Key Facts
- Onboarding als Konzept dient der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter. Die Organisation der Einarbeitung ist dabei ein essenzieller Bestandteil.
- Der Onboarding-Prozess ist meist in drei Phasen (Vorbereitung, Einarbeitung, Rückmeldung) eingeteilt. Er beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet in der Regel nach der Probezeit.
- Wie lange das Onboarding dauert, hängt von der Stelle und dem Aufgabenbereich ab.
Was ist Onboarding: Kurz erklärt!
Inhalt
Fangen neue Mitarbeiter an, müssen diese natürlich auch eingearbeitet werden. Um dies zu ermöglichen, nutzen viele Unternehmen einen sogenannten Onboarding-Prozess. Dieser dient sowohl dem Einarbeiten als auch der Integration in vorhandene Strukturen. Onboarding per Definition beschreibt das „an Bord nehmen“ eines neuen Mitarbeiters und gilt als Managementkonzept in Personalabteilungen.
Aber warum ist Onboarding so wichtig? Besonders bei Aspekten, die sicherheitsrelevant sind, ist es keine gute Idee, neue Kollegen einfach ins kalte Wasser zu werfen. Natürlich lernen Mitarbeiter während der Ausführung der Arbeit kontinuierlich dazu.
Aber am Anfang muss ein gewisses Grundwissen vorhanden sein, damit die Arbeit überhaupt begonnen werden kann. Das Onboarding schafft einen Rahmen für das Einarbeiten und bietet so eine Orientierungshilfe sowohl für neue Mitarbeiter als auch für diejenigen, die diese einarbeiten.
Grundsätzlich hat ein Mitarbeiter-Onboarding also folgende Ziele:
- Effizientes und schnelles Einarbeiten
- Mitarbeiter in das Unternehmen integrieren
- Notwendige Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen
- Kontaktaufbau unterstützen
Der Prozess kann vor Ort und in Person stattfinden, als digitales Onboarding oder auch remote. Was ist digitales Onboarding? Das bedeutet einfach nur, dass bestimmte Software genutzt wird, um den Prozess zu unterstützen.
Sind Mitarbeiter nicht vor Ort, findet das Onboarding remote statt. Auch hier muss der neue Arbeitgeber dafür sorgen, dass alle Arbeitsmaterialien beim Mitarbeiter eintreffen und dieser damit arbeiten kann.
Ein Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt in der Regel schon mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags. Wann es endet, kann je nach Tätigkeit und Unternehmen unterschiedlich geregelt sein. Meist ist das Ende der Probezeit aber auch das Ende vom Onboarding durch die Personalabteilung und die beteiligten Kollegen oder Vorgesetzten. Es sind aber auch kürzere oder längere Phasen möglich.
Onboarding-Konzept: Welche Phasen gibt es?
Es ist nicht unüblich, dass ein Onboarding in drei verschiedenen Phasen stattfindet. Zu diesen Phasen zählen die folgenden:
- vor dem ersten Arbeitstag
- ab dem ersten Arbeitstag
- nach der ersten Arbeitswoche
In den verschiedenen Phasen kommen beim Onboarding unterschiedliche Methoden zur Anwendung. Der Onboarding-Plan sollte allerdings bereits bestehen, wenn der Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschreibt. Das unterstützt die reibungslose Einarbeitung und macht es für alle Beteiligten einfacher. Der explizite Ablauf vom Onboarding hängt dann immer von der Tätigkeit und vom Unternehmen ab. Der grundsätzliche Inhalt jeder Phase folgt allerdings meist einem einheitlichen Schema.
Onboarding Phase 1
Das Onboarding sollte also schon vor dem ersten Arbeitstag beginnen, damit eine gute Einführung in die Tätigkeit und die Arbeitsumgebung möglich ist.
So sind beim Onboarding Begrüßungsschreiben, erste Gespräche oder Geschenke nicht selten. Beim ersten Onboarding-Gespräch oder im Schreiben sollten organisatorische Schwerpunkte gesetzt werden. Dies dient der Vorbereitung des Arbeitsantritts und sollte ein bis zwei Wochen vor diesem erfolgen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht zu weiteren Punkten, die vor dem ersten Arbeitstag geklärt sein sollten und zu einem guten Onboarding gehören:
| Vorgehen | Arbeitsschritte |
|---|---|
| Wichtige Informationen bereitstellen: | Ansprechpartner im Unternehmen benennen, Mitarbeiter über Arbeitsort informieren, wichtige Orte im Unternehmen bzw. Büro benennen, Vorgehensweisen im Unternehmen erklären (wie Krankmeldungen, Urlaubsbeantragung usw.), welche Zugangsrechte bestehen, wird Dienstkleidung gestellt |
| Vorbereitung des Arbeitsplatzes: | notwendige Schlüssel oder Karten, Arbeitsmaterial, notwendige Maschinen oder technische Ausrüstung, Mitarbeiterausweis, E-Mail-Adresse, Zugang zu wichtigen Konten (Accounts), Computer + Zubehör, Handy, Firmenwagen (wenn erforderlich) |
| Abteilungen einbeziehen: | am Onboarding Beteiligte informieren, To-Dos erstellen, alle über den Stand auf dem Laufenden halten |
| Organisation: | Termine festlegen bzw. neue Kollegen hinzufügen, Vorstellungsrunden organisieren, notwendige Schulungen vorbereiten und zeitnah ansetzen |
Neben dem Organisatorischen haben sich, wie erwähnt, beim Onboarding auch kleine Geschenke etabliert. Meist handelt es sich dann um Schreibmaterialien (oft auch mit dem Logo der Firma) oder Tassen, Trinkflaschen, Rucksäcke, T-Shirts oder Hoodies. Je nach Größe des Unternehmens können es auch kleinere Willkommenspäckchen sein.
Phase 2: Wenn die Arbeit beginnt
Die zweite Phase vom Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag und zieht sich in der Regel durch die gesamte erste Woche. Oftmals gehört auch die zweite Woche noch in diese Phase. Damit sich beteiligte Abteilungen und Mitarbeiter auf das Onboarding vorbereiten können, sollten neue Mitarbeiter am ersten Tag etwas später beginnen.
Ist es dann soweit, gilt beim Onboarding, dass der Fokus auf neuen Mitarbeitern liegen sollte. Um das sicherzustellen, sind folgende Punkte wichtig:
- Willkommen heißen durch Vorstellungen im Kollegenkreis
- durch Räumlichkeiten führen
- kleine Aufmerksamkeiten z. B. durch gemeinsames Frühstück oder Mittagspause oder kleine Präsente
- Aufgabenbereich und Arbeitsplatz präsentieren z. B. auch durch Paten aus dem Kollegium
- Vorschau auf den Plan für die Woche gehen, welche Schulungen und erste Aufgaben stehen an (schriftliche Pläne helfen beim Überblick)
- Fragen besprechen und Rechtliches abklären
- Notwendige Dokumente unterschreiben (falls notwendig)
- Erwartungen an Zielvorgaben erklären
- wenn nötig, Produkte vorstellen, Unternehmensziele erklären
- Unternehmenswerte und Aufbau des Unternehmens klar kommunizieren (Events, Feedbacks, Firmenfeiern, Bonussystem usw.)
In der ersten Arbeitswoche ist es im Rahmen vom Onboarding auch wichtig, dass ein Teamgeist aufgebaut und gestärkt wird. Kollegen und Vorgesetzte können das erreichen, indem sie von sich aus aktiv neue Mitarbeiter einbinden und auch abseits des eigentlichen Arbeitsplatzes Kontakte fördern.
Phase 3: Erfahrungsaustausch ist wichtig
Nach der ersten Woche im neuen Job sollte im Onboarding-Prozess Zeit für Rückmeldungen sein. Sowohl neue Mitarbeiter als auch am Prozess Beteiligte können ihre Eindrücke und Fragen mitteilen. Dabei ist es wichtig, dass positive und negative Punkte benannt werden.
Aus den gewonnenen Erkenntnissen können der Verantwortlichen Rückschlüsse ziehen und im Onboarding den Prozess verbessern. Auch im Onboarding sind Probleme nicht selten, daher sind frühe Rückmeldungen umso wichtiger.
Sind in der ersten Woche Punkte oder Einarbeitungsschritte zu kurz gekommen, sollten diese in der Folgezeit nachgeholt werden. Das geht jedoch nur, wenn es auffällt. Auch deshalb spielen die genannten Rückmeldungen eine wichtige Rolle in der dritten Phase vom Onboarding.
Dieses regelmäßige Feedback sollte für ein gelungenes Onboarding in den folgenden Wochen und Monaten ebenfalls weiterhin stattfinden. Hier kann auch Feedback von Kollegen eine unterstützende Position einnehmen. Weiterhin ist dann auch die Förderung von Kontakten durch regelmäßige Teamtreffen oder Teamevents von Bedeutung.
Phasen des Onboardings im Überblick:
Onboarding: Eine Checkliste zu den wichtigsten Punkten
Nachfolgend haben wir zudem die wichtigsten Punkte vom Onboarding und deren Bedeutung auch nochmals in der Tabelle als Checkliste zusammengefasst:
| Onboarding-Phase | Schritte | |
|---|---|---|
| Phase 1 (vor dem ersten Arbeitstag): | - Begrüßung (Schreiben, Gespräche, Geschenke), - organisatorische Fragen klären (Zugänge, Ausweise, Arbeitsmaterialien organisieren, Arbeitsort benennen, Termine und Schulungen festlegen), - alle Beteiligten vorbereiten |  |
| Phase 2 (erste Woche): | - Vorstellungen, - Arbeitsort zeigen, - Aufgabenbereich erklären, - Rechtliches besprechen, - Ziele erklären, - Kontakte unterstützen, - Integration in bestehende Teams unterstützen, - Aufbau des Unternehmens und Werte erklären | |
| Phase 3 Phase 3 (nach der ersten Woche): | - Rückmeldungen geben (beidseitig), - Probleme ansprechen, - regelmäßiges Feedback (auch von Kollegen), - weitere Förderung von Kontakten (gemeinsame Pausen oder Essen, Teamevents usw.) | |
Gegenteil von Onboarding: Was ist Offboarding?
Das Gegenteil vom Onboarding ist das Offboarding. Hierbei geht es um die Verabschiedung eines Mitarbeiters. Im Offboarding-Prozess wird die Übergabe der Aufgabenbereich und etwaiger offener Projekte besprochen und das Ausscheiden organisiert.
Dazu gehören dann auch die Abgabe von Schlüsseln und Zugangsberechtigungen sowie das Übergeben von gestellten firmeneigenen Materialien, wie zum Beispiel Laptops, Dienstbekleidung oder Firmenwagen. Wie das Onboarding ist das Offboarding ein Übergangsprozess, der eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.
FAQ: Onboarding
Onboarding ist der Oberbegriff für den gesamten Prozess. Die Einarbeitung und der Einarbeitungsplan sind ein wichtiger Teil des Ganzen.
Zum Onboarding gehören neben der Vorbereitung des ersten Arbeitstages auch das Einarbeiten und die Integration in das Unternehmen. Das Bereitstellen vom Arbeitsplatz, die Organisation von Schulungen sowie das Unterstützen von Kontakten zählen zu den wichtigsten Punkten. Mehr zu den Zielen vom Onboarding lesen Sie hier.
In der Regel hat der Onboarding-Prozess drei Phasen: Vor dem ersten Tag, in der ersten Woche und nach der ersten Woche. Wie sich diese voneinander unterscheiden, haben wir hier zusammengefasst.
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