Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice?

Arbeitszeiterfassung: Die gesetzliche Regelung

Um Arbeitnehmer zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vorzugeben, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es ist uneingeschränkt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland gültig und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und dergleichen. Einige Branchen und Jobs sind von diesen Regelungen jedoch ausgenommen, so zum Beispiel Chefärzte, Schiffsbesatzung oder der öffentliche kirchliche Dienst.

Im Arbeitsgesetz ist auch die Arbeitszeiterfassung festgehalten. Dazu heißt es im § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweise“:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Eine richtige Arbeitszeiterfassung ist also Pflicht. Dies hat jedoch nicht eine minutiöse Überwachung der Arbeitnehmer zum Ziel; vielmehr geht es darum, dass die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten von acht Stunden bzw. der wöchentlichen 40 Stunden nicht überschritten werden. Eine Arbeitszeiterfassung kann also als ein Kontrollinstrument begriffen werden, welches die im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachweislich belegen kann.

Wie verhalten sich Arbeitszeiterfassung und Datenschutz zueinander?

Was den technischen Fortschritt betrifft, so ist in den letzten Jahrzehnten wohl kaum ein Bereich des täglichen Lebens unberührt geblieben. Arbeitsvorgänge werden im großen Stile digitalisiert – welche Negativauswirkungen dies mit sich bringen kann, zeigt sich erst nach und nach. Auch wenn das Thema Datenschutz wohl eher in Zusammenhang mit Internetaktivitäten aufkommt, ist es auch hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung von Bedeutung.

Wie der obige Ausschnitt zeigt, ist im ArbZG lediglich festgelegt, dass eine Arbeitszeiterfassung vom Arbeitsrecht her pflichtmäßig vorgeschrieben ist. Wie diese jedoch genau aussieht, darüber gibt der Gesetzestext keine Auskunft. Neue und vielseitige Technologien machen es theoretisch möglich, noch andere Daten abseits der Arbeitszeiterfassung zu generieren.

Auch wenn derartige Szenarien zum momentanen Zeitpunkt noch wie Zukunftsmusik erscheinen, könnten sie früher Realität werden als gedacht. Schon heute sind Programme und Geräte zur Personalzeiterfassung im Einsatz, welche nicht nur den Beginn und das Ende einer Schicht aufzeichnen, sondern daneben noch andere interne Funktionen erfüllen.

Das ArbZG gibt zur Form der Zeiterfassung von Arbeitszeit keine Vorgaben. Dennoch sind Arbeitnehmer rechtlich nicht ungeschützt. Bei der Arbeitszeiterfassung greift vom Gesetz her nämlich nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch das Verwaltungsrecht – genauer gesagt das Bundesdatenschutzgesetz.

Dieses hieß vormals „Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung“ und wird im Mai 2018 von der länderübergreifenden EU-Datenschutz-Grundverordnung abgelöst.

Die durch eine digitale Arbeitszeiterfassung festgehaltenen Zeiten zählen nämlich zu den personenbezogenen Daten. In der Anlage zu § 9 des BDSG heißt es:

Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.

Deshalb sind folgende Prinzipien festgehalten, welche einen Missbrauch oder die Weitergabe von solchen personenbezogenen Daten, inklusive denen der Arbeitszeiterfassung, verhindern sollen:

• Zutrittskontrolle: Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen muss begrenzt sein
• Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme sollen nicht von Unbefugten genutzt werden
• Weitergabekontrolle: Bei der Übertragung von Daten, auch denen der Arbeitszeiterfassung, muss ein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten nach Möglichkeit stets verhindert werden
• Eingabekontrolle: Wenn Daten verändert wurden, muss nachvollziehbar sein, wer dies getan hat
• Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet
• Verfügbarkeitskontrolle: Daten sind vor Verlust und Zerstörung geschützt
• Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch entsprechend getrennt zu verarbeiten

Der letzte Punkt wird hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung besonders wichtig: Da diese lediglich zur Bestimmung der Arbeitszeiten dienen, dürfen Sie nicht für andere Zwecke eingesetzt werden. Somit ist gesetzlich festgelegt, dass auch die Daten der Arbeitszeiten einem Datenschutz unterliegen, welcher einen Missbrauch verhindern soll und die Rechte des Einzelnen schützt.

Mittel und Wege der Arbeitszeiterfassung

Da die Form der Arbeitszeiterfassung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist und zudem nicht jeder Job dem anderen gleicht, gibt es dementsprechend verschiedene Wege, eine solche Dokumentation der Arbeitszeiten vorzunehmen. Diese unterscheiden sich nicht nur in ihren Hilfsmitteln voneinander, sondern auch, wer die Aufzeichnung vornimmt oder ob sie gar automatisch ohne weiteres Zutun abläuft.

Die einfache Arbeitszeiterfassung durch Niederschrift

Wer wann gekommen und gegangen ist, wird nicht selten immer noch schriftlich festgehalten – vor allem bei einer übersichtlichen Anzahl von Mitarbeitern. Die simpelste Variante zur Arbeitszeiterfassung ist deshalb ein Formular, welches händisch ausgefüllt wird. Auch wenn die Personalzeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, sind die Muster zur Arbeitszeiterfassung nicht genormt. Wichtig ist ja nur, dass über die Dokumente die entsprechenden Arbeitszeiten notiert und die Bögen entsprechend der vorgeschriebenen Frist von zwei Jahren aufbewahrt werden.

Diese vergleichsweise einfache Arbeitszeiterfassung macht es möglich, dass kulanter mit Stunden und Gleitzeit umgegangen werden kann. Wenn Betriebe zum Beispiel auf das Modell der Vertrauensarbeitszeit setzen, ist das von entscheidendem Vorteil.

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Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Muster handelt. Übernehmen Sie dieses daher nicht unverändert.

Arbeitszeiterfassung als Muster (.doc) Arbeitszeiterfassung als Muster (.pdf)

Die elektronische Arbeitszeiterfassung durch Dateneingabe oder -generierung

Für viele ist die Arbeitszeiterfassung durch eine Stempeluhr, wie sie oft noch in Filmen gezeigt wird, ein Relikt vergangener Zeiten – gleichwohl kommen digitalisierte Versionen derselben heute nach wie vor zum Einsatz.

So läuft heute in vielen Betrieben die Arbeitszeiterfassung über ein Gerät, welches vom Prinzip her genauso funktioniert: Zu Beginn und Ende einer Schicht muss dieses passiert und betätigt werden – nur dass die entsprechenden Zeiten heute nicht mehr (nur) auf Stempelkarten, sondern in digitalen Systemen nachzuweisen sind. Mit dem Kauf wird nicht nur der Apparat selbst erworben, sondern auch die Lizenz für ein passendes Computerprogramm, über welches die Dateneinsicht und -verarbeitung am PC erfolgt.

In der Regel ist in den Kaufbeschreibungen der elektrischen Geräte zur Arbeitszeiterfassung von einem „Teminal“ und nicht von einer Stempeluhr die Rede – schließlich ist der Begriff im Hinblick auf die Wirkungsweise nicht mehr korrekt. Beginn und Ende einer Schicht werden nicht mehr gestempelt, sondern als Daten generiert und innerhalb des Systems abgespeichert. Zwar sind vereinzelt auch noch die inzwischen veralteten Stempelkarten anzutreffen, jedoch funktioniert in der Mehrheit der Fälle die Arbeitszeiterfassung durch einen Chip oder eine Chipkarte, welche bei einer stationären Apparatur eingecheckt werden. Diese sind mit einer Nummer oder dem Namen des Arbeitnehmers versehen und machen ihn so identifizierbar. Andere Systeme arbeiten sogar mit dem Fingerabdruck der Arbeitnehmer.

Daneben ist es auch möglich, eine Arbeitszeiterfassung über ein Programm oder einen Onlinedienst ausschließlich am Rechner vorzunehmen. Während käufliche Software grundsätzlich auch ohne Internet funktioniert, kann auch über das Anmelden bei einem entsprechenden Onlineportal die Verwaltung und Dokumentation der Arbeitszeiten vorgenommen werden.

Hier müssen die Daten dann manuell in die entsprechenden Fenster eingetragen werden – was im Grunde genommen einfach eine moderne Version der schriftlichen Arbeitszeiterfassung durch eine Tabelle oder dergleichen ist.

Diese Arten von Arbeitszeiterfassung, welche auf der Niederschrift bzw. händischen Eingabe von Arbeitszeiten basiert, bergen natürlich Gefahren des Missbrauchs. Arbeitgeber könnten Arbeitnehmern Leistungen unterschlagen, indem zum Beispiel Überstunden nicht verzeichnet werden. Andersherum können sich Arbeitnehmer – insofern Sie das Verzeichnis selbst führen dürfen – Stunden aufschreiben lassen, welche Sie gar nicht gearbeitet haben. Ein derartiges Rumtricksen ist bei automatisierten Vorgängen oder einem Einloggen nicht so einfach zu bewerkstelligen.

Moderne Arten der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitswelt befindet sich, gesellschaftlich bedingt, in konstantem Wandel. Berufe sterben aus, andere kommen hinzu. Neue, vor einigen Jahren noch nicht existente Arbeitsplätze entstehen, und gerade heutzutage brechen immer mehr selbstständige Freelancer das althergebrachte Beschäftigungsverhältnis auf.

Dementsprechend verändert sich natürlich auch die Art und Weise, wie sich Arbeitnehmer organisieren. Die bereits erwähnte Arbeitszeiterfassung durch Software- oder Chipformate ist dabei nur eine Möglichkeit: Da der Datenabgleich und die Synchronisierung von Geräten untereinander immer einfacher wird, kann die Dokumentation der persönlichen Stunden theoretisch auf nahezu jedem digitalen Endgerät vorgenommen werden.

So existiert eine Vielzahl von digitalen Dienstleistungen, welche sowohl über Webangebote als auch über mobile Apps oder auch eben Chipformate eine umfassende Datenerhebung der Arbeitnehmer vornimmt. So kann nicht nur das Kommen und Gehen nachvollzogen werden, sondern auch jegliche Arbeitsunterbrechungen, wie Mittag, Raucherpausen oder eventuelle Arbeitszeitverletzungen.

Solche Programme bieten oft weit mehr als eine automatische Arbeitszeiterfassung an; Arbeitgeber können alle Belange rund um Arbeitszeit organisieren, wie Fehl– und Krankheitstage, Urlaube und anderes. Arbeitszeit und -erfolge, eine Zu- oder Abnahme von Geschäftigkeit kann statistisch über den Tag, den Monat oder ein ganzes Jahr nachvollzogen werden.

Während ein solches Managementtool Arbeitgebern eine umfassende Kontrolle über Arbeitsvorgänge und somit Möglichkeiten der Optimierung bereitstellt, fühlen sich Arbeitnehmer häufig unnötig überwacht. Eine zu detaillierte Aufzeichnung aller Vorgänge setzt unter Druck, das Gefühl der Diffamierung und auch einer fehlenden Privatsphäre macht sich da schnell breit. Möchte ein Arbeitgeber eine solche Arbeitszeiterfassung einführen, dann sollte dies den Arbeitnehmern transparent gemacht werden – was zu welchem Zeitpunkt wie aufgezeichnet und verwertet wird. Ein heimliches Ausspionieren oder der ständige Hinweis auf einzuhaltende Zeiten sorgt für Unmut und eine schlechte Atmosphäre am Arbeitsplatz.

Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige?

Entschließt sich ein Arbeitgeber zu einer Arbeitszeiterfassung, dann hat er also verschiedene Möglichkeiten, diese durchzuführen. Doch nicht jedes System oder Gerät ist dabei gleich nützlich. Suchen Sie eine passende Arbeitszeiterfassung, dann müssen bei der Wahl verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:

Art des Betriebes

Als Erstes stellt sich dabei die Frage, ob bei der betroffenen Branche eine Arbeitszeiterfassung überhaupt sinnvoll ist. In vielen Jobs ist es nämlich nicht nötig, jedes Mal eine genaue Dokumentierung der Arbeitszeit vorzunehmen, weshalb Arbeitgeber mit pauschalen Arbeitszeiten rechnen. Dies trifft zum Beispiel für die meisten Büro- und Beamtentätigkeiten zu.

Organisation des Betriebes

Als Nächstes steht im Raum, wie der betroffene Arbeitsplatz innerbetrieblich organisiert ist. Handelt es sich zum Beispiel um ein internationales Franchise mit länderübergreifenden Maßstäben, dann ist zumeist auch die Art der Arbeitszeiterfassung vereinheitlicht. Ein eher unabhängiger, mittelständiger Konzern kann hier hingegen freier wählen. Auch die Anzahl der Mitarbeiter und deren Verhältnis zueinander spielt natürlich eine große Rolle: Die Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe ist in der Regel lockerer als die für große Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern.

Das jeweilige Arbeitszeitmodell

Wie, wann und wo gearbeitet wird, hat natürlich Einfluss darauf, was überhaupt als Arbeitszeit gilt. Denn bekanntlich gibt es nicht überall einheitliche Kernzeiten von 09:00 Uhr bis 17:00. Schichtdienst, Kundenservice, Auftragsarbeiten, Arbeiten auf Abruf oder Job-Sharing – all das muss berücksichtigt werden.

Die eigene Präferenz

Nicht zuletzt ist die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung auch immer eine persönliche Geschmackssache: Je nachdem, was gefällt und womit lieber gearbeitet wird, das wird auch genutzt. Der Vorsitzende einer Kartonagenfabrik beispielsweise wählt ein digitales Zeiterfassungssystem, welche am Eingang einer Halle angebracht wird – wohingegen ein technikaffiner Chefdesigner, der oft unterwegs ist, lieber eine App zur Arbeitszeiterfassung benutzt.

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Über den Autor

Jan Frederik Strasmann, LL. M.

Jan Frederik Strasmann schreibt für arbeitsrechte.de u. a. über Themen zu Kündigung und Abmahnung. Er studierte an der Universität Bremen und absolvierte sein Referendariat am OLG Celle. Seinen Master of Laws (LL. M.) erwarb er in Dublin. Seit 2014 ist er zugelassener Rechtsanwalt.

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