der Umfang der Protokollierung festgehalten.

Soll ein generelles Kontrollsystem in einem Unternehmen eingeführt werden, z. B. eine elektronische Arbeitszeiterfassung, ein digitalisiertes Bezahlsystem in der Firmenkantine o. ä., bedarf es dafür immer der Zustimmung der Mitarbeitervertretung gemäß § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetzVG).

Grundsätzlich erlaubt bei der PC-Überwachung am Arbeitsplatz ist dagegen die Protokollierung der Anmeldung am Netzwerk. Denn daraus ist in der Regel lediglich zu schließen, dass der Arbeitnehmer den Arbeits-PC nutzt, nicht jedoch wofür. In diesem Fall liegt keine gezielte Überwachung des Angestellten vor, weshalb diese Form der PC-Überwachung am Arbeitsplatz ohne Zustimmung des Betriebs- oder Personalrats gestattet ist.

In Einzelfällen ist es auch erlaubt zu dokumentieren, wenn ein Mitarbeiter auf besonders sensible oder geschützte Daten zugreift.

Illegale PC-Überwachung am Arbeitsplatz: Wie funktioniert sie?

Selbst wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, die dem Arbeitgeber die PC-Überwachung am Arbeitsplatz gestatten, darf er sich dazu nicht jedes möglichen Mittels bedienen.

Mittlerweile hat sich in der Software-Entwicklung ein ganzes Genre gebildet, das sich ausschließlich mit der PC-Überwachung am Arbeitsplatz beschäftigt. Zwar können die meisten dieser Programme mit einer speziellen Antispy-Software aufgespürt werden, aber in vielen Unternehmen können die Angestellten selbst keine Software auf ihren Arbeits-PCs installieren, weil ihnen die Berechtigung dazu fehlt. Demzufolge bleiben die Überwachungsprogramme häufig von den Mitarbeitern unentdeckt.

Die PC-Überwachung am Arbeitsplatz kann dank diesen Programmen sehr umfangreich und differenziert erfolgen und die Funktionen der verschiedenen Softwares variieren mitunter erheblich. Hier einige Beispiele, was die Programme leisten können:

• Sie erstellen in regelmäßigen Abständen Screenshots und speichern diese.
• Chat-Nachrichten, sämtliche E-Mail-Korrespondenz und die Nutzung sozialer Medien werden mittels Screenshots festgehalten.
• Sie legen Protokolle über die Adressen der besuchten Internetseiten an und verzeichnen die jeweilige Dauer, die der Nutzer auf der Seite verweilt hat.
• Es werden Protokolle über die Nutzungsdauer der aufgerufenen Programme auf dem PC erstellt.
• Sie überwachen die Eingabe in Suchmaschinen, Veränderungen an der Ordnerstruktur und die Zwischenablage.
• Angeschlossene USB-Sticks und USB-Laufwerke werden überprüft.
• Schlüsselwörter in E-Mails werden erkannt und lösen einen automatischen Alarm aus.
• Die Eingaben über die Tastatur werden mit einem sog. Keylogger gespeichert.

Eine derartig umfassende und permanente technische PC-Überwachung am Arbeitsplatz ist grundsätzlich untersagt. Nur wenn ausreichende Gründe vorliegen, die eine derartige Kontrolle der Angestellten rechtfertigt, ist der Einsatz dieser Programme im Einzelfall gestattet. Entscheidend hierbei ist, dass die betroffenen Mitarbeiter über die PC-Überwachung am Arbeitsplatz informiert werden.

Dies git vor allem für die zuletzt genannten Keylogger, wie das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom Juli 2017 (Az. 2 AZR 681/16) entschied.

In dem betreffenden Fall hatte der beklagte Arbeitgeber seinem Angestellten fristlos gekündigt, weil dieser seinen Arbeitscomputer in erheblichem Maße für private Zwecke verwendet hatte. Dies ergab die Auswertung der PC-Überwachung am Arbeitsplatz mittels eines Keyloggers. Das Programm war zuvor ohne hinreichenden Grund und ohne Kenntnis des Nutzers auf dem Computer installiert worden.

Das Bundesarbeitsgericht gab deshalb der Klage des Angestellten gegen die Kündigung recht, da die vom Keylogger gewonnenen Ergebnisse nicht hätten verwertet werden dürfen. Die Kündigung beruhte somit auf unzulässigen Informationen und war deshalb unrechtmäßig.

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