Key Facts
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat ihre gesetzliche Grundlage im vierten Sozialgesetzbuch (SGB IV) und ist seit 2023 Pflicht.
- Mithilfe des eAU-Verfahrens kann Ihr Arbeitgeber die Bescheinigung digital abrufen. Sie müssen ihm den Ausdruck nicht mehr selbst übermitteln.
- Nur gesetzlich Versicherte bekommen vom Arzt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Wer eine private Krankenversicherung besitzt, erhält ausschließlich die ausgedruckte Bescheinigung.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Gesetz
Inhalt
Hierzulande nutzen Vertragsärzte, -zahnärzte und -krankenhäuser die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers seit dem 1. Januar 2022. Das schreibt der Gesetzgeber für sie seit diesem Datum gemäß § 109 Abs. 1 des vierten Sozialgesetzbuchs (SGB IV) in Verbindung mit § 295 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 des fünften Sozialgesetzbuchs (SGB V) gesetzlich vor.
Wichtig: Am 1. Januar 2023 löste die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ihren papierbasierten Vorgänger schließlich auch vonseiten der Krankenkassen offiziell ab. Das bedeutet, dass deutsche Arbeitgeber seither die AU ihrer Arbeitnehmer grundsätzlich auf digitalem und nicht länger auf postalischem Weg erhalten bzw. abrufen müssen.
Welche Daten soll die elektronische AU als Bescheinigung aber grundsätzlich enthalten? Nach § 109 Abs. 1 des SGB IV sind das unter anderem die folgenden Informationen:
- der Name des Arbeitnehmers
- die Zeitpunkte, zu denen die Arbeitsunfähigkeit begonnen hat und wieder enden soll
- das konkrete Datum, an dem der Arzt die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers festgestellt hat
- eine Kennzeichnung, ob es sich bei der eAU um eine Erst- oder Folgemeldung handelt
- etwaige Angaben dazu, ob der Arbeitnehmer aufgrund eines Arbeitsunfalls oder anderweitigen Unfalls (inklusive möglicher Folgen dieser) arbeitsunfähig geworden ist
Wichtig: Gelten für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Ausnahmen für privat Versicherte? Ja, in der Regel betrifft die Pflicht zur eAU nur gesetzlich versicherte Arbeitnehmer. Grund dafür ist, dass privat geführte Arztpraxen nicht an das für die elektronische Übermittlung der AU nötige System angeschlossen sind. Das bedeutet, wenn Sie eine private Krankenversicherung haben, bekommen Sie die Bescheinigung auch weiterhin in Papierform ausgestellt und müssen diese auf herkömmlichem Weg – entweder per E-Mail, Post oder persönlich – an Ihre Krankenkasse und Ihren Arbeitgeber übermitteln.
Gleiches gilt, wenn Ihr Kind krank wird. Eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gibt es auch in diesem Fall nicht, weil Sie die Bescheinigung für Krankengeld von der Kinderarztpraxis nur als ausgedrucktes Dokument erhalten.
Wie lässt sich die elektronische AU abrufen? – der Ablauf erklärt
Sind Sie gesetzlich versichert und Ihr Arbeitgeber möchte Ihre elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen, ist das lediglich der letzte Schritt des eAU-Verfahrens. Grundsätzlich läuft dieses folgendermaßen ab:
- 1.) Krankmeldung des Arbeitnehmers: Bemerken Sie, dass Sie nicht arbeitsfähig sind, dann liegt es sowohl in Ihrem Interesse als auch in dem Ihres Arbeitgebers, diesen unverzüglich darüber zu informieren. Wie Sie das melden, bleibt Ihnen überlassen – möglich ist dies telefonisch, per E-Mail oder über etwaige andere betriebsinterne Kommunikationswege. Wichtig ist nur, dass Sie neben Ihrer Arbeitsunfähigkeit auch den voraussichtlichen Zeitraum angeben, für den Sie abwesend sein werden.
- 2.) Feststellung der Arbeitsunfähigkeit: Dann müssen Sie einen Arzt (bspw. in einer Praxis oder im Krankenhaus) aufsuchen, der Ihnen die AU bestätigen und bescheinigen kann. Vor Ort werden die dazugehörigen Daten dabei elektronisch erfasst. Anschließend erhalten Sie einen Ausdruck dieser, können aber auch die gesamte Bescheinigung zusätzlich in Papierform anfordern.
- 3.) Übermittlung der eAU an die gesetzliche Krankenkasse: Nach der Ausstellung der Bescheinigung schickt Ihr Arzt diese elektronisch und verschlüsselt an die zuständige Krankenkasse weiter. Im Falle eines stationären Krankenhausaufenthalts übernimmt dies hingegen das Krankenhaus. Allerdings hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch eine Frist. Die Übermittlung muss deshalb in der Regel bis spätestens 24 Uhr des Untersuchungstages erfolgen.
- 4.) Anfrage und Abruf der eAU durch den Arbeitgeber: Möchte Ihr Vorgesetzter Ihre elektronische AU einsehen, fragt er bei Ihrer Krankenkasse an, ob sie ihm diese zur Verfügung stellen kann. Nach Eingang der Anfrage wird die Bescheinigung auf dem Kommunikationsserver zum Abruf bereitgestellt – in der Regel 1 Tag nach der ärztlichen Feststellung Ihrer Arbeitsunfähigkeit.
Wichtig: Beachten Sie, dass, wenn Sie weiterhin arbeitsunfähig sind, aber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausläuft, eine Folgebescheinigung erforderlich ist. Diese müssen Sie sich spätestens bis zum nächsten Werktag vom Arzt ausstellen und an die Krankenkasse übermitteln lassen. Andernfalls verlieren Sie Ihren Anspruch auf Krankengeld.
Probleme mit der eAU – Was gilt bei digitalen Störungen?
Damit Arztpraxen überhaupt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an Ihre Krankenkasse übermitteln können, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Sie sind an das Übermittlungsverfahren des sogenannten KIM-Dienstes (Kommunikation im Medizinwesen) angeschlossen.
- Sie haben ein von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zertifiziertes Informationssystem, um die eAU auszufüllen, zu verschicken und auszudrucken.
- Sie haben sowohl einen eHealth-Konnektor als auch einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA).
Wichtig: Eine Garantie dafür, dass all diese Systeme rund um die Uhr einwandfrei funktionieren, lässt sich allerdings nicht geben. Es ist also nicht auszuschließen, dass der Abruf oder die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst vereinzelt Probleme mit sich bringen.
Je nachdem, ob die technische Störung bereits beim Arztbesuch oder erst danach bekannt ist, gibt es dabei unterschiedliche Lösungsansätze:
- 1.) Das Problem wird erst nach dem Besuch beim Arzt bekannt: Zuerst stellt Ihnen die Praxis einen Ausdruck Ihrer eAU-Daten zur Verfügung und übermittelt den gleichen Ausdruck postalisch an Ihre Krankenkasse. Anschließend wird das Dokument eingescannt und auf dem Kommunikationsserver digital bereitgestellt. Der gesamte Prozess kann mindestens 2 Tage in Anspruch nehmen. Erst danach ist die elektronische AU für den Arbeitgeber abrufbar.
- 2.) Das Problem wird schon vor/beim Arztbesuch entdeckt: Nur in diesem Fall bekommen Sie von der Praxis wie vor der Einführung der eAU die Bescheinigung 3x in Papierform ausgehändigt – jeweils eine für den Arbeitgeber und die Krankenkasse und eine für Ihre persönlichen Unterlagen.
Wichtig: Wenn das elektronische System nicht funktioniert, ist es nicht länger die primäre Aufgabe des Arztes und der Krankenkasse, dafür zu sorgen, dass Ihr Arbeitgeber die Informationen zu Ihrer Arbeitsunfähigkeit abrufen kann. Es zählt dann also zu den Pflichten für den Arbeitnehmer, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Falle einer vorab bekannten Störung dem Arbeitgeber in Papierform zu überreichen. Ist das nicht möglich, können Sie ihm das Dokument auch anderweitig (per Post, E-Mail etc.) zukommen lassen.
FAQ: Elektronische AU
Meldet ein Arbeitnehmer sich krank und holt sich dafür beim Hausarzt ein entsprechendes Attest für seinen Arbeitgeber, muss die Krankschreibung nicht mehr in Papierform übermittelt werden, sondern lässt sich digital ausstellen, verschicken und abrufen. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Abschnitt.
Um im Zweifelsfall einen Nachweis Ihrer Arbeitsunfähigkeit zu haben, können Sie sich einen Ausdruck aushändigen lassen. Andernfalls ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht als Info an den Arbeitnehmer vorgesehen.
Hat der Arzt die eAU an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt, stellt diese die Bescheinigung auf ihrem Kommunikationsserver digital zur Verfügung, sobald der Arbeitgeber eine Abrufanfrage stellt. Mehr zum genauen Ablauf lesen Sie hier.
Nein, Arbeitnehmer sind nicht gesetzlich verpflichtet, eine eAU als Krankmeldung beim Arbeitgeber einzureichen. Arbeitgeber haben jedoch die Pflicht, die Daten einer AU seit dem 1. Januar 2023 bei den Krankenkassen abzurufen (d. h. Arbeitnehmer müssen bspw. nicht mehr selbst eine Bescheinigung ihrer Krankheit in Papierform vorlegen).
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