Key Facts
- Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn sie für das Bewerbungsverfahren oder ein späteres Arbeitsverhältnis notwendig sind.
- Nach einer Absage müssen Unternehmen Ihre Bewerbungsunterlagen nach einer bestimmten Frist löschen. In der Regel haben sie dafür in Deutschland sechs Monate Zeit, um die Daten für eventuelle Klagefristen aufzubewahren.
- Bei Online-Bewerbungen müssen Unternehmen ebenfalls den Datenschutz gewährleisten. Sie müssen Sie über die Datenverarbeitung aufklären und gegebenenfalls eine verschlüsselte Übertragung der Daten ermöglichen.
Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Inhalt
Datenschutz am Arbeitsplatz ist in Deutschland längst kein kleines Thema mehr. Doch bereits bevor Sie überhaupt ein neues Arbeitsverhältnis antreten können, müssen Sie bereits private Daten angeben. Entsprechend spielt der Datenschutz bei der Bewerbung bereits eine große Rolle.
Bereits wenn Sie eine Bewerbung schreiben und bei Ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber einreichen, geben Sie Informationen über sich und Ihr Privatleben preis. Diese können variieren, je nachdem was Sie in Ihrem Lebenslauf zu Ihren Fähigkeiten, Hobbys und bisherigen Arbeitgebern angeben.
Einige personenbezogene Daten sind im Bewerbungsverfahren jedoch unumgänglich. Dazu gehören u. a.:
- Ihr Name
- Ihre Adresse
- Ihr Geburtsdatum
- Ihre Telefon- oder Handynummer
- Ihre Schullaufbahn
Für den Datenschutz bei Bewerbungen greift die DSGVO bereits. Das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, darf die Daten verarbeiten, solange diese für das Bewerbungsverfahren oder ein anschließendes Arbeitsverhältnis notwendig sind. In diesem Fall muss er auch keine Einwilligungserklärung zum Datenschutz für Ihre Bewerbung von Ihnen einholen.
Dies gilt allerdings nur für Daten, die wirklich arbeitsrechtlich relevant sind und entsprechend abgefragt werden dürfen. Diese dürfen dann auch gespeichert und verarbeitet werden. Für alles weitere benötigt das Unternehmen eine Einwilligung von Ihnen, dass er diese Daten speichern und nutzen darf.
Selbes gilt für die Weitergabe: Einige Daten müssen evtl. innerhalb des Betriebes weitergegeben werden. Der Arbeitgeber hat jedoch dafür Sorge zu tragen, dass dieser Personenkreis auf ein Minimum reduziert wird und keine unbefugten Personen, z. B. Mitarbeiter ohne einen Interessensanspruch, Einblick in die Daten erhalten.
Doch was gilt zum Datenschutz, wenn eine Absage auf die Bewerbung folgt? Und was wird zu einer Bewerbung per E-Mail von der DSGVO vorgeschrieben?
Datenschutz – der richtige Umgang mit Bewerbungen
Wenn Sie sich bei einem Unternehmen auf eine neue Stelle bewerben, geben Sie personenbezogene Daten preis. Es gehört zur Pflicht Ihres potenziellen neuen Arbeitgebers, Sie darüber aufzuklären, wozu diese Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Eine Bewerbung gilt nach Auffassung der DSGVO als „vorvertragliche Maßnahme„. Das bedeutet für Sie: Der Datenschutz von Bewerberdaten ist mit denen des Arbeitnehmerdatenschutzes gleichzusetzen.
Es gilt erst dann eine andere Regelung zum Datenschutz, wenn die Löschung der Bewerberdaten, z. B. aufgrund einer Absage, vollzogen werden muss. Die Frage lautet allerdings: Wie lange darf ein Unternehmen gemäß Datenschutz Bewerbungen zur Aufbewahrung behalten?
Zunächst gilt es zu unterscheiden, ob es sich um eine öffentliche oder nicht-öffentliche Stelle handelt. Im Falle von nicht-öffentlichen Stellen können folgende Fristen bei einer Bewerbung mit dem Datenschutz konform sein:
- Bis zu 6 Monate Klagefrist nach Absage gemäß § 15 Abs. 4 AGG zur Geltendmachung eines Anspruchs nach 15 Abs. 1 AGG in Verbindung mit § 61b Abs. 1 AGG
- Gemäß Art. 17 DSGVO müssen die Daten nach Ablauf der Klagefrist unverzüglich gelöscht werden
Bei öffentlichen Stellen gibt es zumindest landesweite Vorgaben, die zum Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen und deren Aufbewahrung gelten. In Hamburg gilt beispielsweise gemäß § 10 Abs. 6 Hamburgisches Datenschutzgesetz (HmbDSG) zum Datenschutz, dass Bewerbungsunterlagen sofort zu löschen sind, nachdem diese abgelehnt oder zurückgezogen wurden.
Ganz generell gilt: Will ein Unternehmen Ihre Daten länger als vorgesehen aufbewahren, muss er für das Speichern der Bewerbung eine DSGVO-konforme Einwilligung von Ihnen unterschreiben lassen.
Und natürlich unterliegt auch eine interne Bewerbung dem Datenschutz. Ihr aktueller Arbeitgeber muss darauf achten, dass er die Daten auch in diesem Fall ausschließlich befugten Personen zugänglich macht. Beispielsweise sollten keine namentlichen Terminvereinbarungen im Kalender gespeichert werden, um mögliche Konflikte zwischen Mitarbeitern zu verhindern.
Bewerbungen per E-Mail: Was zum Datenschutz vorgeschrieben ist
Im digitalen Zeitalter werden Bewerbungen immer seltener in physischer Form bei einem Unternehmen eingereicht. Der Weg über eine E-Mail geht i. d. R. schneller und spart dabei auch noch Ressourcen.
Manche Unternehmen haben mittlerweile sogar eigene Upload-Portale für ein Bewerbungsverfahren eingerichtet. Hier können Sie sämtliche Unterlagen, die von dem Betrieb gefordert werden, gesammelt hochladen und an die Firma übermitteln.
Natürlich müssen die Firmen auch bei einer Online-Bewerbung den Datenschutz beachten. Doch was genau gilt in diesem Fall zum richtigen Umgang mit digitalen Bewerbungsunterlagen gemäß Datenschutz?
Wie bei physischen Bewerbungen auch, gehört es zur Pflicht des Unternehmens, die Bewerber über den Zweck und den Umfang der Datenverarbeitung aufzuklären. Auch auf Ihre Rechte als Bewerber müssen die Betriebe hinweisen. In Verbindung mit einer Eingangsbestätigung der Bewerbung können auch Datenschutz-Hinweise an Sie als Bewerber übermittelt werden.
Um den Datenschutz auch bei Online-Bewerbungen zu wahren, bietet sich eine Verschlüsselung an. Ggf. ist diese sogar verpflichtend. Im Falle einer Bewerbung per Mail sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Daten vertraulich zu übermitteln, beispielsweise durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Ist eine Verschlüsselung nicht möglich, muss der Betrieb Sie darüber in Kenntnis setzen.
FAQ: Datenschutz bei Bewerbungen
Da eine Bewerbung mit der Weitergabe personenbezogener Daten verbunden ist, gibt es für Arbeitnehmer und insbesondere für Arbeitgeber bestimmte Regeln, die unbedingt zu beachten sind. Diese haben wir in diesem Abschnitt für Sie zusammengefasst.
Eine Bewerbung ist gemäß Datenschutz als vertraulich anzusehen. Personenbezogene Daten dürfen nur an befugte Personen weitergegeben werden und nur wenn es ausdrücklich notwendig ist.
Das Einsehen von Bewerbungsunterlagen ist nicht jedem gestattet. Ihre Bewerbung darf gemäß Datenschutz im Unternehmen nur an bestimmte Personengruppen, wie z. B. die Geschäftsführung oder die Personalabteilung weitergegeben werden.
Quellen und weiterführende Links
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