Bei Fahrtkosten handelt es sich um die Kosten, die eine Fahrt mit dem Auto, dem Bus, der Bahn, dem Taxi oder anderweitigen Verkehrsmitteln mit sich bringt.
Kurz & knapp: Fahrtkostenerstattung
Entstehen dem Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise Fahrtkosten, so erstattet der Arbeitgeber diese in der Regel.
Die gesetzliche Kilometerpauschale in Deutschland beträgt 30 Cent bei Kraftfahrzeugen und 20 Cent bei Motorrädern oder Motorrollern.
Bewahren Sie unbedingt die Belege für Sprit, Parkausweise und andere bei der Dienstreise angefallenen Kosten auf. Diese müssen Sie zusammen mit der Reisekostenabrechnung einreichen.
Inhalt
Spezifische Informationen zur Fahrtkostenerstattung:
Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber
Müssen die Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet werden? Dieser Ratgeber erklärt es.
Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer
Dieser Ratgeber erläutert, ob Arbeitnehmer für die Fahrtkosten aufkommen müssen.
Die tägliche Fahrt zur Arbeit, Fahrten ins Krankenhaus, die Beförderung der Kinder zur Schule oder Dienstreisen mit dem PKW – wer muss für all diese Fahrten aufkommen? Gerade wenn das Geld knapp ist, kann eine Fahrtkostenerstattung sehr reizvoll sein.
Wo Sie etwaige Formulare zur Fahrkostenerstattung herbekommen, wie Fahrtkostenerstattung und Kilometerpauschale zusammenhängen sowie allgemeine Informationen zu Fahrtkosten und deren Rückerstattung finden Sie in diesem Ratgeber.
Allgemeines zur Fahrtkostenerstattung
In gewissen Fällen können Sie sich die auf der Fahrt entstandenen Kosten zurückholen. Die Regelungen dazu finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). In § 670 BGB heißt es:
Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“
Dies kann beispielsweise bei Dienstreisen der Fall sein. Da diese im Auftrag der Firma unternommen werden, ist der Arbeitgeber laut BGB (§ 670) zur Fahrtkostenerstattung verpflichtet.
Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg
Bei der Fahrtkostenerstattung gestaltet es sich so, dass der Arbeitgeber die Kosten entweder direkt übernimmt, oder dem Arbeitnehmer die entstandenen Kosten erstattet. In letzterem Fall handelt es sich dementsprechend um eine Fahrtkostenrückerstattung.
Normalerweise ist ein Arbeitgeber nicht zur Erstattung von Fahrtkosten von der Wohnung zur Firma verpflichtet. Vielmehr handelt es sich dabei um eine Leistung, die auf freiwilliger Basis angeboten wird. Angestellte können aus diesem Grund nicht verlangen, dass die Fahrtkosten Eins zu Eins erstattet werden.
Die meisten Arbeitnehmer müssen die Kosten für Benzin bzw. Fahrkarten bei öffentlichen Verkehrsmitteln selbst tragen. Damit ist das Thema Fahrtkostenerstattung jedoch noch nicht komplett abgeschrieben: Beim Lohnsteuerjahresausgleich können entstandene Fahrtkosten von der Steuer abgesetzt werden.
Fahrtkostenerstattung für Dienstreisen
Im Gegensatz zum Arbeitsweg wird bei Dienstreisen einem Antrag auf Fahrtkostenerstattung meist stattgegeben. Unternehmen Sie als Arbeitnehmer die Reise mit dem eigenen Auto, so orientiert sich die Erstattung der Fahrtkosten an einer Kilometerpauschale. Sind Sie mit dem Bus, der Bahn oder dem Flugzeug unterwegs, dann wird Ihnen in der Regel der Wert des Tickets vom Arbeitgeber gutgeschrieben.
Unternehmen Sie mehrere Reisen mit einem Dienstfahrzeug, dann sollten Sie stets darauf achten, die Rechnungen der Tankstelle für Benzin aufzubewahren, da diese für eine Rückerstattung der Fahrtkosten vom Arbeitgeber obligatorisch sind. Oft gibt es einen Vordruck zur Fahrtkostenerstattung bzw. ein Formular, in dem Sie die jeweiligen Fahrten eintragen können.
Viele Chefs machen es sich noch einfacher und teilen Tankkarten unter ihren Angestellten aus. Die Benzinkosten gehen in diesem Fall direkt von einem Firmenkonto ab. Hier sollte die Fahrtkostenerstattung selbstverständlich für Hin- und Rückfahrt gelten.
Fahrtkostenerstattung von der Krankenkasse
In manchen Fällen wird eine Fahrtkostenvergütung auch von der Krankenkasse vorgenommen. Dies ist jedoch an gewisse Voraussetzungen gebunden. Viele Krankenkassen stimmen einem Antrag auf Erstattung der Fahrtkosten vor allem dann zu, wenn die Leistung der Krankenkasse mit den Fahrtkosten aus medizinischen Gründen zusammenhängen. Dies kann der Fall sein bei
- Fahrten zu einer ambulanten Behandlung, Operation, einer vor- oder nachstationären Behandlung, wenn dadurch eine weitere Krankenhausbehandlung verkürzt, vermieden oder nicht ausführbar werden könnte.
- Fahrten, die währenddessen nach einer fachlichen Betreuung oder einer speziellen Einrichtung des Krankenwagens aufgrund des Zustandes der Person verlangen.
- Fahrten zum Krankenhaus oder einer Rehabilitationseinrichtung, wenn dort eine stationäre Behandlung vorgenommen werden soll.
- Rettungsfahrten ins Krankenhaus, auch bei nicht-stationärer Behandlung.
Die Höhe der Fahrtkostenerstattung richtet sich in der Regel je nach genutztem Verkehrsmittel. Haben Sie die Fahrt mit Ihrem privaten PKW unternommen, können Sie mit einer Kilometerpauschale von ungefähr 20 Cent rechnen. Dabei sollten diese Fahrtkosten die eines öffentlichen Verkehrsmittels nicht übersteigen.
Fahrtkostenerstattung für den Schulweg
Unter bestimmten Voraussetzungen haben Schülerinnen und Schüler ebenfalls Anspruch auf eine Fahrgeldrückerstattung und können einen Antrag auf die Erstattung von Fahrtkosten stellen. Ob einem solchen Antrag zugestimmt wird, hängt normalerweise mit dem Wohnort und der damit verbundenen Entfernung zur Schule zusammen.
Die gesetzliche Eigenbeteiligung von Familien liegt bei 420 Euro. Bei einer Fahrtkostenrückerstattung wird dem Antrag nur zugestimmt, wenn die Kosten über diesem Wert liegen. Zudem werden stets die günstigsten Tarife der Schülerbeförderung gewertet.
Meist verhält es sich so, dass Sie als Eltern ein Formular für die Fahrtkostenerstattung erhalten. Nachdem Sie dieses ausgefüllt und eingereicht haben, werden die Beförderungskosten rückwirkend halbjährlich nach dem Schulhalbjahr übernommen. Dem für die Fahrtkostenerstattung notwendigen Antrag wird zudem nur stattgegeben, wenn er bis zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres eingereicht wird.
Antrag auf Fahrtkostenerstattung: Ein Muster
Den meisten Menschen fällt es leichter, sich bei der Fahrtkostenerstattung an eine Vorlage zu halten. Diese könnte wie folgt aussehen:
Mario Mustermann
Musterstraße 3
12345 Musterstadt
Musterfirma
Maria Musterfrau
Musterstraße 7
56789 Musterstadt
Ort, Datum
Antrag auf Fahrtkostenerstattung
Sehr geehrte Frau Musterfrau,
hiermit stelle ich einen Antrag auf Fahrtkostenerstattung für die Fahrt von (Ort) nach (Ort) und zurück für die Mustertagung vom (Datum) bis (Datum). Am (Datum) bin ich von (Abfahrtsort) nach (Zwischenort) und später am (Datum) weiter nach (Zielort) gefahren.
Die Originalfahrkarten/Rechnungen der Tankstelle liegen bei.
Den daraus resultierenden Betrag von xxx Euro können Sie auf folgendes Konto überweisen:
Kontoinhaber
Name der Bank
Konto-Nr. (IBAN)
BLZ (BIC)
Mit freundlichen Grüßen
Mario Mustermann (Unterschrift nicht vergessen!)
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Muster handelt. Übernehmen Sie dieses daher nicht unverändert.
Fahrtkostenerstattung als Muster (.doc)
Fahrtkostenerstattung als Muster (.pdf)
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Oliver meint
30. März 2023 at 0:15
Guten Tag,
wenn ich mit meinem privaten Wagen meine Tour im Außendienst fahre, wie hoch ist die Kilometerpauschale die mein Arbeitgeber mir zahlen muss? Sehe ich das richtige das dies 0,30 € sind? Oder kann er mich auch mit 0,27 € pro Kilometer abspeisen?
Ich fahre von zuhause los zum ersten Kunden und fahre nach dem letzten Kunden wieder nach Hause. Zählt die Strecke ab zuhause oder vom ersten Kunden bis zum letzten?
Vielen Dank für Ihre Antwort
Annabell meint
11. Februar 2020 at 15:21
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich soll nun hin und wieder für unser Unternehmen einen weiteren Standort anfahren.
Da dieser aber zu meiner Wohnung näher liegt als meine eigentlich, vertragliche Tätigkeitsstätte, hätte ich einen Vorteil und könnte die Kilometer nicht per Reisekosten abrechnen. Ist dies korrekt? Fahrten die ich bisher mit dem Privat-PKW nach Reiserichtlinien (bis zu 100 km) unserer Firma getätigt habe, wurden anstandslos bezahlt. da dies so in der Reisekostenordnung geschrieben steht.
NICOLE meint
7. Januar 2020 at 10:30
Hallo🌞
ICH HAB DA EINE AKUTE FRAGE ‼️
MEIN FREUND (AUS SYRIEN) BEKOMMT NOCH BIS ZUM 07.012020 AGII. ER IST JETZT BEI EINER ZEITARBEITSFIRMA UNTER VERTRAG UND BEGINNT IN DER NEUEN FIRMA AM 08.01.2020. BIS DATO HAT ER DIE SCHULE BESUCHT DANACH ARBEITSSUCHEND!
MEINE FRAGE KANN DAS SEIN, DASS DAS ARBEITSAMT IM GELD FÜR EIN AUTO ZAHLT O. Ä. ❓❔❓
ICH HAB SO ETWAS BIS JETZT NOCH NIE GEHÖRT. ER MEINTE EIN FREUND HÄTTE EIN AUTO BEKOMMEN.. ICH BIN MIR FAST SICHER DASS ER DA WAS FALSCH VERSTANDEN HAT. ABER ER IST ‚RESISTENT“GEGEN ALLES WAS ER DER FESTEN ÜBERZEUGUNG IST… 🙄
ICH HAB NUN ANGST DAS ER IRGEND ETWAS INS ROLLEN BRINGT DASS IHM DER KONSEQUENZEN BZW. NACHTEILE ETC. NICHT BEWUSST IST.
NOCH EINE KLEINE INFO DAZU. ER HAT EIN ALTES AUTO DAS NOCH 1 MONAT TÜV HAT.
BITTE UM RASCHE RÜCKMELDUNG ❣️
LIEBEN DANK IM VORAUS
NICOLE❣️
Sommerfeld meint
16. November 2019 at 16:29
Hallo zusammen,
kann ich die entstandenen Fahrkosten in der Steuererklärung geltenden machen. Ich arbeite in einer gemeinnützige Hilfsorganisationen ( Tafel)
Danke
Barbara meint
1. November 2019 at 15:59
Hallo, mein Mann hatte einen Arbaitsunfall und muss nun fast täglich zur BG Ambulanz gefahren werden.
Nun stellt sich uns die Frage, können wir Fahrtkosten beantragen für die Fahrt zur BG Ambulanz und nach Hause?
LG
Barbara
Adrian meint
31. Juli 2019 at 9:52
Hallo zusammen.
Nachdem ich eine Umschulung zum Fachinformatiker für Systemintegration gemacht habe, fange ich nun eine neue Anstellung an, welche jedoch 180 Km von meinem Wohnort entfernt ist. Für die ersten 6 Monate Einarbeitung muss ich dafür nach Darmstadt, danach geht es mit Homeoffice weiter. Nun meine Frage, wie werde ich das Ganze bei der Lohnsteuer geltend machen können? bzw. Kann ich auch eine doppelte Haushaltsführung geltend machen, wenn ich die ersten 6 Monate eine Wochenend-heimfahrer-Wohnung anmiete?
Berthold meint
6. Mai 2019 at 15:11
Guten Tag,
ich streIte mich als Schwerbehinderter 70% aG mit der Berufsgenossenschaft wegen der Fahrtkosten mit dem privaten Pkw zum D-Arzt und zum Sanitätshaus.
Einerseits heisst es, die gesetzlicher KM-Pauschale in D. beträgt € 0,30, gezahlt wird von der BG nur € 0,20.
Was kann ich tun, um die € 0,30 doch zu bekommem ?
Danke und freundliche Grüße
Berthold
arbeitsrechte.de meint
8. Mai 2019 at 10:03
Hallo Berthold,
Sie können sich anwaltlich zu Ihren Möglichkeiten beraten lassen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir diese Beratung nicht anbieten.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Seifert meint
2. Mai 2019 at 14:54
Guten Tag.
Mein Mann fährt beruflich auf Montage. Es war vereinbart das alle Mitarbeiter eingesammelt werden und dann die Fahrt zur Montage angetreten wird. Dies wird jedoch nicht eingehalten. Nun fahre ich meinen Mann jeden Montag nachts auf Arbeit damit er auf Montage fahren kann und hole ihn Freitag wieder ab wenn er wieder da ist. Da ich selbst berufstätig bin und es für mich eine Doppelbelastung ist (Benzin, Verschleiß Auto…) habe ich mich gefragt ob mein Mann sich Fahrtkosten zurückerstatten kann die entstehen wenn ich ihn zur Arbeit bringe. Hierbei handelt es sich um 16 km pro Strecke.
Andreas T. meint
16. April 2019 at 14:20
Guten Tag, ich habe im Auftrag meines Arbeitgebers eine weiterbildung besucht und diese mit dem eigenen Kfz angefahren. Ab welchen Punkt werden die Km gezählt, ab Wohnort oder ab Abzweigung zum Weiterbildungsort? Gruß
Michaela meint
14. Februar 2019 at 14:40
Halo, ich bin eine Pendlerin. Habe ich Anspruch etwas Fahrgeld zurück bekommen noch für das Jahr 2017? (da war ich in Deutschland im Praktikum- cca 4x wöchentlich 5O km eine Fahrt) und für das Jahr 2018? Im Jahr 2018 war ich schon als angestellte. Wo und wie genau kann ich erfordern, nachsuchen? Ich weiss, dass für das Jahr 2019 zum Finanzamt kommen soll und eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2019 ausfüllen/abgeben muss, aber wie im Fall 2017/2018? Kann man etwas zurück bekommen?Diese Reisen sind/ waren zeitaufwändig und kostspielig, danke für ihr Verständnis.
Margit H. meint
10. Februar 2019 at 18:44
Hallo, habe folgende Frage: Kann ich meine Fahrten zum Rehasport bei der Steuererklärung angeben und wie wird es gerechnet- hin und zurück, oder nur hin? und mit 30 Cent pro km?
Karl meint
4. Februar 2019 at 5:42
Der Nachbar wohnt öfters zur Zwischenmiete neben Baustellen und Messen. Da er auch sonst weiter Fahrten zur Arbeit hat und der Dieselskandal sein Übriges tut, dürfte ihn dieses Thema auch sehr interessieren. Er bekommt zwar ab und an ein Firmenauto, weiß aber nicht wie er das korrekt abrechnen muss.
birgit meint
13. Januar 2019 at 6:36
hallo,
meine verzweifelte frage;;
ich bin 25 jahre..
september bis dezember arbeitslos ..habe einen lehrvertrag ab august und in gleicher firma einen praktikantenvertrag 850 euro brutto bei ca 128 arbeitsstunden januar-juli.
also januar – juli praktikantenvertrag und dann gleich beginn der ausbildung.
habe tgl. 120 km fahrtweg ( monatlich 1800 km )sowie miete von dem geld zu zahlen.
jobcom sagt.. keine fahrtkosten erstattung da praktikanten gehalt freiwillig ist und das gehalt als fahrtkosten angesehen werden muß.
arbeitsagentur sagt.. sie arbeiten,wenn nicht genug geld, dann jobcom.
ist das normal ? 100 euro zum leben ? werde ansonsten praktikum und lehrstelle verlieren und dennoch sagt jobcom.. so sind die gesetze, keine fahrkosten für praktikanten.
??
Ina K. meint
3. Dezember 2018 at 16:44
Hallo,
ich habe eine Frage zu einer möglichen Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber. Hier meine Situation:
Ich arbeite auf 450 Euro Basis in einem Zweitjob im Homeoffice.
Ich hole Diktate 2 x wöchentlich vom Arbeitgeber ab und bringe die fertige Briefe an 2 Tagen die Woche wieder zum Arbeitgeber zurück (also 4 x insgesamt Hin- und Rückfahrt).
Ist eine monatliche Erstattung durch den Arbeitgeber steuerrechtlich erlaubt in der Kombination Homeoffice und Fahrtkosten?
Vielen Dank im voraus für eine Antwort
mit freundlichen Grüßen
arbeitsrechte.de meint
10. Dezember 2018 at 8:56
Hallo Ina,
angewiesene Fahrten, die mit dem eigenen Fahrzeug gemacht werden, können in der Regel ersetzt werden.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Axana meint
17. November 2018 at 21:58
Hallo, muss man bei Fahrtkostenerstattungen genaue Adressen angeben? Von wo bis wo man fährt? Danke für eine Antwort. MfG
Dave meint
7. November 2018 at 9:30
Hallo.
Ich bin Zeitungszusteller auf Minijobbasis und habe im laufenden Jahr bereits 4 Mal die 450 Euro Grenze überschritten. Deshalb möchte mich mein Arbeitgeber Sozialversicherungpflichtig anmelden. Allerdings erreiche im Jahr wegen des schwankenden Gehalts nicht die 5400 Euro.
Des weiteren bekomme ich ca. 70 Euro Fahrtkosten im Monat und wenn man diese abzieht, (weil es für mich kein Sozialversicherungpflichtiges Gehalt darstellt) verdiene ich monatlich unter 450 Euro.
Ich streite mich jetzt mit dem Arbeigeber, ob die Anmeldung in die Gleitzone überhaupt notwendig ist.
Kann mir jemand helfen.
Luise meint
6. November 2018 at 12:09
Dass ich mir meine Krankenfahrten per Taxi von der Krankenkasse erstatten lassen kann, hatte ich schon gehört. Bislang bin ich selbst mit dem Auto gefahren, jedoch wurde mir hiervon inzwischen aus gesundheitlichen Gründen abgeraten. Gut zu wissen, dass aber selbst bei privat organisierten Fahrten circa 20 Cent pro Kilometer erstattet werden.
Andrea H. meint
29. Oktober 2018 at 6:43
Guten Morgen, ich hab mal ein ganz anderes Anliegen. Ich fahre jeden Morgen mit dem Zug von bassum nach Osnabrück. Dies beträgt 1 Stunde Fahrt. Ein monatsticket kostet in dem Falle 202 €. Hab ich ein recht auf Fahrtkostenrückerstattung?
Ich bin 16 Jahre alt und habe bislang nur ein Moped Führerschein. Also würde eine Auto fahrt auch weg fallen.
Ich bedanke mich schonmal für die Rückmeldung!
MfG Andrea H.
arbeitsrechte.de meint
5. November 2018 at 8:27
Hallo Andrea,
laut §670 BGB ist der Arbeitgeber zur Erstattung von Aufwendungen verpflichtet, dabei kann er sich an der Kilometerpauschale orientieren.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Henry meint
21. Oktober 2018 at 10:26
Hallo
Ich hab da mal ne Frage?
Bin Leiharbeiter bei einer Firma.
Die Firma stellt ein Firmenwagen sind die Kosten für Benzin vom Arbeitsgeber zu tragen oder vom Arbeitsnemmer zu tragen.
Es sind 30 Kilometer die ich mit 4 weitere kollegen fahre zur Arbeit,und müssen jeder 100 Euro Benzin Geld zahlen ist das rechtens
Jouban meint
14. Oktober 2018 at 20:08
Hallo,
ich bin Arzt von Beruf, fahre täglich zur Arbeit ca. 50 Km hin und 50 km zurück mit meinem eigenen Fahrzeug .
Ich habe von Bekanntin gehört, kann man bei Steuererklärung die Fahrtkosten übernehmen lassen.
Wie viel Cent per Km kriegt man bei Steuererklärung?.
Mit freundlichen Grüßen
Christof B. meint
25. August 2018 at 12:53
Hallo zusammen,
Wie wird die Fahrtkostenerstattung generell gerechnet: Pauschal per Monat, oder Tag für Tag.
Meine Frage zieht auf folgende Situation aus:
Ich leiste Überstunden für die Firma, mein Arbeitgeber möchte die nicht ausbezahlen. Nun MUSS ich also Überstunden abfeiern. Fällt mir nun dadurch ein Teil meiner Fahrtkostenerstattung weg, oder muss die Firma mir dennoch, für die Tage an denen ich die Überstunden abfeiern MUSS, die Fahrtkosten weiterhin erstatten?
arbeitsrechte.de meint
17. September 2018 at 8:29
Hallo Christoph,
ob Ihre Ansprüche weiterhin bestehen, kann nur ein Anwalt sicher beurteilen.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de