Key Facts
- Die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung muss immer freiwillig sein. Anders als bei Daten, die für das Arbeitsverhältnis unbedingt notwendig sind, bietet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) keine automatische Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten im Rahmen einer solchen Umfrage.
- Um den Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen zu gewährleisten und eine hohe Beteiligung zu fördern, sollte die Befragung anonym durchgeführt werden. Dies verhindert Bedenken bei Mitarbeitern hinsichtlich möglicher negativer Konsequenzen bei kritischen Äußerungen.
- Neben der Anonymität sollten Arbeitgeber klar auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hinweisen, transparent über den Umfang und Zweck der Datenerhebung informieren und idealerweise den Datenschutzbeauftragten sowie den Betriebsrat in den Prozess einbeziehen, um die Einhaltung des Datenschutzes zu sichern.
Was zur Mitarbeiterbefragung von DSGVO & BDSG vorgeschrieben wird
Inhalt
Um die Zufriedenheit und die Motivation ihrer Mitarbeiter zu messen, greifen Arbeitgeber gerne auf das Mittel der Mitarbeiterbefragung zurück. Arbeitnehmer haben dadurch die Möglichkeit, ihren Unmut über bestimmte Sachverhalte mitzuteilen.
Eine solche Befragung geht jedoch beinahe automatisch mit der Angabe und Verarbeitung von personenbezogenen Daten einher. Mit diesen ist spätestens seit Einführung der EU-DSGVO ein sensibler Umgang zu führen. Somit gelten auch bei einer Mitarbeiterbefragung Regeln zum Datenschutz.
Ganz grundsätzlich gilt nach § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Will Ihr Arbeitgeber personenbezogene Daten speichern und verarbeiten, weil dies für den Zweck des Arbeitsverhältnisses unbedingt notwendig ist, darf er dies für einen bestimmten Zeitraum ohne Ihr Einverständnis tun.
Diese gesetzliche Grundlage zum Datenschutz bietet eine Mitarbeiterbefragung jedoch nicht. Das beginnt bereits damit, dass die Teilnahme immer freiwillig sein muss. Eine Verpflichtung zu einer solchen Befragung ist unzulässig. Und: Auch wenn ein berechtigtes Interesse seitens des Arbeitgebers an der Stimmung im Unternehmen besteht, ist die Abgabe einer Meinung nicht zwingend für die Durchführung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich.
So wird bei einer Mitarbeiterumfrage der Datenschutz berücksichtigt
Da das BDSG keine Rechtsgrundlage bildet, um bei einer Mitarbeiterbefragung die Datenschutz-Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen folglich anders vorgehen. Ggf. kommt sogar ein bisschen die Frage auf: Ist eine Mitarbeiterbefragung überhaupt mit Datenschutz vereinbar?
Die Antwort darauf lautet: Ja, man kann Mitarbeiterumfragen mit Datenschutz vereinbaren. Es benötigt nur die richtige Vorgehensweise. Da § 26 Abs. BDSG nicht wirkt, könnte die naheliegendste Option sein, sich einfach eine Einwilligungserklärung der Mitarbeiter zu holen. Ggf. ließe sich das doch sogar ganz allgemein mit der Zustimmung zur Teilnahme an der Befragung kombinieren.
Ganz so einfach ist es aber nicht. Denn für einen Arbeitnehmer ist eine Ablehnung an einer Mitarbeiterumfrage oftmals mit Sorgen verbunden, dass sich dies negativ auf seinen Stand in der Firma auswirken könnte. Gleiches gilt wenn der Teilnahme zwar zugestimmt wird, die Kritik am Arbeitgeber durch den öffentlich gemachten Klarnamen sichtbar wird.
Wie also lässt sich eine Mitarbeiterbefragung mit der DSGVO am besten vereinbaren? Am hilfreichsten kann es sein, wenn die Durchführung der Mitarbeiterbefragung anonym erfolgt. Der Datenschutz wird dadurch gewahrt und es bewegt ggf. mehr Mitarbeiter zur Teilnahme, weil diese keine Konsequenzen aufgrund von geäußerter Kritik befürchten müssen.
Unternehmen können zusätzlich noch weitere Maßnahmen unternehmen, um für eine rege Teilnahme zu sorgen und gleichzeitig bei der Mitarbeiterbefragung keine Datenschutz-Verstöße zu riskieren. Die folgende Liste bietet eine Übersicht:
- Weisen Sie deutlich darauf hin, dass die Teilnahme freiwillig ist und eine Ablehnung keine Konsequenzen hat.
- Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie klar, deutlich und leicht verständlich erklären, in welchem Umfang und zu welchem Zweck die Umfrage gemacht wird und wozu ggf. Daten erhoben werden.
- Binden Sie neben dem Datenschutzbeauftragten für Ihre Mitarbeiterbefragung auch den Betriebsrat ein, um Datenschutz zu gewährleisten.
FAQ: Mitarbeiterbefragungen mit Datenschutz vereinbaren
Grundsätzlich kann und darf eine Mitarbeiterbefragung gemäß Datenschutz nicht ohne Zustimmung verarbeitet werden. Doch auch diese Rechtsgrundlage der DSGVO ist bei einer Umfrage schwierig, weswegen wir Ihnen hier ausführlichere Informationen liefern.
Die DSGVO gilt für Datenschutz am Arbeitsplatz und somit auch für sämtliche personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter
Eine Mitarbeiterbefragung muss immer auf freiwilliger Basis vom Arbeitgeber angeboten werden. Ein Zwang zur Teilnahme ist nicht zulässig. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Quellen und weiterführende Links
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