Krankmeldung beim Arbeitgeber: Worauf sollten Sie achten?

Krankmeldung beim Arbeitgeber richtig einreichen

Wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgen? Gibt es gesetzliche Vorschriften, die dabei beachtet werden sollten? Außerdem fragen sich Arbeitnehmer häufig: Wie melde ich mich eigentlich richtig krank beim Arbeitgeber?

Im folgenden Ratgeber bekommen Sie einen Überblick darüber, welche Fristen bezüglich der Krankmeldung beim Arbeitgeber gelten und auf welchem Wege diese erfolgen sollte. Zudem liefern wir Ihnen für die Krankmeldung beim Arbeitgeber eine Vorlage, welche Sie herunterladen und ausfüllen können.

Krankmeldung beim Arbeitgeber: Vorlage

Im Folgenden finden Sie eine Krankmeldung an den Arbeitgeber als Mustertext. Grundsätzlich gibt es keine rechtliche Vorgabe, wie ein solches Schreiben aussehen muss. Unsere Vorlage für eine Krankmeldung beim Arbeitgeber stellt daher lediglich eine Orientierung dar.

In welchem Fall muss eine Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgen?

Oft herrscht eine gewisse Verunsicherung, wenn es darum geht, dem Arbeitgeber eine Krankmeldung zu übermitteln. Viele befürchten, etwas falsch zu machen und einer Abmahnung oder gar Kündigung ins Angesicht blicken zu müssen. Doch zu solchen arbeitsrechtlichen Konsequenzen muss es nicht kommen, wenn Sie im Vorfeld einiges beachten.

Prinzipiell gilt, dass Sie mit einer Krankmeldung zwei Pflichten nachkommen müssen. Das sind die

• Anzeigepflicht (Krankmeldung) und
• die Nachweispflicht (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung).

Dabei ist die Krankmeldung beim Arbeitgeber auch im Gesetz festgelegt und durch § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) geregelt. Demnach sollte die Krankmeldung bei Ihrem Arbeitgeber unverzüglich erfolgen.

Sobald Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit bemerken, sollten Sie sich krankmelden bei Ihrem Arbeitgeber. Das muss vor Ihrem vertraglich vereinbarten Arbeitsbeginn geschehen. Sie müssen also den Chef informieren, auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch keinen Arzt aufgesucht haben.

Melden Sie sich gar nicht, geht der Arbeitgeber davon aus, dass Sie unentschuldigt fehlen. Das kann wiederum eine Abmahnung begründen. Es ist ratsam, dass Sie Bescheid geben, auf dem Weg zum Arzt zu sein.

Krankmeldung: Wann diese konkret beim Arbeitgeber erfolgt sein muss, ist häufig im Arbeitsvertrag oder in den betrieblichen Vereinbarungen verankert.

Neben der Unmittelbarkeit der Meldung ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie dem Arbeitgeber oder einem Vorgesetzten von Ihrer Arbeitsunfähigkeit berichten. Eine kurze Nachricht an die Kollegen reicht meist nicht. Jedoch sind hier interne Richtlinien sowie Regelungen im Arbeitsvertrag entscheidend.

Daneben ist es bei der Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber unerlässlich, dass Sie die voraussichtliche Dauer angeben.

Vorschriften darüber, wie eine Krankmeldung für den Arbeitgeber auszusehen hat, gibt es nicht. Sie können dies formfrei erledigen. Bei vielen Unternehmen erfolgt die Krankmeldung beim Arbeitgeber per E-Mail oder telefonisch.

Dem Arbeitgeber die Krankmeldung übermitteln: So gehen Sie vor

Wenn Sie bei einer Krankmeldung beim Arbeitgeber die nachfolgenden Schritte beachten, riskieren Sie keine Abmahnung und können sich beruhigt auf Ihre Genesung konzentrieren:

• Sie stellen fest, dass Sie krank sind und nicht arbeiten können? Melden Sie sich umgehend bei Ihrem Arbeitgeber (in der Regel beim Vorgesetzten und der Personalabteilung).
• Droht ein längerer Ausfall? Suchen Sie einen Arzt auf.
• Der Arzt schreibt Sie für einen bestimmten Zeitraum arbeitsunfähig.
• Teilen Sie diesen Zeitraum unverzüglich Ihrem Arbeitgeber mit und informieren Sie die Personalabteilung darüber, dass eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt.
• Werden Sie gesund und nehmen Sie die Arbeit erst wieder auf, wenn es Ihnen wieder gut geht!

Gut zu wissen: Haben Sie eine Erkältung, ist in aller Regel auch eine telefonische Krankschreibung möglich. Das verhindert, dass Sie in die Praxis müssen und ggf. andere Patienten anstecken.

Der Arbeitgeber zweifelt die Krankmeldung an: Und nun?

Gehen Sie mit einer Krankmeldung zum Arbeitgeber, kann es vorkommen, dass Ihre Arbeitsunfähigkeit in Frage gestellt wird. Sollte dies der Fall sein, muss der Arbeitgeber Tatsachen vortragen, die diese ernsthaften Zweifel begründen. Derartige Nachforschungen dürfen jedoch nicht in die Privatrechte des Arbeitnehmers eingreifen.

Zweifel können sich aus der Bescheinigung selbst ergeben oder auf die Umstände des Zustandekommens der Krankschreibung sowie die Verhaltensweise des Arbeitnehmers zurückzuführen sein.

Ist die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich vorgetäuscht, kann Sie der Arbeitgeber außerordentlich kündigen und sogar die Entgeltfortzahlung für den entsprechenden Zeitraum zurückfordern.

Wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber vorliegen?

Vor allem bezüglich der Fristen gibt es immer wieder Unsicherheiten auf Seiten der Arbeitnehmer. Wann erfolgt die Vorlage der Krankmeldung zu spät beim Arbeitgeber? Welche Fristen müssen Sie einhalten?

Grundsätzlich gilt gemäß Gesetz, dass bei einer Krankheit, die voraussichtlich länger als drei Tage dauert, eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden muss, um der Nachweispflicht entsprechend nachzukommen. Diese sollte spätestens am vierten Tag der Krankheit beim Arbeitgeber liegen. Wie Sie dies bewerkstelligen, obliegt Ihnen. In diesem Zusammenhang sind die Kalender- und nicht die Arbeitstage entscheidend.

Ein Zurückdatieren des Krankenscheins ist nur in Ausnahmefällen zulässig. In der Regel gilt jedoch, dass der Arzt zur taggenauen Ausstellung verpflichtet ist. Sollte ein späterer Zeitpunkt vermerkt worden sein, sind Sie bis dahin unentschuldigt der Arbeit ferngeblieben.

Kann der Arbeitgeber eine Krankmeldung auch ab dem 1. Tag verlangen?

Häufig orientieren sich Arbeitnehmer an den gesetzlichen Vorschriften und der üblichen Vier-Tage-Frist bezüglich einer Krankmeldung beim Arbeitgeber. Doch der Arbeitgeber kann gemäß § 5 Abs. 1 EntgFG auch verlangen, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits am ersten Krankentag vorgelegt werden muss:

[…] Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen […].“

Dieser frühere Zeitpunkt kann bereits im Arbeits- oder im Tarifvertrag verankert sein. Des Weiteren hat der Arbeitgeber beziehungsweise der Vorgesetzte aufgrund seines Direktionsrechts die Möglichkeit, eine Vorlage der Krankmeldung bereits vor Ablauf der gesetzlichen Frist einzufordern.

Sonderfall: Welche Fristen sind einzuhalten, wenn das Kind erkrankt?

Junge Mütter und Väter müssen meist zu Hause bleiben, wenn ein Sprössling erkrankt. Wenn Sie dadurch als Arbeitnehmer ausfallen, sollte der Arbeitgeber auch darüber informiert werden.

In einer solchen Situation müssen Sie eine Bescheinigung vom Kinderarzt vorlegen, wenn eine Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgt. Dabei handelt es sich jedoch nicht um den „gelben Schein“, sondern um einen Nachweis, dass Ihr Kind Pflegebedarf hat.

In der Regel muss der Arbeitgeber ihr Gehalt bei einer kurzen Erkrankung von maximal fünf Tagen weiterzahlen. Andernfalls gilt, dass Sie Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung haben. Dabei stehen ihnen pro Kind zehn, höchstens 20 Tage im Jahr zu. Für Alleinerziehende verdoppeln sich diese Zeiten.

Krankmeldung erhalten: Was Arbeitgeber nun tun müssen

Zum 1. Januar 2023 wurde in Deutschland die elek­tro­ni­sche Arbeits­un­fä­hig­keits­be­schei­ni­gung (eAU) eingeführt. Den „gelben Schein“, welchen Arbeitnehmer stets beim Arbeitgeber abgeben mussten, gibt es damit nicht mehr.

Der Arbeitgeber ruft die eAU in aller Regel erst ab, wenn er die Lohnabrechnung für den entsprechenden Monat erstellt. Erfolgt dies beispielsweise über die Software Datev, ist ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse möglich.

Einige Arbeitnehmer berichten aber immer wieder von Problemen im Zusammenhang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Im Zweifel müssen die Mitarbeiter aus der Personalabteilung bei den Krankenkassen anrufen. Um Datenmissbrauch zu vermeiden, muss der Arbeitgeber dann den vollständigen Namen sowie das Geburtsdatum des Arbeitnehmers nennen.

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