Die Bewerbungsmappe: Tipps und Hinweise

Gleichwohl im heutigen Berufsleben die Online-Bewerbung überwiegt, ist es für einige Stellen nach wie vor Gang und Gebe, eine ausgedruckte Bewerbung in einer Mappe an den Arbeitgeber zu verschicken.

Eben weil die Bewerbungsmappe als solche eher unüblich geworden ist, kommen schnell einige Fragen auf, sollte sie dann doch mal verlangt werden. Die richtige Wahl und Gestaltung einer Bewerbungsmappe ist von großer Bedeutung, schließlich ist sie das greifbare Aushängeschild eines Bewerbers.

Der Ratgeber wirft einen genaueren Blick auf die Bewerbungsmappe: Wie diese äußerlich und innerlich aussieht, wie die Dokumente angeordnet werden können und was beim Kauf und Versand beachtet werden sollte.

Was ist eine Bewerbungsmappe?

Dies ist zunächst erstmal selbsterklärend: Die Bewerbungsmappe ist eine Akte, welche die Bewerbungsunterlagen einer Person enthält und an den Arbeitgeber geschickt wird. Der Arbeitnehmer bietet sich dem Arbeitgeber damit an und stellt sich mit einem Nachweis seiner bisherigen Fähigkeiten vor. Da eine Bewerbungsmappe eine ganze Reihe personenbezogener Daten enthält, wird ihre korrekte Handhabe durch den Datenschutz bestimmt.

Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen und bestimmte Kandidaten wurden nicht gewählt, dann hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, nicht mehr verwendbare Bewerbungsunterlagen zu löschen. Neben dem Löschen digitaler Informationen gehört dazu dann auch die fachgerechte Entsorgung von analogen Bewerbungsmappen. Entweder werden diese geschreddert oder an den Absender zurückgeschickt – dies muss in einem vorgeschriebenen Zeitfenster von drei Monaten nach Ende des Bewerbungsverfahrens passieren. Möchte der Arbeitgeber entsprechende Unterlagen behalten, um sie etwa für ein späteres Bewerbungsverfahren zur Rate zu ziehen, dann darf er dies nur in Rücksprache mit den Bewerber tun.

Welche Art Mappe ist für die Bewerbung geeignet?

Die Bewerbung in der Bewerbungsmappe selbst ist eine Sache. Die Akte selbst ist jedoch das erste, was Personaler sehen – und da bekanntlich der erste Eindruck schwer wettzumachen ist, sollte auch die richtige „Verpackung“ für die eigenen Bewerbungsunterlagen gewählt werden.

Suchen Sie sich in jedem Fall eine feste, stabile Mappe. Bewerbungsunterlagen in Klarsichtfolie in einem Heftstreifen oder gar nur zusammen getackert abzugeben, macht einen denkbar schlechten Eindruck. Auch sollten die entsprechenden Dokumente in der Mappe befestigt, aber auch leicht entnehmbar sein. Bewerbungsunterlagen werden nämlich von der kontrollierenden Instanz oft einzeln herausgenommen, um Notizen zu machen, auf welche dann in einem etwaigen Vorstellungsgespräch eingegangen wird. Liegen die ausgedruckten Schreiben einfach in der Bewerbungsmappe herum, wirkt das schlampig.

Bei der Befestigung sollten Bewerbungsunterlagen nicht gelocht werden – wählen Sie deshalb ein Exemplar, in welche die Papierbögen eingeklemmt oder seitlich reingeschoben werden können. Schnellhefter sind grundsätzlich zu vermeiden. Auch von knalligen bzw. mehreren Farben, Mustern oder gar Bildchen sollte unbedingt Abstand gehalten werden. Für die Bewerbungsmappe kann grundsätzlich festgehalten werden: mit Gradlinigkeit sind Sie auf der sicheren Seite.

Wie sieht nun eine gute Bewerbungsmappe aus? Idealerweise ist diese aus einem festen Karton bzw. Plastik, die Dokumente können ohne große Anstrengungen befestigt und herausgenommen werden, ohne diese dabei zu beschädigen, und sie ist nüchtern im Design. Für die Farbwahl gilt in der Regel: einfarbig und gedeckte Farben, also schwarz, weiß, Grautöne. Auch ein dunkles bzw. verwaschenes Blau, Rot oder Grün ist denkbar.

Es gibt spezielle Mappen zu kaufen, welche extra für Bewerbungen gedacht sind – solche Exemplare können Sie in Schreibwarenläden, bei der Post und auch sonst an einer Vielzahl von Verkaufsstellen finden. Oft finden sich folgende Ausführungen:

• Klemmmappen mit durchsichtigem Deckel
• Klemmmappe mit nur kleinem Sichtfenster für das Bewerbungsfoto
• Dreiteilige, aufklappbare Bewerbungsmappe

Welche Bewerbungsmappe ist die richtige für mich?

Welche die perfekte Bewerbungsmappe für die eigene Bewerbung ist, hängt von Größe des Unternehmens, der Branche, in welcher dieses angesiedelt ist, und nicht zuletzt vom eigenen Geschmack ab. Als erstes stellt sich die Frage: In welchem Berufszweig ist der Arbeitgeber vertreten und wie kann dem durch die Gestaltung der Bewerbungsmappe entsprochen werden? Auch die Größe des Betriebes kann Aufschlüsse über das jeweilige Klima geben. In einem eher mittelständischen Handwerksunternehmen wird von einer Bewerbungsmappe keine derartige gestalterische Raffinesse verlangt werden, wie dies bei einem Grafik-Designer der Fall ist.

Grundsätzlich gilt: Je größer und anspruchsvoller der Arbeitgeber, desto mehr sollte auch in eine entsprechende Bewerbungsmappe investiert werden. Ein Exemplar aus festem Karton wirkt grundsätzlich gehobener als eine Plastikmappe, da dieses Material oftmals noch mit preiswert und Massenware assoziiert wird.

Um einschätzen zu können, was gern gesehen wird, sollte als nächstes die Präsenz des Arbeitgebers selbst genauer unter die Lupe genommen werden: Wie ist die Webseite und das Stellengesuch gestaltet? Wird sich eher zurückhaltend oder eher extrovertiert präsentiert? Wie wird mit Schrift, Layout etc. gearbeitet? An dieser Stelle wird gerne der Rat gegeben, die farbliche Gestaltung auf das Firmenlogo abzustimmen, da dies unterbewusst eine Zugehörigkeit vermittle – dies ist jedoch kein Muss. Nicht zuletzt sollte die individuelle Bewerbungsmappe auch dem Bewerber selbst gefallen.

Die standartmäßige Bewerbungsmappe: Aufbau und Inhalt

Soweit zur Mappe selbst. Doch wie sieht solch eine Mappe nun innen richtig aus? Der Inhalt einer Bewerbungsmappe setzt sich stets aus folgenden Dokumenten zusammen:

1. Deckblatt
2. Anschreiben
3. Tabellarischer Lebenslauf
4. Anhang (meist Zeugnisse, Arbeitsnachweise, Referenzen)

Was eine vollständige Bewerbungsmappe ausmacht, hängt natürlich auch stark von der jeweiligen Arbeitsstelle ab. Da solche ausgedruckten Bewerbungen oft für Positionen im öffentlichen Dienst gefordert werden, können noch eine ganze Reihe an anderen Dokumenten anfallen: Personenfragebogen, Arbeitsproben, Kopie des Führerscheins und anderes. Immer öfter wird auch von Bewerbern gefordert, ein Motivationsschreiben zu verfassen. Im Normalfall wird dieses dann in nach dem Lebenslauf eingefügt, weshalb es auch „die dritte Seite“ genannt wird.

Lesen Sie die Stellenanzeige aufmerksam. Sollten Sie nicht sicher sein, welche Dokumente genau von Ihnen verlangt werden, dann fragen Sie lieber nach, bevor Ihnen etwas fehlt oder Sie gar viel zu viel schicken.

Je nach Ausführung sind Klemmstreifen und Halterungen der Bewerbungsmappe unterschiedlich gestaltet. Dementsprechend können die Dokumente selbst auch verschieden angeordnet werden: Bei den aufklappbaren Exemplaren bspw. wird immer geraten, das Anschreiben in der Bewerbungsmappe lose auf den anderen Dokumenten aufliegen zu lassen. Bei Klemmmappen werden die Dokumente hingegen einfach hintereinander weg angeordnet. Wichtig ist, dass die Dokumente auch noch nach dem Abheften gut lesbar sind und nicht etwa durch das Befestigen in der Mappe verdeckt werden.

Was sollte bei den Unterlagen für eine Bewerbungsmappe sonst noch beachtet werden?

Neben diesen Hinweisen gibt es noch einige andere Dinge rund um die Bewerbungsmappe, welche Arbeitnehmer beachten sollten. Dazu zählen:

Stimmen Sie Ihre Dokumente und Ihre Bewerbungsmappe stilistisch aufeinander ab!

Nicht nur die einzelnen Ausdrucke und die Mappe selbst sollten sauber und ordentlich formatiert sein. Schriftart, Schriftgröße, die Überschriften, eventuelle farbliche Akzente und ähnliche Gestaltungselemente sollten bei allen Dokumenten gleich gewählt werden und stilistisch auf die gewählte Mappe abgestimmt sein. Fügen sich die einzelnen Teile der Bewerbungsmappe zu einem kohärenten Gesamtbild zusammen, dann hinterlässt der Bewerber einen kompetenten Eindruck.

Viele Schreibprogramme bieten bereits vorgefertigte Muster für Bewerbungsmappen an, von Anschreiben bis Deckblatt. Diese sind zwar nett anzusehen, in vielen Fällen aber für eine berufliche Bewerbung eher ungeeignet. Zu viel und zu knallige Farben, unruhige Hintergrundmuster und ähnliches schrecken nur ab. Bei der Ausgestaltung der Bewerbung gilt als goldene Regel: Weniger ist mehr.

Generell sollten alle Bewerbungsunterlagen inhaltlich und von der Ästhetik aus einem Guss sein. In einigen Bewerbungsverfahren wird  eine Bewerbungsmappe zum Beispiel zusätzlich zur Online-Bewerbung gefordert. Stellen Sie durch eine Kopie Ihrer Online-Antworten oder ähnliches sicher, dass Sie überall die gleichen Informationen angeben bzw. Informationen sich nicht überschneiden.

Ein Deckblatt ist nicht verpflichtend, macht bei einer Bewerbungsmappe jedoch einen guten Eindruck

Wenn Sie Ihre Bewerbungsmappe zusammenstellen, darf nicht vergessen werden, dass neben den bereits erwähnten Dokumenten ein Deckblatt Usus ist. Dies ist ein einfaches Schreiben, welches den anderen Unterlagen vorangestellt ist und nicht zu den offiziellen Bewerbungsunterlagen gehört.

Bei dem Deckblatt für die Bewerbungsmappe reicht es meist vollkommen aus, wenn Sie mittig „Bewerbung für/ auf XY“ und Ihren Vor- und Nachnamen aufführen. Schließlich wird dies weniger aus informellen denn aus ästhetischen Gründen vorangestellt. Je nach Art der Mappe ist ein Deckblatt unter Umständen vielleicht auch gar nicht nötig. Wenn Sie ein Deckblatt wählen, dann bedenken Sie: das ist das Erste, was Bearbeitende von Ihrer Bewerbung sehen.

Verschicken Sie in einer Bewerbungsmappe niemals Ihre originalen Zeugnisse!

Das ist eigentlich selbstredend, sollte aber trotzdem noch einmal erwähnt werden, da es ab und an doch noch vorkommt. Selbst wenn Sie sich einer Zusage sicher sind, sollten stets nur Kopien der angefügten Abschlüsse und Arbeitsreferenzen verschickt werden. Diese sollten dann natürlich zentriert kopiert und gut lesbar sein.

Bedenken Sie hierzu: Bei manchen Dokumenten reicht es aus, wenn diese einfach kopiert bzw. eingescannt und dann ausgedruckt werden. Verschicken Sie jedoch eine Bewerbungsmappe, müssen Zeugnisse aus Schule, Universität, Arbeit etc. in der Regel als beglaubigte Kopien vorliegen, da diese sonst unter Umständen vom Arbeitgeber nicht anerkannt werden. Auch solche Details sind jedoch meist im Stellengesuch vermerkt oder können erfragt werden.

Eine beglaubigte Kopie ist ein Abzug eines Dokumentes, welches von einer Prüfstelle kopiert wurde und auf der mit Stempel und Unterschrift garantiert wird, dass es mit den Originaldokumenten übereinstimmt. Damit soll sichergestellt werden, dass Referenzen und Noten beim Vervielfältigen nicht geändert wurden. Solche Beglaubigungen können von Notaren, auf dem Bürgeramt und in ähnlichen Behörden gegen einen Aufpreis vorgenommen werden.

Versenden Sie eine Bewerbungsmappe per Post, dann wählen Sie ein Einschreiben!

In der Regel werden Bewerbungsmappen per Post geschickt, denn nicht immer befindet sich der Arbeitgeber in der Nähe. Dafür werden Sie ein großes Kuvert benötigen. Auch hier gilt natürlich: Der entsprechende Briefumschlag muss sauber und knickfrei sein, die Bewerbungsmappe sollte gut reinpassen und nicht etwa herausragen und die Schrift auf dem Umschlag lesbar und ordentlich sein. Wenn Sie wissen, wer für die Bewerbungen in dem entsprechenden Unternehmen zuständig ist, können Sie den entsprechenden Namen mit „z. Hd.“ (= „zu Händen“) beim Adressaten vermerken.

Das Wichtigste beim Postweg ist jedoch: Geben Sie den entsprechenden Brief per Einschreiben auf! Gegen einen geringen Aufpreis können Sie dann verfolgen, ob Ihre Bewerbung fristgerecht ausgeliefert wurde. Beim Versenden einer derart wichtigen Akte sollte das Standard sein. So können Sie nicht nur einsehen, wann Ihre Bewerbungsmappe ausgeliefert wurde, Sie haben im Falle eines Verlustes zudem ein Nachweis, dass Sie ein entsprechendes Schreiben aufgegeben haben.

Foto in der Bewerbungsmappe – ja oder nein?

Seit einiger Zeit gibt es Diskussionen um die Frage, ob innerhalb von Deutschland eine Bewerbungsmappe noch ein Bewerbungsfoto enthalten muss. Nicht erst seit Inkrafttreten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist das Verhindern von Diskriminierung am Arbeitsplatz ein großes Thema. In anderen Ländern sind anonymisierte Bewerbungsmappen ohne Foto schon länger gängig.

Grundsätzlich kann dazu gesagt werden: Nur sehr wenige Arbeitgeber verlangen noch ausdrücklich ein Foto für eine Bewerbungsmappe und ein Foto dürfte auch nicht gegen den Willen des Bewerbers eingefordert werden; insgeheim besteht jedoch weiterhin Konsens darüber, dass es gern gesehen ist. So tauchen in vielen Inseraten Formulierungen wie „Vollständige Bewerbungsunterlagen“ oder „die üblichen Unterlagen“ auf.

Entscheiden Sie sich für ein Foto, dann sollte dies in Ihrer Bewerbungsmappe richtig platziert werden. Üblicherweise wird es auf dem tabellarischen Lebenslauf in einer Passbildgröße hinzugefügt. Manche kaufbare Mappe für eine Bewerbung enthält bereits Vertiefungen oder Haltevorrichtungen für entsprechende Bilder, was ebenfalls sehr schick aussehen kann.

Wichtig für das Bild selbst ist: Es muss professionell aussehen. Wählen Sie angemessene Kleidung und machen Sie ein freundliches Gesicht. So ziemlich jeder Fotograf bietet Passfotos extra für Bewerbungsmappen an, dort können Sie ebenfalls beraten werden. Biometrische Bilder wirken zu streng und steif, Selfies zu unreif. Tipp: Besonders elegant wirkt es, wenn Sie die Bewerbungsmappe farblich auf Ihr Bild abstimmen.

Fazit: Eine gelungene Bewerbungsmappe trägt maßgeblich zum dem Eindruck bei, die eine Person hinterlässt. Deshalb sollte sie übersichtlich, geordnet und für den Arbeitgeber ansprechend gestaltet sein. Damit wird nicht nur vermittelt, dass der Bewerber sich bemüht hat und ambitioniert ist. Es zeigt zudem ein gewisses Know-How und unterstreicht die eigenen Kompetenzen.

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