Kurz & knapp: Der Urlaubsantrag
Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) haben Arbeitnehmenden Anspruch auf bezahlten Urlaub; unabhängig davon, ob es sich um eine Anstellung in Vollzeit, Teilzeit oder um einen Minijob handelt. Um Ihren Urlaubsanspruch zu wahrzunehmen und die ihnen zustehenden Urlaubstage zu nutzen, müssen Beschäftigte einen Urlaubsantrag stellen und genehmigen lassen.
Urlaubsanträge sind an keine besondere Form gebunden; sie können formlos schriftlich (bspw. als E-Mail oder in Papierform) sowie mündlich (bspw. durch Absprache mit der Führungskraft) erfolgen. Ein in Schriftform gestellter Antrag sollte allerdings gewisse Daten wie etwa Namen des Angestellten und genaue Angaben zur Urlaubszeit (Start- und Enddatum und Anzahl der Urlaubstage) enthalten. Oft bieten Firmen für den Urlaubsantrag eine Vorlage/ Muster zum Ausfüllen an. Weitere Informationen diesbezüglich erhalten Sie hier.
Es gibt keine gesetzlich geregelte Frist für die Antragsstellung, die Beschäftige beachten müssen, um zum Beispiel zu vermeiden, dass ihr Urlaub verweigert wird. Eine Frist für einen Urlaubsantrag kann sich allenfalls aus dem Arbeitsvertrag, bzw. dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Es ist jedoch durchaus sinnvoll, den gewünschten Urlaub frühzeitig zu beantragen, damit sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber Planungssicherheit haben.
Inhalt
Wie kann ein Urlaubsantrag aussehen?
Urlaubsanträge können sowohl schriftlich als auch mündlich per Telefon oder durch Absprache mit der Führungskraft erfolgen. Ein schriftlicher Urlaubsantrag kann formlos sowohl als E-Mail als auch Papierform gestellt werden. Er sollte allerdings folgende Daten enthalten:
- Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters
- ggf. Personalnummer und Abteilung (bei größeren Unternehmen)
- die beantrage Urlaubszeit (Start- und Enddatum und sowie Anzahl der Urlaubstage)
- Datum und ggf. Unterschrift (bei Papierform) des Mitarbeiters
Viele Unternehmen bieten vorgefertigte Muster/ ein Formular für den Urlaubsantrag zum Ausfüllen an. Daneben ist ein Vordruck für einen Urlaubsantrag auch gewerblich im Handel zu kaufen, während Sie im Internet auch einen kostenlose Vorlage für den Urlaubsantrag zum Download finden können. Zwischenzeitlich gibt es ebenfalls Abwesenheitsplaner, mit denen Angestellte digitale Urlaubsanträge
Urlaubsantrag: Existieren Fristen für Arbeitnehmer oder Arbeitgeber?
Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer keine gesetzlich vorgegebenen Fristen berücksichtigen, damit ihr Urlaub bewilligt wird. In der Regel sollen Angestellte Anträge für mehrwöchige Urlaube frühestmöglich stellen, damit der Arbeitgeber genügend Zeit hat, um auf die Abwesenheit des Mitarbeiters zu reagieren, und beispielsweise dessen Vertretung durch andere Beschäftigte zu organisieren.
Bestimmte Antragsfristen können jedoch durch tarif- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen oder durch die Betriebsvereinbarung getroffen werden. Beispielsweise geben einige Unternehmen vor, dass Angestellte ihren Urlaub oder zumindest einen Großteils des Urlaub für das kommende Jahr bereits im laufenden Kalenderjahr stellen müssen, damit die Firma einen reibungslosen Betriebsablauf (bspw. während einer Hochsaison) sicherstellen kann.
Dahingegen ist der Urlaubsantrag mit einer Frist für den Arbeitgeber verbunden: Schriftliche Urlaubsanträge sollten Vorgesetze innerhalb von sieben bis zehn Tagen beantworten. Bei berechtigten Gründen kann sich Bearbeitungsfrist verlängern; dies kann etwa der Fall sein, wenn die Führungskraft besonders viele Urlaubsanträge auf einmal koordinieren muss.
Einen mündlichen Urlaubantrag muss im Sinne von § 147 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) grundsätzlich sofort angenommen oder abgelehnt werden. Die Führungskraft hat jedoch auch die Möglichkeit, ein bestimmtes Datum festzusetzen, bis zu dem sie über den Antrag entscheidet. Sie kann den Angestellten ebenfalls dazu auffordern, den Urlaubsantrag schriftlich (bspw. per Formular oder formlos) zu stellen.
Beachten Sie! Wenn Ihr Arbeitsgeber den Urlaubantrag mündlich genehmigt hat, ist es ratsam, diese Genehmigung zur Sicherheit nachträglich schriftlich zu bzw. festzuhalten.
Genehmigung beim Urlaubsantrag: Wann gilt der Antrag als genehmigt?
Bei einem Urlaubsantrag gilt die Genehmigung erst dann als sicher, wenn der Arbeitgeber seine Bewilligung ausdrücklich schriftlich oder mündlich mitgeteilt hat. Es gibt keine Frist, nach der ein Antrag automatisch als bewilligt gilt.
Zum Beispiel gilt ein Urlaubantrag nach 4 Wochen nicht automatisch als genehmigt, wenn der Arbeitnehmer bis dahin keine Bestätigungen erhalten hat. Bekommt ein Angestellter auf seinen Urlaubsantrag keine Rückmeldung, muss er diesen vielmehr als abgelehnt betrachten und sollte sich diesbezüglich an die Führungskraft wenden.
Wann können Arbeitnehmer Urlaubsanträge ablehnen? Gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG müssen Arbeitnehmer die Urlaubswünsche eines Angestellten berücksichtigen; ein Urlaubsantrag kann nur abgelehnt werden, wenn folgende triftigen Umstände vorliegen: 1. Dringende betriebliche Gründe (bspw. die Hochsaison) oder krankheitsbedingte Ausfälle erfordern die Anwesenheit eines Mitarbeiters. 2. Andere Mitarbeiter (bspw. Eltern oder Angestellte die altersbedingt Erholung benötigen) haben aus sozialen Gründen Vorrang.
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