Datenschutz für Dienstpläne: Das ist im Arbeitsrecht zu beachten

Dienstplan-Veröffentlichung: Was der Datenschutz erlaubt

Den ausgehangenen Dienstplan kennen vermutlich viele Arbeitnehmer, die in einem öffentlichen Betrieb arbeiten. Doch spätestens seit Einführung der EU-DSGVO im Mai 2018 ist dieses Thema datenschutzrechtlich mit mehr Sensibilität zu behandeln, als es zuvor der Fall gewesen ist. Inwiefern unterliegen Dienstpläne überhaupt dem Datenschutz?

Will Ihr Arbeitgeber einen Dienstplan aushängen, ist der Datenschutz deshalb so wichtig, weil auch hier personenbezogene Informationen für andere zugänglich gemacht werden. Ihre Arbeitskollegen wissen über diese Daten ggf. Bescheid, doch spätestens, wenn z. B. Kunden oder neue Bewerber den Betrieb besuchen und Einsicht in den Dienstplan erhalten können, ist dies ein Eingriff in Ihre Privatsphäre.

Dabei kommt es natürlich auf den Umfang des Dienstplanes an, neben Ihrem Namen könnten jedoch auch Kontaktinformationen wie z. B. Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse auf dem Dienstplan stehen. Das bedeutet: Auch für einen Dienstplan gilt der Datenschutz und somit die Bestimmungen der DSGVO zu personenbezogenen Daten.

Gleichzeitig erlaubt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gemäß § 26 Abs. 1 Satz 1 Ihrem Arbeitgeber jedoch auch, dass gewisse personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden dürfen, ohne dass er von Ihnen eine Einverständniserklärung für den Datenschutz benötigt. Der Dienstplan bzw. dessen Veröffentlichung muss allerdings ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers nachweisen, z. B. dass die Fortführung des Arbeitsverhältnisses ansonsten gefährdet wäre.

Auch in diesem Fall muss Ihr Vorgesetzter Sie natürlich darüber aufklären, inwiefern ein Aushängen des Dienstplans mit Ihrem Datenschutz vereinbar ist und welche Daten er überhaupt zu welchem Zweck verarbeiten muss.

In welchem Rahmen erlaubt der Datenschutz einen Dienstplan-Aushang?

Natürlich darf Ihr Arbeitgeber sich § 26 BDSG aber nicht insofern zunutze machen, dass er einfach sämtliche Informationen im Dienstplan aushängt, die ihm passen. Denn ähnlich wie bei der gesetzlichen Erforderlichkeit für den Aushang generell, dürfen auch nur die unbedingt erforderlichen Daten genutzt und verarbeitet werden.

In welchem Umfang darf mein Arbeitgeber laut Datenschutz im Dienstplan überhaupt personenbezogene Daten angeben? Erlaubt ist z. B. Ihr Name und ggf. Kontaktinformationen. Es verstößt aber gegen den Datenschutz, im Dienstplan die Krankheit oder sonstige Fehlzeiten von Ihnen anzugeben. Zu diesen Fehlzeiten gehört auch möglicher Urlaub: Ihr Arbeitgeber verletzt den Datenschutz, wenn im Dienstplan Ihre Urlaubszeiten für alle sichtbar werden.

Übrigens: Versendet Ihr Arbeitgeber den Dienstplan per WhatsApp, wird der Datenschutz ebenfalls erheblich verletzt. Der Messenger-Dienst kann keine EU-DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten sichern. Außerdem sollte Ihr Unternehmen auch einen Dienstplan per E-Mail gemäß Datenschutz wenn dann immer in verschlüsselter Form versenden.

Ihr Arbeitgeber muss zudem aufpassen, für wen er den Dienstplan einsehbar macht. Man unterscheidet hierbei zwischen folgenden Gruppen:

• Direkt betroffene Mitarbeiter: Es ist unproblematisch für den Datenschutz, wenn Dienstpläne so veröffentlicht werden, dass lediglich die direkt davon betroffenen Mitarbeiter diesen einsehen können. Voraussetzung ist natürlich, dass die gesetzliche Erforderlichkeit gegeben ist.
• Andere Mitarbeiter im Unternehmen: Hier wird es datenschutzrechtlich bereits komplizierter. I. d. R. entscheidet der Einzelfall, ob ein Datenschutz-Verstoß beim Dienstplan-Aushängen geschehen ist oder nicht. Für Arbeitgeber ist aber auf jeden Fall Vorsicht geboten, den Dienstplan für andere Abteilungen sichtbar zu machen.
• Externe Dritte: Definitiv begeht Ihr Arbeitgeber beim Dienstplan einen Datenschutz-Verstoß, wenn dieser für Personen einsehbar ist, die nicht direkt an das Unternehmen gebunden sind. Dies können Bewerber, Kunden oder auch Lieferanten sein. In Krankenhäusern oder Pflegeheimen zählen auch die Patienten zu unzulässigen Dritten.

Das sollten Arbeitnehmer beim Dienstplan zum Datenschutz wissen

Nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmer müssen beim Dienstplan Regeln zum Datenschutz beachten. Sehr umstritten ist beispielsweise die Frage, ob man einen Dienstplan fotografieren oder kopieren darf.

Dabei stellt sich natürlich nicht nur die Frage nach der Erlaubnis an sich, sondern ggf. weiterführend auch nach dem Umfang, in welchem der kopierte Dienstplan weitergegeben werden darf. Wer darf meinen Dienstplan einsehen, wenn ich ihn selbst veröffentliche?

Tatsächlich handelt es sich bei dieser Frage um eine Abwägung der Vor- und Nachteile. Dafür könnte sprechen, dass Arbeitnehmer Ihren Plan immer zur Hand haben und die Sorgfalt und Verlässlichkeit verbessert wird. Grundsätzlich gilt jedoch: Der Arbeitgeber überlässt Mitarbeitern die Kontrolle, wenn er diesen die Vervielfältigung und Verbreitung der Dienstpläne gestattet. In anderen Worten: Der Datenschutz kann beim Dienstplan Fotografieren viel schneller verletzt werden.

Insbesondere durch soziale Medien kann eine Verbreitung solcher Informationen erhebliche Auswirkungen haben, die auf das Unternehmen zurückzuführen sind, weil dieses seiner datenschutzrechtlichen Aufsichtspflicht nicht nachgekommen sind. Den Dienstplan zu kopieren sollte gemäß Datenschutz also definitiv von Ihrem Arbeitgeber verhindert werden.

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