Abmahnung erhalten? Welche Frist gilt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Welche Frist ist bei einer Abmahnung wichtig?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht ist ein ernstes Warnsignal. Sie rügt ein Fehlverhalten und droht für den Wiederholungsfall mit Konsequenzen wie der Kündigung. Doch wie schnell muss ein Arbeitgeber nach einem Vorfall reagieren? Und welche Fristen gelten für Arbeitnehmer, um auf die Abmahnung zu antworten? In diesem Ratgeber klären wir alles Wichtige um die Abmahnung und deren Frist auf Basis des deutschen Arbeitsrechts.

Eine der häufigsten Fragen ist, wie lange sich ein Arbeitgeber nach einem Pflichtverstoß Zeit lassen darf, um eine Abmahnung auszusprechen. Viele gehen fälschlicherweise bei einer arbeitsrechtlichen Abmahnung von einer Frist von 2 Wochen aus, in Anlehnung an die Regelung für die außerordentliche Kündigung (§ 626 Abs. 2 BGB). Das ist jedoch falsch. Eine Abmahnung innerhalb 14 Tage ist als Frist im Arbeitsrecht nicht festgelegt. 

Im Gesetz gibt es keine starre Zeitangabe dazu, wann Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen müssen. Allerdings kann das Recht des Arbeitgebers, ein bestimmtes Verhalten abzumahnen, durch zu langes Zögern verlieren. Juristen sprechen hier vom Grundsatz der Verwirkung. Und wann verliert eine Abmahnung ihre Wirkung?

Wie lange ist „zeitnah“? 

Was als „zeitnah“ oder „längere Zeit“ gilt, hängt von der Schwere des Pflichtverstoßes ab. Auch in der Rechtsprechung ist es eher selten, dass für eine Abmahnung eine genaue Frist benannt wird.

Es kommt aber grundsätzlich auf den jeweiligen Einzelfall an, wenn die Abmahnung erfolgt. Die Frist nach dem Vorfall sollte also nicht zu lang gefasst sein. 

In der Regel kann von folgenden Grundsätzen ausgegangen werden, wenn es um die Reaktionszeit des Arbeitgebers geht:

• Leichte Verstöße: Bei weniger schwerwiegendem Fehlverhalten (z. B. einmalige kurze Verspätung) wird erwartet, dass der Arbeitgeber sehr schnell, oft innerhalb weniger Tage oder Wochen, reagiert.
• Schwere Verstöße: Bei komplexeren oder schwerwiegenden Sachverhalten, die erst aufgeklärt werden müssen (z. B. ein Betrugsverdacht), kann dem Arbeitgeber eine längere Frist zugestanden werden.

Welche Frist ist für eine Abmahnung angemessen? Als Faustregel gilt: Wartet ein Arbeitgeber ohne triftigen Grund mehrere Monate, kann sein Recht auf eine Abmahnung für diesen speziellen Vorfall verwirkt sein. Eine Abmahnung nach sieben oder acht Monaten wurde von Gerichten bereits als verspätet und damit unwirksam angesehen (siehe Arbeitsgericht Mainz, 19.01.2023, Az.: 7 Ca 581/22).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer kommt im Januar unentschuldigt zu spät. Der Arbeitgeber erwähnt dies nicht weiter. Im September desselben Jahres mahnt er diesen Vorfall plötzlich ab. Der Arbeitnehmer könnte hier erfolgreich einwenden, dass das Recht zur Abmahnung verwirkt ist, da er nach so langer Zeit nicht mehr mit einer Rüge rechnen musste.

Kündigung nach einer Abmahnung: Welche Frist gilt?

Gibt es dann in Bezug auf eine Kündigung nach der Abmahnung Fristen, die Arbeitgeber beachten müssen? Gesetzlich ist hier ebenfalls kein Zeitraum festgeschrieben. Üblich ist, dass Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, auf die Abmahnung zu reagieren und ihr Verhalten zu ändern.

Ist die Pflichtverletzung allerdings sehr schwerwiegend oder findet zum wiederholten Male statt, kann eine Kündigung auch zeitnah nach der Abmahnung erfolgen. Die Frist hierfür liegt laut gängiger Rechtsprechung üblicherweise bei zwei Wochen oder mehr. 

Handelt es sich um eine außerordentliche Kündigung, gilt eine Frist nach der Abmahnung. Arbeitgeber haben hier zwei Wochen, um eine solche Kündigung auszusprechen. Gemäß § 626 BGB gilt Folgendes:

Die Kündigung kann nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Der Kündigende muss dem anderen Teil auf Verlangen den Kündigungsgrund unverzüglich schriftlich mitteilen.

Gibt es Sonderregelungen, z. B. im öffentlichen Dienst (TVöD)?

In Tarifverträgen können weitgefasste Fristen für Abmahnungen festgelegt sein. Das gilt sowohl für den Tarifvertrag im öffentlichen Dienst (TVÖD) als auch für betriebseigene oder brancheneigene Tarifverträge. Aber in welcher Frist muss eine Abmahnung hier erfolgen. Oftmals ist in den Tarifverträgen definiert, dass Abmahnungen zeitnah zum Fehlverhalten ausgesprochen werden sollten. 

Aber ist eine Abmahnung laut TVöD mit einer Frist versehen? Starre Zeitangaben gibt es üblicherweise auch hier nicht. Es gilt also, dass Arbeitgeber das Verhalten so abmahnen müssen, dass es für die Abmahnung zeitlich noch relevant ist. Gleiches gilt, wenn nach der Abmahnung eine Kündigung ausgesprochen werden soll.

Welche Fristen gelten für Arbeitnehmer nach Erhalt einer Abmahnung?

Wenn Sie als Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten haben, stehen Ihnen verschiedene Wege offen, um darauf zu reagieren. Zunächst sollten Sie das Gespräch mit den Vorgesetzten suchen und versuchen, den Vorgang aufzuklären. Es steht Betroffenen zudem frei, sich an den Betriebsrat zu wenden. Die rechtliche Grundlage hierfür bilden unter anderem § 85 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). 

Für die Besprechung der Abmahnung gilt keine Frist. Betriebsrat und Betroffene sollten aber auch hier, wie in allen anderen Fällen, nicht zu viel Zeit verstreichen lassen. Auch mit Beteiligung des Betriebsrats kann eine zu lange Zeitspanne eine stillschweigende Zustimmung bedeuten. 

Des Weiteren können Betroffene Widerspruch einlegen sowie eine Gegendarstellung oder auch die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Wollen Sie gegen die Abmahnung vorgehen, ist eine Frist gesetzlich nicht bestimmt.

Auch hier gilt, dass sich Betroffene nicht zu viel Zeit lassen sollten. Weder beim Widerspruch noch bei der Gegendarstellung für die Abmahnung ist eine Frist definiert. In der Regel gilt jedoch, dass der Vorfall recht neu sein sollte.

Halten Sie, wenn Sie die Abmahnung anfechten, eine Frist ein, verdeutlicht dies, dass Sie mit Abmahnung nicht einverstanden sind. Es gilt also: Auch wenn es bei der Abmahnung keine definierten Fristen beim Widerspruch oder der Gegendarstellung gibt, sollten Betroffene dennoch die Zeit im Auge behalten, um ihre Rechte wahren zu können. 

Frist für die Klage auf Entfernung (Löschung) aus der Personalakte

Bringen Gespräche und ein Widerspruch nichts, steht Arbeitnehmern eine weitere Option offen. Wenn sie die Abmahnung für ungerechtfertigt halten, können sie diese gerichtlich anfechten und vor dem Arbeitsgericht auf deren Entfernung aus der Personalakte klagen.

Für die Klage gegen die Abmahnung ist keine Frist speziell geregelt. Es gilt aber die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).

Achtung: Auch wenn die Verjährungsfrist drei Jahre beträgt, sollten Sie nicht zu lange mit einer Klage warten. Wenn Sie eine Abmahnung über einen langen Zeitraum widerspruchslos hinnehmen, kann Ihr Anspruch auf Entfernung ebenfalls verwirken. Gerichte könnten argumentieren, dass der Arbeitgeber durch Ihr Schweigen davon ausgehen durfte, dass Sie die Abmahnung akzeptiert haben.

Abmahnung: Wichtige Fristen im Überblick

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Fristen, die bei einer Abmahnung zu beachten sind. 

Vorgang	Rele­vante Frist	An­merkung
Aus­spruch der Ab­mahnung durch Arbeit­geber	Keine starre gesetz­liche Frist	Muss zeitnah er­folgen, sonst droht Ver­wirkung.
Gegen­dar­stellung durch Arbeit­nehmer	Keine gesetz­liche Frist	Eine zeit­nahe Re­aktion ist je­doch em­pfehlens­wert.
Klage auf Ent­fernung / Lösch­ung	Keine spe­zielle Frist (allg. Ver­jährung: 3 Jahre)	Zu langes Warten kann zur Ver­wirkung des An­spruchs führen.
Wirkungs­dauer einer Ab­mahnung	Ca. 2-3 Jahre (je nach Schwere)	Nach Ab­lauf dieser Zeit ver­liert die Ab­mahnung ihre Warn­funktion und kann keine Kündi­gung mehr recht­fertigen.
Kündi­gung nach Ab­mahnung	Keine feste Frist	Eine Kündi­gung kann er­folgen, sobald ein gleichartiger Pflicht­verstoß nach der Ab­mahnung erneut auf­tritt.

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