Key Facts
- Wer effizient arbeitet, der kann mit weniger Aufwand genauso viel oder mehr erreichen, wie jemand, der dies nicht tut.
- „Effektives Arbeiten“ und „effizientes Arbeiten“ erscheinen begrifflich gleich, sind in ihrer Herangehensweise aber weitaus unterschiedlich.
- Zu den wichtigsten Tipps für effizienteres Arbeiten gehört bspw. ein besseres Zeitmanagement.
Effizientes Arbeiten – Definition & Bedeutung
Inhalt
Eine effiziente Arbeitsweise spielt nicht nur im persönlichen Alltag eine entscheidende Rolle, sondern auch im Berufsleben. In Ihrer Freizeit versuchen Sie bspw., Ihren Haushalt möglichst effizient zu erledigen oder Ihren Tag so einzuteilen, dass Sie neben Ihren Erledigungen noch genug Zeit für Ihren geplanten Ausflug haben. Im Arbeitsalltag bedeutet effizientes Arbeiten hingegen, ein von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber vorab festgelegtes Ziel zu erreichen und den Aufwand dafür so minimal wie möglich zu halten.
Zu diesem zählen die folgenden Komponenten:
- zeitlicher Aufwand (Wie lange brauchen Sie, um die Aufgabe zu erfüllen?)
- Kosten (Wie viel Geld benötigen Sie, bis Sie das Ziel erreicht haben?)
- andere benötigte Ressourcen (Wie ressourcenschonend gehen Sie vor? Wie viele weitere Personen sind bspw. beteiligt?)
Effizientes und systematisches Arbeiten zielt nach Definition also nicht nur auf eine zeitliche Effizienz ab, sondern auch auf eine Prozessoptimierung bei gleichbleibenden Ressourcen. Eine strukturierte Arbeitsweise soll dabei zum einen Ihre Produktivität fördern. Zum anderen zielt dies darauf ab, die Qualität Ihrer geleisteten Arbeit zu verbessern.
Was unterscheidet effizientes und effektives Arbeiten voneinander?
Effizientes Arbeiten
- Effizient zu sein bedeutet, die Dinge richtig zu tun.
- Auch wenn ein Ziel erreicht werden soll, liegt das Augenmerk darauf, dies mit einem so geringen Aufwand wie möglich zu tun.
- Beispiel: Es gibt im Büro jeden Morgen ein 15-minütiges Meeting, in dem kurz die für den Tag wichtigen Fragen besprochen werden. Ein längeres Meeting könnte alle Aufgaben und Zuständigkeiten im Detail klären, wäre aber weniger effizient.
Effektives Arbeiten
- Effektiv zu sein heißt, die richtigen Dinge zu tun.
- Die Priorität liegt darin, ein Ziel ungeachtet der dafür benötigten Ressourcen (Zeit, Geld, Energie etc.) zu erreichen.
- Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet von morgens bis abends mit wenigen Pausen und erledigt alle seine Aufgaben. Allerdings ist er mitunter ausgelaugter als jemand, der mithilfe gezielter Zeitblöcke arbeitet und häufiger Pausen einlegt.
Wie können Sie effizienter arbeiten? – Tipps im Überblick
Damit effizientes Arbeiten auch effizient bleibt bzw. wird, müssen Sie selbst aktiv werden. Die folgenden Tipps geben Ihnen eine erste Orientierung dafür, wie Sie nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice eine effizientere Arbeitsweise erreichen können:
- Prioritäten setzen: Sie identifizieren zuerst die nötigsten Schritte zur Zielerreichung und konzentrieren sich darauf, diese zu erledigen. So leisten Sie sich im Vergleich zu anderen Strategien möglichst keine unnötige Mehrarbeit.
- Ablenkungen auf ein Minimum begrenzen: Schaffen Sie sich eine Arbeitsumgebung, die sowohl im Büro als auch im Homeoffice möglichst frei von Störfaktoren ist (bspw. indem Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Handy einschränken oder mit geräuschunterdrückenden Kopfhörern arbeiten).
- Für Abwechslung sorgen: Effizientes Arbeiten ist nur möglich, wenn Ihre Motivation nicht bei der Arbeit stagniert. Organisieren Sie Ihren Arbeitstag deshalb so, dass Sie zwar wichtige Aufgaben priorisieren, aber es genug Abwechslung gibt, damit Sie nicht immer das Gleiche tun oder pausenlos unter-/überfordert sind.
- Technologische Hilfsmittel nutzen: Wenn Ihnen digitale Tools und Plattformen zur Verfügung stehen, um bestimmte Arbeitsprozesse zu automatisieren (bspw. die Lohnabrechnung), dann nutzen Sie diese. Damit sparen Sie Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die sich nur ohne Hilfsmittel erledigen lassen.
Wichtig: Wer sich seine Zeit besser einteilen kann, der wird in der Regel auch effizienter arbeiten. Ihrem Zeitmanagement kommt deshalb eine große Bedeutung zu. Nutzen Sie bspw. Techniken für effizientes Arbeiten wie die Pomodoro-Methode. Dafür strukturieren Sie Ihre To-dos zuerst nach deren Priorität, arbeiten jede Aufgabe einzeln in kleineren Zeitblöcken ab (z. B. 25 Minuten) und legen nach jedem Block eine kurze Pause von 5 Minuten ein. Nach ein paar Wiederholungen sollten Sie jedoch auch einmal eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten machen. So lässt sich Ihre Arbeit effizient organisieren.
FAQ: effiziente Arbeitsweise
Effizient zu arbeiten bedeutet, ein definiertes Ziel mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Mehr dazu finden Sie in diesem Abschnitt.
Zu den Methoden für effizientes Arbeiten gehören bspw. die Optimierung des eigenen Zeitmanagements und eine gute Prioritätensetzung. An dieser Stelle können Sie mehr Tipps dazu nachlesen.
Nein, das ist in der Regel nicht möglich – zumindest in der Arbeitspraxis. Viele sehen in beiden Begriffen nämlich Synonyme, im Rahmen der Personalentwicklung spielen beide Herangehensweisen aber unterschiedliche Rollen. Mehr erfahren Sie hier.
(35 Bewertungen, Durchschnitt: 4,20 von 5)
Loading...Über den Autor
Kommentar hinterlassen