Krankmeldung beim Arbeitgeber – Worauf sollten Sie achten?

Verschnupft, Dauerhusten, dröhnender Kopf, aber auch ein eingegipster Arm oder gar ein Krankenhausaufenthalt können Gründe für eine Krankschreibung sein. Doch viele Arbeitnehmer fragen sich in einer solchen Situation, was es bezüglich der Arbeitsstelle zu beachten gibt. Nicht selten sind sie verunsichert.

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Wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber sein? Gibt es gesetzliche Vorschriften, die dabei beachtet werden sollten? Außerdem fragen sich Arbeitnehmer häufig: Wie melde ich mich eigentlich krank beim Arbeitgeber?

Im folgenden Ratgeber bekommen Sie einen Überblick darüber, welche Fristen bezüglich der Krankmeldung beim Arbeitgeber gelten und auf welchem Wege diese erfolgen sollte. Zudem zeigen wir Ihnen, wie es aussehen könnte, wenn Sie sich krankmelden. Dafür haben wir für Sie ein Beispiel aufgeführt, an dem Sie sich bei Ihrer nächsten Krankmeldung orientieren können.

In welchem Fall muss eine Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgen?

Oft herrscht eine gewisse Verunsicherung, wenn es darum geht, dem Arbeitgeber eine Krankmeldung zu übermitteln. Viele befürchten, etwas falsch zu machen und einer Abmahnung oder gar Kündigung ins Angesicht blicken zu müssen. Doch zu solchen arbeitsrechtlichen Konsequenzen muss es nicht kommen, wenn Sie im Vorfeld einiges beachten.

Prinzipiell gilt, dass Sie mit einer Krankmeldung zwei Pflichten nachkommen müssen. Das sind die

• Anzeigepflicht und
• die Nachweispflicht.

Diesen Pflichten entsprechend sind die Krankmeldung sowie die sogenannte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder der „gelbe Zettel“ voneinander zu unterscheiden.

Dabei ist die Krankmeldung beim Arbeitgeber auch im Gesetz festgelegt und durch den § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) geregelt. Dieser rechtlichen Grundlage folgend sollte die Krankmeldung bei Ihrem Arbeitgeber unverzüglich erfolgen. Das meint, dass die Mitteilung ohne schuldhaftes Zögern beziehungsweise Verzögern Ihrerseits gemacht werden muss.

Sobald Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit bemerken, sollten Sie sich krankmelden beim Arbeitgeber. Das heißt konkret, vor Arbeitsbeginn muss der Arbeitgeber informiert sein, damit dieser auf den Ausfall entsprechend reagieren kann. Viele machen den Fehler, dass sie mit der Krankmeldung an den Arbeitgeber solange warten, bis sie vom Arzt wieder kommen. Das kann jedoch verheerend sein. Denn nicht selten müssen Sie gerade nach einem Wochenende lange warten, bis Sie überhaupt eine Diagnose gestellt bekommen.

Melden Sie sich gar nicht, geht der Arbeitgeber davon aus, dass Sie unentschuldigt fehlen. Das kann wiederum eine Abmahnung begründen. Es ist ratsam, dass Sie Bescheid geben, auf dem Weg zum Arzt zu sein.

Krankmeldung: Wann diese konkret beim Arbeitgeber erfolgt sein muss, ist häufig im Arbeitsvertrag oder in den betrieblichen Vereinbarungen verankert.

Neben der Unmittelbarkeit der Meldung ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie dem Arbeitgeber oder einem Vorgesetzten von Ihrer Arbeitsunfähigkeit berichten. Eine kurze Nachricht an die Kollegen reicht meist nicht. Jedoch sind hier interne Richtlinien sowie Regelungen im Arbeitsvertrag entscheidend.

Daneben ist es bei der Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber unerlässlich, dass Sie die voraussichtliche Dauer angeben.

Vorschriften darüber, wie eine Krankmeldung für den Arbeitgeber auszusehen hat, gibt es nicht. Sie können dies formfrei erledigen. Die meisten ziehen wohl ein Telefonat vor. Dabei kann ein Zeuge ebenso hilfreich sein wie eine kurze Notiz, mit wem Sie sich unterhalten haben. Dies ist besonders bei größeren Unternehmen zu empfehlen. Eine Krankmeldung beim Arbeitgeber per E-Mail ist auch zulässig. Notieren Sie sich Datum und Uhrzeit, machen Sie gegebenenfalls einen Screenshot.

Der Arbeitgeber zweifelt die Krankmeldung an

Gehen Sie mit einer Krankmeldung zum Arbeitgeber, kann es vorkommen, dass Ihre Arbeitsunfähigkeit infrage gestellt wird. Sollte dies der Fall sein, muss der Arbeitgeber Tatsachen vortragen, die diese ernsthaften Zweifel begründen. Es müssen demnach Gegenbeweise erbracht werden. Derartige Nachforschungen dürfen jedoch nicht in die Privatrechte des Arbeitnehmers eingreifen.

Zweifel können sich aus der Bescheinigung selbst ergeben oder auf die Umstände des Zustandekommens der Krankschreibung sowie die Verhaltensweise des Arbeitnehmers zurückzuführen sein.

Ist die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich vorgetäuscht, kann Sie der Arbeitgeber außerordentlich kündigen und sogar die Entgeltfortzahlung für den entsprechenden Zeitraum zurückfordern.

Wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber vorliegen?

Vor allem bezüglich der Fristen gibt es immer wieder Unsicherheiten auf Seiten der Arbeitnehmer. Wann erfolgt die Vorlage der Krankmeldung zu spät beim Arbeitgeber? Welche Fristen sind einzuhalten?

Grundsätzlich gilt gemäß Gesetz, dass bei einer Krankheit, die voraussichtlich länger als drei Tage dauert, eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden muss, um der Nachweispflicht entsprechend nachzukommen. Diese sollte spätestens am vierten Tag der Krankheit beim Arbeitgeber liegen. Wie Sie dies bewerkstelligen, obliegt Ihnen. In diesem Zusammenhang sind die Kalender- und nicht die Arbeitstage entscheidend.

Ein Zurückdatieren des Krankenscheins ist nur in Ausnahmefällen zulässig. In der Regel gilt jedoch, dass der Arzt zur taggenauen Ausstellung verpflichtet ist. Sollte ein späterer Zeitpunkt vermerkt worden sein, sind Sie bis dahin unentschuldigt der Arbeit ferngeblieben.

Kann der Arbeitgeber eine Krankmeldung auch ab dem 1. Tag verlangen?

Häufig orientieren sich Arbeitnehmer an den gesetzlichen Vorschriften und der üblichen Vier-Tage-Frist bezüglich einer Krankmeldung beim Arbeitgeber. Doch der Arbeitgeber kann gemäß § 5 Abs. 1 EntgFG auch verlangen, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits am ersten Krankentag vorgelegt werden muss:

[…] Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen […].“

Dieser frühere Zeitpunkt kann bereits im Arbeits- oder im Tarifvertrag verankert sein. Des Weiteren hat der Arbeitgeber beziehungsweise der Vorgesetzte aufgrund seines Direktionsrechts die Möglichkeit, eine Vorlage der Krankmeldung bereits vor Ablauf der gesetzlichen Frist einzufordern.

Sonderfall: Welche Fristen sind einzuhalten, wenn das Kind erkrankt?

Junge Mütter und Väter müssen meist zu Hause bleiben, wenn ein Sprössling erkrankt. Wenn Sie dadurch als Arbeitnehmer ausfallen, sollte der Arbeitgeber auch darüber informiert werden.

In einer solchen Situation müssen Sie eine Bescheinigung vom Kinderarzt vorlegen, wenn eine Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgt. Dabei handelt es sich jedoch nicht um den „gelben Schein“, sondern um einen Nachweis, dass Ihr Kind Pflegebedarf hat.

In der Regel muss der Arbeitgeber bei einer kurzen Erkrankung von maximal fünf Tagen weiter zahlen. Andernfalls gilt, dass Sie Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung haben. Dabei stehen ihnen pro Kind zehn, höchstens 20 Tage im Jahr zu. Für Alleinerziehende verdoppeln sich diese Zeiten.

Krankmeldung beim Arbeitgeber: Vorlage

Im Folgenden finden Sie eine Krankmeldung an den Arbeitgeber in einem Mustertext. Wie bereits angesprochen, müssen Sie zwar nicht auf bestimmte formale Aspekte achten, aber das nachstehende Beispiel kann Ihnen helfen, die richtigen Worte zu finden.

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