Gesetzliche Vorgaben zur Krankmeldung an die Personalabteilung

Wann müssen Sie eine Krankmeldung gemäß Arbeitsrecht einreichen?

Die Frage, wenn ein Arbeitnehmer morgens aufwacht und sich gesundheitlich schlecht fühl, ist: Wann muss ich mich krank melden? Wir erläutern im Verlauf des folgenden Ratgebers, wie Sie sich als Arbeitnehmer richtig krankmelden, ob eine Mail reicht, wie lange Sie eine Entgeltfortzahlung erhalten und ob Sie auch krank ohne Krankmeldung sein dürfen.

Ist der Weg zum Arzt unausweichlich, stellt sich die Frage: Wann müssen Sie Ihren Arbeitgeber darüber informieren, dass Sie nicht auf Arbeit erscheinen werden? Schon auf dem Weg zum Arzt? Oder erst, wenn Sie definitiv wissen, wie lange Sie arbeitsunfähig sind?

In diesem Fall hilft ein Blick in Ihren Arbeitsvertrag. In diesem haben Sie sich zu Beginn Ihres Vertragsverhältnisses darauf geeinigt, wann die Krankmeldung zu erfolgen hat.

Das bedeutet: Je nach Vereinbarung können Sie auch einen Tag krank sein, ohne Krankmeldung in Form der Abgabe einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Auf der Arbeit Bescheid sagen, dass Sie nicht erscheinen werden, müssen Sie natürlich trotzdem, schließlich rechnen die Kollegen mit Ihnen.

Welche gesetzlichen Grundlagen im Arbeitsrecht in Deutschland bei der Krankmeldung durch Arbeitnehmer eingehalten werden müssen, steht im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Es führt auf, dass zu den Anzeige- und Nachweispflichten gehört, den Vorgesetzten bzw. die Personalabteilung zeitnah und unverzüglich über das Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit und deren absehbarer Dauer zu informieren. Kommt es dazu, dass ein Arzt angesichts gravierender Gründe die Krankmeldung verlängern muss, müssen Sie den Arbeitgeber darüber informieren.

Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie den Arbeitgeber spätestens zum gewöhnlichen Arbeitsbeginn darüber in Kenntnis setzen, sich auf dem Weg zum Arzt zu befinden. Wenn Sie wissen, wie lange Sie der ärztlichen Diagnose nach ausfallen werden, lohnt es sich, die Personalabteilung noch ein weiteres Mal mit den konkreten Informationen zu versorgen.

Gut zu wissen: Um die Krankmeldung ranken sich allerhand Irrtümer. Mit diesen wollen wir nun aufräumen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel: „7 Krank­meldungsirrtümer, von denen Arbeitnehmer wissen sollten„

Krankmeldung einreichen: Erst 3 Tage später?

So manch ein Arbeitnehmer ärgert sich, wenn er hört, dass ein Freund oder Bekannter, drei Tage krank ohne Krankmeldung sein darf. Doch stimmt das überhaupt?

Gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz sind Arbeitnehmer spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit dazu verpflichtet, eine Krankmeldung in Form einer ärztlichen Bescheinigung einzureichen. Es steht dem Arbeitgeber jedoch zu, bereits am ersten Tag eine solches Attest einzufordern.

Die Krankmeldung für einen Tag muss demnach unbedingt erfolgen, jedoch nicht zwingend mit einem Besuch beim Arzt verbunden sein – wenn der Arbeitsvertrag dies vorsieht. Insbesondere bei wenig gravierenden grippalen Infekten, wie sie in der Herbst- und Winterzeit häufiger auftreten, kann dies den Arbeitnehmern entgegenkommen.

Viele scheuen schließlich die Krankmeldung für einen Tag oder ein paar mehr und kommen trotzdem weiterhin zur Arbeit. Im schlechtesten Fall stecken sie damit einige andere Kollegen an, die im Folgenden der Reihe nach ausfallen. Gewonnen hat der Arbeitgeber damit nichts.

Müssen Sie bei der Krankmeldung über die Diagnose Auskunft erteilen?

Fällt ein Beschäftigter verdächtig häufig und immer an Montagen oder Freitagen aus, legt das bei so manchem Arbeitgeber den Verdacht nahe, dass gar keine wirkliche Erkrankung vorliegt und die Krankmeldung nur vorgeschoben ist. Nichtsdestotrotz gilt:

Über die Ursachen einer Erkrankung darf Stillschweigen bewahrt werden, da es sich um eine sehr persönliche Angelegenheit handelt. Dem Arbeitgeber ist deshalb untersagt diesbezüglich weiterzubohren und Auskunft zu verlangen.

Das ist der Grund, warum Ärzte, wenn Sie die Krankmeldung schreiben, ihre Diagnose auf dem Arbeitgeberattest nicht vermerken.

Krankmeldung per E-Mail schreiben: Ist das erlaubt?

In den meisten Unternehmen ist es Usus, eine Krankmeldung telefonisch vorzunehmen. Das heißt: Der erkrankte Arbeitnehmer ruft beim Vorgesetzten oder in der Personalabteilung durch, um mitzuteilen, dass er seiner vertraglich geschuldeten Leistung leider heute und in den folgenden Tagen nicht nachkommen kann.

Damit ist die Sache für gewöhnlich erledigt. Schwieriger wird es, wenn es zum Streit mit dem Arbeitgeber kommt. Meint dieser, es sei gar keine Krankmeldung erfolgt, hilft es, einen Zeugen benennen zu können, der Ihre Aussage bestätigt. Entscheidend ist hierbei nicht nur die Angabe des Tags, sondern auch die Benennung der konkreten Uhrzeit und des Gesprächspartners.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz besagt nicht, welches Kommunikationsmittel Sie benutzen müssen, um die Krankmeldung zu formulieren. Statt des Griffs zum Telefonhörer ist es demnach grundsätzlich auch erlaubt, eine E-Mail zu verfassen und den Arbeitgeber auf diesem Wege über die eigene Arbeitsunfähigkeit zu unterrichten.

Entscheiden Sie sich für diesen Weg, gilt es einiges zu beachten. Zwar bietet der schriftliche Weg den Vorteil der besseren Nachweisbarkeit im Streitfall, doch können Sie nicht sicherstellen, wann Ihre Nachricht tatsächlich auch gelesen wird. Auf Nummer sicher gehen Sie daher in der Regel, wenn Sie sich für die telefonische Krankmeldung entscheiden.

Krankmeldung per E-Mail schreiben: Vorlage zum Herunterladen

Wollen Sie trotzdem auf die E-Mail-Variante zurückgreifen, da Sie sich sicher sind, dass Ihr Arbeitgeber rechtzeitig davon Kenntnis nimmt, dass Sie arbeitsunfähig sind? Dann müssen Sie nur noch über den konkreten Wortlaut Ihrer Nachricht grübeln. Zeit sparen Sie mit unserem Muster. Wir zeigen im Folgenden, wie eine solche Formulierung aussehen kann.

Laden Sie hier kostenlos die Krankmeldung als Muster herunter!

 

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um eine Vorlage handelt. Sie können die Übersicht anhand Ihrer eigenen Bedürfnisse anpassen.

Muster Krankmeldung per E-Mail (.doc)
Muster Krankmeldung per E-Mail (.pdf)

Krankmeldung im Urlaub: Ist das erforderlich?

Viele Beschäftigte fiebern ihrem Urlaub geradezu entgegen, da ihnen nur begrenzt viele Urlaubstage im Jahr zustehen. Deshalb wird meist lange im Voraus gebucht und geplant, schließlich soll die freie Zeit so gut wie möglich genutzt werden.

Doch manchmal ist es echt verflixt: Kaum einen Tag in der wohlverdienten Auszeit und schon werden Sie krank. Das darf doch nicht wahr sein. Bei Experten ist dieses Phänomen als Poststress-Syndrom bekannt.

Zurückzuführen ist der Ausbruch einer Krankheit dabei auf Störungen im Immun- und Nervensystem, die bei plötzlicher Entspannung nicht mehr wie gewohnt funktionieren und aus dem Takt geraten.

Arbeitnehmer sind nicht dazu verpflichtet, ihre Urlaubstage für Krankheit zu opfern. Deshalb sollte auch in diesem Fall der Gang zum Arzt nicht gescheut werden und eine Krankmeldung binnen einer Frist erfolgen. Hierbei gilt: Es ist die Kommunikationsmethode zu wählen, bei der am wenigsten Zeit verstreicht. Die Kosten hierfür können Sie Ihrem Arbeitgeber in Rechnung stellen. Drei Tage tatenlos verbringen, dürfen Sie in diesem Fall also nicht – egal, was in Ihrem Arbeitsvertrag oder einem etwaigen Tarifvertrag steht.

Krank im Urlaub – Gelten für die Krankmeldung hier andere Vorgaben?

Besonders achtsam sollten Sie sein, wenn Sie sich bei Ihrem Urlaub im Ausland aufhalten. Sind Sie krank im Urlaub muss die Krankmeldung wie folgt vonstatten gehen:

• Der Chef ist nicht nur vom Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit und über die voraussichtliche Dauer zu informieren. Ihm ist ebenfalls mitzuteilen, unter welcher Adresse Sie im Urlaubsland anzutreffen sind.
• Auch die gesetzliche Krankenkasse ist darüber in Kenntnis zu setzen, dass Sie erkrankt sind und wie lange der Arzt die Genesungszeit bemisst. Hiermit stellen Sie sicher, dass Sie nicht selbst die Behandlungskosten übernehmen müssen.
• Sollte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch gültig sein, wenn Sie aus dem Urlaub wieder zurück nach Hause kommen, müssen Sie Arbeitgeber und Krankenkasse dies ebenfalls so schnell wie möglich wissen lassen.

Werden Sie trotz Krankmeldung weiterbezahlt?

Wie aus dem Geschilderten hervorgeht, müssen bei der Krankmeldung ganz bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Aber weshalb? Damit Sie auch bei Krankheit weiterbezahlt werden! Das Entgeltfortzahlungsgesetz hält dies in § 3 „Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall“ fest:

Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne daß ihn ein Verschulden trifft, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen. […]

Sie müssen demnach nicht um Ihre Existenz bangen, wenn Sie unverschuldet erkranken. Hierzu zählt das Gesetz im Übrigen auch die Zeiten, in denen Sie sich von einem Schwangerschaftsabbruch oder einer Sterilisation erholen.

Um hierauf Anspruch zu erheben, gilt eine notwendige Voraussetzung: Das Beschäftigungsverhältnis muss bereits seit mindestens vier Wochen bestehen – und das ohne Unterbrechungen.

Weitere Krankmeldung nach 6 Wochen: Das müssen Sie beachten

Erkrankte Arbeitnehmer haben ab ihrer Krankmeldung einen gesetzlich verbrieften Anspruch darauf, für die kommenden sechs Wochen weiterhin ihr Entgelt vom Arbeitgeber zu erhalten. Hierbei nicht berücksichtigt werden multiple Erkrankungen. Ziehen Sie sich also während Ihres Ausfalls noch weitere Krankheiten zu, hat dies keine Auswirkung auf die Länge der Entgeltfortzahlung.

Anders verhält es sich, wenn Sie kurz nach der Rückkehr aus einer Arbeitsunfähigkeitsphase erneut krank werden, in diesem Fall die Krankmeldung aber andere Gründe hat. Den Anspruch auf Fortzahlung des Lohns haben Sie dennoch.

Haben Sie – unabhängig der Gründe der Krankmeldung – die Entgeltfortzahlung ausgeschöpft, sitzen Sie finanziell nicht auf dem Trockenen. Im Folgenden springt für gewöhnlich die Krankenkasse ein und zahlt Ihnen das sogenannte Krankengeld, das jedoch nicht ganz so hoch ausfällt, wie Ihr eigentlicher Verdienst. Um wie viel Geld es sich konkret handelt, ist im Sozialgesetzbuch Fünftes Buch festgehalten.

Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf die Zahlung eines Betrages von mindestens 70 Prozent des Bruttogehalts und höchstens 90 Prozent ihres Nettoverdienstes. Von dem jeweils niedrigeren Betrag werden jedoch noch die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Das, was dann unter dem Strich steht, erhalten Sie als Krankengeld pro Monat und das gewöhnlich für höchstens 78 Wochen.

Achtung: Um Ihre Ansprüche nicht zu verlieren, müssen Sie bei einer Arbeitsunfähigkeit, die sich über mehr als sechs Wochen hinzieht beachten: Vergessen Sie bei Verlängerung nicht, die Krankmeldung rechtzeitig zur Vorlage bei Ihrem Arbeitgeber bzw. Ihrer Krankenkasse zu bringen.

Heißt: Weist der erste gelbe Schein beispielsweise eine voraussichtliche Krankheitsdauer von 5 Wochen und 3 Tagen aus und Sie fühlen sich nach dieser Zeit noch nicht wesentlich besser, müssen Sie allerspätestens am nächsten Werktag erneut einen Arzt aufsuchen und sich eine Folgebescheinigung ausstellen lassen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Sie tatsächlich auch Krankengeld erhalten.

Stellen Sie fest, dass Sie zu spät dran waren, ist der Ärger für gewöhnlich ziemlich groß. Vielen kommt angesichts der finanziellen Notlage, in die sie geraten eine Idee: Wieso nicht einfach eine Krankmeldung rückwirkend einreichen? So einfach ist das allerdings nicht. Für gewöhnlich weigern sich Ärzte bei diesem Spiel mitzuspielen. Die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie besagt jedoch, dass der gelbe Schein in ganz bestimmten Fällen nur ausnahmsweise und bis maximal zwei Tage in die Vergangenheit ausgestellt werden darf.

Krankmeldung nicht abgeben: Ist eine Kündigung die Folge?

Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben Rechte und Pflichten, die nicht nur im Arbeitsvertrag, sondern auch in Gesetzen niedergeschrieben sind. Dazu gehört auch, dass sich Beschäftigte unverzüglich beim Arbeitgeber krankmelden. Kommen sie diesem Erfordernis nicht oder zu spät nach, riskieren sie eine Abmahnung. Der Vorgesetzte weist mit dieser darauf hin, dass Sie sich fehlverhalten haben und in Zukunft bitte anders handeln.

Diesem Hinweis ist unbedingt Folge zu leisten, wenn Sie Ihren Job nicht verlieren wollen, denn: Wer eine Abmahnung ignoriert und den Warnschuss nicht versteht, der kann bei Wiederholung rechtmäßig entlassen werden. In diesem Fall ist von einer ordentlichen Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen die Rede.

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Über den Autor

Jan Frederik Strasmann, LL. M.

Jan Frederik Strasmann schreibt für arbeitsrechte.de u. a. über Themen zu Kündigung und Abmahnung. Er studierte an der Universität Bremen und absolvierte sein Referendariat am OLG Celle. Seinen Master of Laws (LL. M.) erwarb er in Dublin. Seit 2014 ist er zugelassener Rechtsanwalt.