Abmahnung: Wann die Entfernung aus der Personalakte rechtmäßig ist 

Was bedeutet eine Abmahnung in der Personalakte für Sie?

Eine Abmahnung ist ein arbeitsrechtliches Instrument des Arbeitgebers, um ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers zu rügen und gleichzeitig für den Wiederholungsfall eine Kündigung anzudrohen. Sie kann weitreichende Folgen für Ihre berufliche Zukunft haben und bei Beförderungen, Versetzungen oder sogar bei zukünftigen Bewerbungen eine Rolle spielen. Doch ist bei einer Abmahnung eine Entfernung aus der Personalakte möglich? Und was kann überhaupt alles aus der Personalakte entfernt werden?

Grundsätzlich können alle Dokumente, die zu Unrecht in die Personalakte gelangt sind oder deren Zweck sich erledigt hat, gelöscht werden. Dazu gehören neben Abmahnungen auch:

• Unberechtigte Rügen oder Ermahnungen
• Fehlerhafte Beurteilungen
• Dokumente, die gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen

Wann Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen können

Grundsätzlich haben Sie als Arbeitnehmer Anspruch auf die Entfernung einer Abmahnung aus Ihrer Personalakte, wenn diese zu Unrecht erteilt wurde.

Die Anspruchsgrundlage ergibt sich aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht, der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und dem Abwehranspruch nach §§ 242, 823 Abs. 1, 1004 Abs. 1 BGB.

Bei einer Abmahnung ist die Entfernung aus Ihrer Personalakte möglich, wenn sie:

• Unrichtig ist, das heißt, die in der Abmahnung dargestellten Tatsachen entsprechen nicht der Wahrheit.
• Unverhältnismäßig ist: Das gerügte Verhalten ist so geringfügig, dass eine Abmahnung als Sanktion unangemessen erscheint.
• Rechtlich unwirksam ist: Die Abmahnung erfüllt formale oder inhaltliche Voraussetzungen nicht (z. B. fehlende Rügefunktion, fehlende Warnfunktion, zu ungenaue Beschreibung des Vorfalls).
• Ihre Bedeutung verloren hat: Auch eine ursprünglich rechtmäßige Abmahnung kann nach längerer Zeit ihre Bedeutung verlieren, wenn das gerügte Verhalten nicht wiederholt wurde und keine negativen Auswirkungen mehr zu befürchten sind.

Wie kann ich gegen eine Abmahnung im Arbeitsrecht vorgehen?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, für eine Abmahnung die Entfernung aus der Personalakte zu erreichen:

• Gegendarstellung zur Personalakte: Sie können eine schriftliche Gegendarstellung verfassen und verlangen, dass diese Ihrer Personalakte beigefügt wird (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Die Gegendarstellung kann dazu beitragen, die Wirkung der Abmahnung abzumildern, selbst wenn die Abmahnung selbst in der Akte verbleibt.
• Stellen Sie einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte: Sie können Ihren Arbeitgeber schriftlich auffordern, die Abmahnung aus Ihrer Personalakte zu entfernen. Begründen Sie Ihren Antrag ausführlich, warum die Abmahnung unberechtigt ist oder ihre Bedeutung verloren hat.
• Klage vor dem Arbeitsgericht: Wenn Ihr Arbeitgeber der Aufforderung zur Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nicht nachkommt, können Sie Klage vor dem Arbeitsgericht erheben. Das Arbeitsgericht prüft dann, ob die Abmahnung zu Recht erteilt wurde oder ob ein Anspruch auf Entfernung besteht.

Wenn Ihr Arbeitgeber der Entfernung zustimmt, sollten Sie unbedingt eine schriftliche Bestätigung über die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Dies dient als Nachweis für den Fall zukünftiger Streitigkeiten.

Abmahnung aus Personalakte entfernen: Welche Frist gilt?

Bei einer Abmahnung ist die Entfernung aus der Personalakte an keine Frist gebunden. Früher konnten Mitarbeitende, die sich nach einer Abmahnung über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren korrekt verhielten, vom Arbeitgeber verlangen, die Abmahnung aus der Personalakte zu löschen. Diese Praxis hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 19. Juli 2012 (Az. 2 AZR 782/11) geändert.

Zwar darf eine verhaltensbedingte Kündigung nicht mehr auf eine Jahre zurückliegende Abmahnung gestützt werden, da deren Warnfunktion dann entfällt. Dennoch muss der Arbeitgeber die Abmahnung nur entfernen, wenn kein berechtigtes Interesse an ihrer Aufbewahrung mehr besteht, z. B. bei Versetzungen, Beförderungen, Zeugnisse oder spätere Kündigungen.

Abmahnungen dürfen also grundsätzlich auch länger als drei Jahre in der Akte bleiben. Ob sie noch relevant sind, hängt vom Einzelfall ab. Bei geringfügigen Pflichtverstößen ist eine Entfernung nach zwei bis drei Jahren üblich, sofern keine weiteren Vorfälle hinzukamen.

Ein Anspruch auf Entfernung besteht in der Regel nur während des laufenden Arbeitsverhältnisses.

• Nach Beendigung des Arbeitsverhältnissen können Sie Einsicht in die Personalakte verlangen.
• Eine Löschung erfolgt jedoch nur in Ausnahmefällen, etwa wenn weiterhin Nachteile durch die Abmahnung drohen.

Im öffentlichen Dienst, der dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) unterliegt, gelten grundsätzlich ähnliche Regelungen wie im privaten Arbeitsrecht. Auch hier haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte.

Quellen und weiterführende Links

• (Az. 2 AZR 782/11

(20 Bewertungen, Durchschnitt: 4,70 von 5)
Loading...

Bildnachweise